企業合同履行監管信息化的實踐研究

伍仟疆 新疆天利石化股份有限公司

當今經濟全球化發展下，合同是企業經營活動的關鍵要素，是連接企業經濟活動的紐帶。企業提高合同管理能力，對預防經管帶來的風險具有重要意義。隨著互聯網時代的發展，為企業合同管理帶來新的模式。通過先進的信息科技建立企業管理信息系統，是企業謀求發展的必然趨勢。全面推進企業信息化成為提高企業綜合競爭力的戰略措施。通過制定企業合同信息化管理方案，能更好地實現企業內控，促使企業合同管理工作高效開展，促進企業持續快速發展。

一、企業合同管理信息化概述

合同是當事人確立終止的民事關系契約，雙方詳細規定彼此權益責任關系，合同是維系各方聯系的橋梁[1]。市場參與主體誠信是市場經濟運轉的保障，為降低為企業造成的損失，通常采用合同保障方式，有效規范企業經營活動參與者的行為。合同管理是企業內控管理制度的重點內容，其本質是圍繞合同起草監控等各合同管理工作環節流程管理，管理目標是能約束合同雙方依照合同約定依照進度履行，保障合同按合同條款執行。

（一）企業合同信息化管理的內涵

當前國內學者關于合同管理信息化無統一界定，合同管理信息化是合同生命周期信息化管理，通過對合同洽談草擬執行等環節監管，集成其他相關業務系統實現信息共享。合同管理系統功能設計目的是利用現代企業先進管理思想，達到簡化合同流程的目的。合同管理信息化關注制定與信息化匹配的管理制度，通過良好技術保障，建立優秀的合同管理隊伍。合同管理信息化是企業信息化的組成部分，運用信息化技術設計符合企業實際的信息系統，將企業合同過程產生信息，經過傳輸加工等環節形成管理信息，為企業決策提供支持。國內學者關于合同管理信息化研究集中于軟件工程與事務操作，合同管理信息化包括梳理自身合同管理情況，通過總體規劃，需求分析、完善升級等系列步驟完成合同管理信息系統開發。

（二）企業合同信息化管理優勢

合同管理信息化作用包括合同尋源管理，履行管理等方面。很多企業基于經營管理需要建立合同管理部門，傳統合同管理方式存在傳遞效率低下、無法預警風險，統計分析困難等問題。簽署合同需經歷立項、審查、簽署等系列步驟，傳統合同管理采用線下紙質文件傳簽方式，簽字涉及人員多，審批時間延長[2]。合同信息化管理優勢體現在提高管理效率，方便檔案查詢等。

（三）國企合同信息化管理的意義

在經濟全球化背景下，信息技術廣泛應用于社會各方面。企業需要高效實現交易，需要借助信息化手段完成合同簽訂程序，定期對交易進行評估。企業合同信息化建設非常重要。國企是國有經營性資產中，國資委履行出資人責任的企業。國企是國民經濟的支柱，在推進依法治國時代下，推進依法治企是當前工作的重點。合同管理是企業法律風險防控的重要部分，系統化的合同管理需要借助信息化手段。當前國企業務向多元化發展，各子公司地域分散，合同管理呈現出組織機構龐大，制度層級較多，集中與分散管理結合等特點。推進合同管理信息化成為當前國企工作的重點。

二、國企合同信息化履行監管現狀

新疆天利石化控股集團公司成立于1989 年，公司經營范圍包括石化產品生產銷售，經營來料加工，技術服務，技術推廣轉讓等。公司經營業務較多，隨著市場經濟的發展，近年業務量增多，簽訂合同種類涉及多種，傳統手工合同管理方式不符合企業經營管理需求，急需快捷的合同管理方式[3]。企業為加強合同管理工作，維護構思合法權益，根據合同法結合企業情況制定合同管理辦法。規定公司合同管理原則。企業通過合同管理辦法明確合同管理工作部門職責。國企合同管理內容較多，主要流程包括合同起草審核、訂立執行等工作。

（一）國企合同管理存在的問題

國企采用傳統合同管理方式，大部分工作手工完成，在激烈的市場競爭下，傳統合同管理方式暴露出諸多問題，為企業內控風險控制等工作帶來困擾。目前國企合同管理中存在的問題主要表現為工作效率低，企業資源浪費，合同資源整合局限性等。天利石化公司業務專業性強，公司內部工作人員管理要求嚴格，多道審批環節增加了職工工作量。企業采用傳統合同管理方式影響企業整體工作效率。天利石化公司在專業領域是集研發生產于一體的大型企業，傳統合同管理方式下，導致企業成本支出過高。傳統合同管理方式補足帶來合同資源整合困難，體現在數據反饋能力不足，對合同供應商綜合管理評價能力不足等方面。

（二）企業合同信息化管理面臨困境

由于傳統合同管理存在許多問題，在國資委推進央企信息化建設下，企業在法務管理系統建立合同管理模塊，但央企合同管理信息化中出現一些問題，主要包括合同管理流程信息化未實現，制度建設滯后，合同管理系統應用不規范等。由于企業層級多，合同管理信息化建設存在集中化與個性化矛盾。部分企業僅初步實現合同審查變為線上，履行管理信息化處于缺失狀態，信息化水平有待提升。企業啟動信息化時未修改配套制度，事后被動修改制度流程。信息化系統建成后存在過分依賴IT 人員維護，合同履行人員對信息系統應用不規范的現象。企業開展信息化建設下，合同管理系統依賴于信息系統開發公司，部分企業選擇依靠企業IT 人員，但在維護及時性方面有所欠缺。

三、企業合同履行監管信息化策略

當前依法治國下，合同管理對國企管理具有重要意義。國務院國資委提出央企法制工作的目標，要求國企完善總法律顧問制度，提高依法治企能力水平。為貫徹黨的十八屆四中全會精神，國資委召開央企法制工作會議明確要求推進法制企業建設。合同管理是企業對外經營的載體，央企對外依法經營要求合同簽訂階段、爭議解決階段等依法合規。合同管理信息化對提升企業合同管理水平具有重要意義。

（一）搭建企業合同履行監管信息化平臺

合同是實現經營目的的基礎，國企合同管理中存在重簽審，輕履行的現象，經常出現不嚴格按照合同條款執行情況，影響國企所屬單位經營情況的實時監控。迫切需要搭建集團統一履行監管信息化系統，對合同簽審履行解除等生命周期有效監管。國企合同信息化履行管理要堅持一體化建設集中管理理念，建立集成化系統實現信息共享。遵循統一規劃、統一建設、統一履行的原則，合同履行監管信息化系統確立涵蓋制度。標準文本等功能模塊于一體化合同履行監管體系，按照不同統計口徑自動生成日常統計報表，提升合同管理質量效率。充分考慮企業不同板塊特點，摸索標準化實施末班的設計模式與企業現場個性功能配置的集中分散實施模式。

（二）加強企業合同信息化全過程管理

企業合同管理信息化建設要在前期獲利規劃，建設合同管理信息化初期，從信息化流程出發規劃，合同簽署評估要完整。在開發合同管理信息化系統前充分分析，結合系統特點有序調整規章制度。在需求分析階段，要調動員工配合，尋找相關人員做好系統完善工作。企業合同管理信息化中會產生合同立項未按制度進行，合同履行期限隨意更改，合同評估缺乏專業化等問題。企業應在各環節嚴格設置權限。在中期做好系統調試，設置相應系統調試周期，試運行階段要記錄系統運行出現問題，技術人員要隨時到位，保證信息化管理系統圓滿調試。

（三）完善企業合同信息化管理保障措施

要求合同管理信息化建設實現，需要信息化技術的支撐與各部門參與。制度的完善是公司工作順利開展的必要條件。企業推進合同管理信息化中，對部分管理工作流程進行調整，需要有與新辦公平臺配套的合同管理辦法，以公司內控制度完善為支撐，避免傳統管理方式出現制度不健全造成風險。與合同管理相關各部門負責人要加入合同管理信息化工作。從方案設計，合同管理流程調整等各環節，使平臺使用人員熟悉新辦公方式，及時發現設計方案的不足。合同管理信息化需要公司信息科技的支持。從設計方案轉變為信息平臺實現，實施中要注重平臺使用者的用戶體驗，及時處理出現的問題，積極收集用戶反饋意見，最大限度滿足公司合同管理信息化需求。

四、結語

隨著信息技術的深入發展，各企業選擇合同管理信息化管理方式，合同管理信息化使得企業合同管理流程規范化，大大提升企業合同管理工作能力。企業合同信息化管理從人力物力上減輕經營成本投入，規避合同管理工作疏漏產生的風險，合同數據更加直觀呈現，為領導制定發展決策提供支持。本文通過探討國企合同管理中的問題，為企業制定合同管理信息化建設方案，提升企業合同管理能力。企業合同管理工作進入新的管理模式，合同管理工作得到很大改善，實現加強合同內控的目標。