企業(yè)合同履行監(jiān)管信息化的實(shí)踐研究

伍仟疆 新疆天利石化股份有限公司

當(dāng)今經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展下，合同是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的關(guān)鍵要素，是連接企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的紐帶。企業(yè)提高合同管理能力，對預(yù)防經(jīng)管帶來的風(fēng)險(xiǎn)具有重要意義。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，為企業(yè)合同管理帶來新的模式。通過先進(jìn)的信息科技建立企業(yè)管理信息系統(tǒng)，是企業(yè)謀求發(fā)展的必然趨勢。全面推進(jìn)企業(yè)信息化成為提高企業(yè)綜合競爭力的戰(zhàn)略措施。通過制定企業(yè)合同信息化管理方案，能更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控，促使企業(yè)合同管理工作高效開展，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)快速發(fā)展。

一、企業(yè)合同管理信息化概述

合同是當(dāng)事人確立終止的民事關(guān)系契約，雙方詳細(xì)規(guī)定彼此權(quán)益責(zé)任關(guān)系，合同是維系各方聯(lián)系的橋梁[1]。市場參與主體誠信是市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)轉(zhuǎn)的保障，為降低為企業(yè)造成的損失，通常采用合同保障方式，有效規(guī)范企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)參與者的行為。合同管理是企業(yè)內(nèi)控管理制度的重點(diǎn)內(nèi)容，其本質(zhì)是圍繞合同起草監(jiān)控等各合同管理工作環(huán)節(jié)流程管理，管理目標(biāo)是能約束合同雙方依照合同約定依照進(jìn)度履行，保障合同按合同條款執(zhí)行。

（一）企業(yè)合同信息化管理的內(nèi)涵

當(dāng)前國內(nèi)學(xué)者關(guān)于合同管理信息化無統(tǒng)一界定，合同管理信息化是合同生命周期信息化管理，通過對合同洽談草擬執(zhí)行等環(huán)節(jié)監(jiān)管，集成其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享。合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)目的是利用現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)管理思想，達(dá)到簡化合同流程的目的。合同管理信息化關(guān)注制定與信息化匹配的管理制度，通過良好技術(shù)保障，建立優(yōu)秀的合同管理隊(duì)伍。合同管理信息化是企業(yè)信息化的組成部分，運(yùn)用信息化技術(shù)設(shè)計(jì)符合企業(yè)實(shí)際的信息系統(tǒng)，將企業(yè)合同過程產(chǎn)生信息，經(jīng)過傳輸加工等環(huán)節(jié)形成管理信息，為企業(yè)決策提供支持。國內(nèi)學(xué)者關(guān)于合同管理信息化研究集中于軟件工程與事務(wù)操作，合同管理信息化包括梳理自身合同管理情況，通過總體規(guī)劃，需求分析、完善升級等系列步驟完成合同管理信息系統(tǒng)開發(fā)。

（二）企業(yè)合同信息化管理優(yōu)勢

合同管理信息化作用包括合同尋源管理，履行管理等方面。很多企業(yè)基于經(jīng)營管理需要建立合同管理部門，傳統(tǒng)合同管理方式存在傳遞效率低下、無法預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)，統(tǒng)計(jì)分析困難等問題。簽署合同需經(jīng)歷立項(xiàng)、審查、簽署等系列步驟，傳統(tǒng)合同管理采用線下紙質(zhì)文件傳簽方式，簽字涉及人員多，審批時(shí)間延長[2]。合同信息化管理優(yōu)勢體現(xiàn)在提高管理效率，方便檔案查詢等。

（三）國企合同信息化管理的意義

在經(jīng)濟(jì)全球化背景下，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)各方面。企業(yè)需要高效實(shí)現(xiàn)交易，需要借助信息化手段完成合同簽訂程序，定期對交易進(jìn)行評估。企業(yè)合同信息化建設(shè)非常重要。國企是國有經(jīng)營性資產(chǎn)中，國資委履行出資人責(zé)任的企業(yè)。國企是國民經(jīng)濟(jì)的支柱，在推進(jìn)依法治國時(shí)代下，推進(jìn)依法治企是當(dāng)前工作的重點(diǎn)。合同管理是企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防控的重要部分，系統(tǒng)化的合同管理需要借助信息化手段。當(dāng)前國企業(yè)務(wù)向多元化發(fā)展，各子公司地域分散，合同管理呈現(xiàn)出組織機(jī)構(gòu)龐大，制度層級較多，集中與分散管理結(jié)合等特點(diǎn)。推進(jìn)合同管理信息化成為當(dāng)前國企工作的重點(diǎn)。

二、國企合同信息化履行監(jiān)管現(xiàn)狀

新疆天利石化控股集團(tuán)公司成立于1989 年，公司經(jīng)營范圍包括石化產(chǎn)品生產(chǎn)銷售，經(jīng)營來料加工，技術(shù)服務(wù)，技術(shù)推廣轉(zhuǎn)讓等。公司經(jīng)營業(yè)務(wù)較多，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，近年業(yè)務(wù)量增多，簽訂合同種類涉及多種，傳統(tǒng)手工合同管理方式不符合企業(yè)經(jīng)營管理需求，急需快捷的合同管理方式[3]。企業(yè)為加強(qiáng)合同管理工作，維護(hù)構(gòu)思合法權(quán)益，根據(jù)合同法結(jié)合企業(yè)情況制定合同管理辦法。規(guī)定公司合同管理原則。企業(yè)通過合同管理辦法明確合同管理工作部門職責(zé)。國企合同管理內(nèi)容較多，主要流程包括合同起草審核、訂立執(zhí)行等工作。

（一）國企合同管理存在的問題

國企采用傳統(tǒng)合同管理方式，大部分工作手工完成，在激烈的市場競爭下，傳統(tǒng)合同管理方式暴露出諸多問題，為企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)控制等工作帶來困擾。目前國企合同管理中存在的問題主要表現(xiàn)為工作效率低，企業(yè)資源浪費(fèi)，合同資源整合局限性等。天利石化公司業(yè)務(wù)專業(yè)性強(qiáng)，公司內(nèi)部工作人員管理要求嚴(yán)格，多道審批環(huán)節(jié)增加了職工工作量。企業(yè)采用傳統(tǒng)合同管理方式影響企業(yè)整體工作效率。天利石化公司在專業(yè)領(lǐng)域是集研發(fā)生產(chǎn)于一體的大型企業(yè)，傳統(tǒng)合同管理方式下，導(dǎo)致企業(yè)成本支出過高。傳統(tǒng)合同管理方式補(bǔ)足帶來合同資源整合困難，體現(xiàn)在數(shù)據(jù)反饋能力不足，對合同供應(yīng)商綜合管理評價(jià)能力不足等方面。

（二）企業(yè)合同信息化管理面臨困境

由于傳統(tǒng)合同管理存在許多問題，在國資委推進(jìn)央企信息化建設(shè)下，企業(yè)在法務(wù)管理系統(tǒng)建立合同管理模塊，但央企合同管理信息化中出現(xiàn)一些問題，主要包括合同管理流程信息化未實(shí)現(xiàn)，制度建設(shè)滯后，合同管理系統(tǒng)應(yīng)用不規(guī)范等。由于企業(yè)層級多，合同管理信息化建設(shè)存在集中化與個(gè)性化矛盾。部分企業(yè)僅初步實(shí)現(xiàn)合同審查變?yōu)榫€上，履行管理信息化處于缺失狀態(tài)，信息化水平有待提升。企業(yè)啟動(dòng)信息化時(shí)未修改配套制度，事后被動(dòng)修改制度流程。信息化系統(tǒng)建成后存在過分依賴IT 人員維護(hù)，合同履行人員對信息系統(tǒng)應(yīng)用不規(guī)范的現(xiàn)象。企業(yè)開展信息化建設(shè)下，合同管理系統(tǒng)依賴于信息系統(tǒng)開發(fā)公司，部分企業(yè)選擇依靠企業(yè)IT 人員，但在維護(hù)及時(shí)性方面有所欠缺。

三、企業(yè)合同履行監(jiān)管信息化策略

當(dāng)前依法治國下，合同管理對國企管理具有重要意義。國務(wù)院國資委提出央企法制工作的目標(biāo)，要求國企完善總法律顧問制度，提高依法治企能力水平。為貫徹黨的十八屆四中全會(huì)精神，國資委召開央企法制工作會(huì)議明確要求推進(jìn)法制企業(yè)建設(shè)。合同管理是企業(yè)對外經(jīng)營的載體，央企對外依法經(jīng)營要求合同簽訂階段、爭議解決階段等依法合規(guī)。合同管理信息化對提升企業(yè)合同管理水平具有重要意義。

（一）搭建企業(yè)合同履行監(jiān)管信息化平臺(tái)

合同是實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目的的基礎(chǔ)，國企合同管理中存在重簽審，輕履行的現(xiàn)象，經(jīng)常出現(xiàn)不嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行情況，影響國企所屬單位經(jīng)營情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控。迫切需要搭建集團(tuán)統(tǒng)一履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)，對合同簽審履行解除等生命周期有效監(jiān)管。國企合同信息化履行管理要堅(jiān)持一體化建設(shè)集中管理理念，建立集成化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享。遵循統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一履行的原則，合同履行監(jiān)管信息化系統(tǒng)確立涵蓋制度。標(biāo)準(zhǔn)文本等功能模塊于一體化合同履行監(jiān)管體系，按照不同統(tǒng)計(jì)口徑自動(dòng)生成日常統(tǒng)計(jì)報(bào)表，提升合同管理質(zhì)量效率。充分考慮企業(yè)不同板塊特點(diǎn)，摸索標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施末班的設(shè)計(jì)模式與企業(yè)現(xiàn)場個(gè)性功能配置的集中分散實(shí)施模式。

（二）加強(qiáng)企業(yè)合同信息化全過程管理

企業(yè)合同管理信息化建設(shè)要在前期獲利規(guī)劃，建設(shè)合同管理信息化初期，從信息化流程出發(fā)規(guī)劃，合同簽署評估要完整。在開發(fā)合同管理信息化系統(tǒng)前充分分析，結(jié)合系統(tǒng)特點(diǎn)有序調(diào)整規(guī)章制度。在需求分析階段，要調(diào)動(dòng)員工配合，尋找相關(guān)人員做好系統(tǒng)完善工作。企業(yè)合同管理信息化中會(huì)產(chǎn)生合同立項(xiàng)未按制度進(jìn)行，合同履行期限隨意更改，合同評估缺乏專業(yè)化等問題。企業(yè)應(yīng)在各環(huán)節(jié)嚴(yán)格設(shè)置權(quán)限。在中期做好系統(tǒng)調(diào)試，設(shè)置相應(yīng)系統(tǒng)調(diào)試周期，試運(yùn)行階段要記錄系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)問題，技術(shù)人員要隨時(shí)到位，保證信息化管理系統(tǒng)圓滿調(diào)試。

（三）完善企業(yè)合同信息化管理保障措施

要求合同管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)，需要信息化技術(shù)的支撐與各部門參與。制度的完善是公司工作順利開展的必要條件。企業(yè)推進(jìn)合同管理信息化中，對部分管理工作流程進(jìn)行調(diào)整，需要有與新辦公平臺(tái)配套的合同管理辦法，以公司內(nèi)控制度完善為支撐，避免傳統(tǒng)管理方式出現(xiàn)制度不健全造成風(fēng)險(xiǎn)。與合同管理相關(guān)各部門負(fù)責(zé)人要加入合同管理信息化工作。從方案設(shè)計(jì)，合同管理流程調(diào)整等各環(huán)節(jié)，使平臺(tái)使用人員熟悉新辦公方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)方案的不足。合同管理信息化需要公司信息科技的支持。從設(shè)計(jì)方案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑵脚_(tái)實(shí)現(xiàn)，實(shí)施中要注重平臺(tái)使用者的用戶體驗(yàn)，及時(shí)處理出現(xiàn)的問題，積極收集用戶反饋意見，最大限度滿足公司合同管理信息化需求。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，各企業(yè)選擇合同管理信息化管理方式，合同管理信息化使得企業(yè)合同管理流程規(guī)范化，大大提升企業(yè)合同管理工作能力。企業(yè)合同信息化管理從人力物力上減輕經(jīng)營成本投入，規(guī)避合同管理工作疏漏產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，合同數(shù)據(jù)更加直觀呈現(xiàn)，為領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展決策提供支持。本文通過探討國企合同管理中的問題，為企業(yè)制定合同管理信息化建設(shè)方案，提升企業(yè)合同管理能力。企業(yè)合同管理工作進(jìn)入新的管理模式，合同管理工作得到很大改善，實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)合同內(nèi)控的目標(biāo)。