淺談文件檔案的精細(xì)化管理

鄭曉慧 邯鄲市交通運(yùn)輸局養(yǎng)護(hù)管理處

文件是傳遞信息的重要載體。文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程分為四個(gè)階段：一是文件的形成階段，即文件的起草、會(huì)簽、印發(fā)；二是文件的現(xiàn)實(shí)使用階段，即下發(fā)、執(zhí)行、運(yùn)作和效果反饋；三是暫時(shí)保存階段，即由文秘人員暫時(shí)保管備查的一段時(shí)期；四是永久保存階段。當(dāng)現(xiàn)行文件執(zhí)行結(jié)束后，或按通常規(guī)定，文秘人員須在次年初將前一年的文件向檔案室移交，此時(shí)，文件將轉(zhuǎn)變?yōu)槲募n案。文件檔案是一個(gè)組織的運(yùn)行歷史的記載，基于文件檔案的重要性，對(duì)其進(jìn)行精細(xì)化管理是非常必要的。

一、文件檔案精細(xì)化管理的必要性

精細(xì)化管理的最基本的特征，就是管理主體對(duì)客體實(shí)施管理的過(guò)程中，在每一個(gè)細(xì)小的步驟上精益求精，講究專(zhuān)注地做好最基礎(chǔ)、最具體的每一件小事，力爭(zhēng)工作質(zhì)量最佳，管理效果最好。文件檔案的精細(xì)化管理就是要遵照《檔案法》，以標(biāo)準(zhǔn)化管理的規(guī)則指導(dǎo)文件檔案工作，通過(guò)對(duì)檔案員的科學(xué)化訓(xùn)練，最終讓文件檔案的每個(gè)流程、每個(gè)單元都能夠做精做細(xì)。

1.文件檔案的精細(xì)化管理是依法治檔的需要。1987年9月，全國(guó)人大批準(zhǔn)頒布了第一部《檔案法》，結(jié)束了檔案工作長(zhǎng)期無(wú)法可依的局面，使檔案事業(yè)有了服務(wù)社會(huì)的準(zhǔn)繩。三十多年來(lái)，伴隨著改革開(kāi)放的不斷深入和依法治國(guó)的強(qiáng)力推動(dòng)，檔案法制體系逐漸完善，檔案法制建設(shè)獲得了巨大進(jìn)步。檔案精細(xì)化管理是依照《檔案法》，治理檔案落后局面的需要。

2.檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的需要。進(jìn)入21世紀(jì)的20多年來(lái)，我國(guó)大力發(fā)展交通運(yùn)輸事業(yè)，物流基礎(chǔ)設(shè)施投資速度驚人。進(jìn)入新發(fā)展階段、貫徹新發(fā)展理念、構(gòu)建新發(fā)展格局成為了中國(guó)社會(huì)的主題詞。檔案的粗放式管理制約了檔案為經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的開(kāi)發(fā)和利用，尤其是工程類(lèi)、經(jīng)濟(jì)合同類(lèi)的文件數(shù)量的增多，要求我們必須對(duì)檔案實(shí)行精細(xì)化管理，走檔案管理高質(zhì)量發(fā)展之路。

3.全面實(shí)現(xiàn)檔案信息化的需要。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)了互聯(lián)網(wǎng)的空前發(fā)達(dá)，檔案全面實(shí)現(xiàn)信息化迫在眉睫。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的空前發(fā)達(dá)，為電子檔案取代紙質(zhì)、膠片、影像、磁帶和實(shí)物檔案提供了新的手段。建立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的管理模式，在收集、鑒定、存儲(chǔ)、檢索、傳輸和開(kāi)發(fā)利用的所有環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)數(shù)字技術(shù)的全面應(yīng)用，完全可以成為現(xiàn)實(shí)。檔案管理的信息化建設(shè)，離開(kāi)了精細(xì)化管理是難以實(shí)現(xiàn)的。

4.為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的需要。滿(mǎn)足檔案提取查閱和使用者的需求，是檔案管理的根本。隨著交通事業(yè)的發(fā)展，檔案的調(diào)取和利用會(huì)更加頻繁。通過(guò)精細(xì)化管理，有利于理順用管關(guān)系，將使用者的需求落實(shí)細(xì)化，為使用者提供更加細(xì)致周到的服務(wù)。

二、文件檔案管理要素的精細(xì)化

檔案工作的管理系統(tǒng)包括收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管和開(kāi)發(fā)利用等六項(xiàng)要素，每個(gè)要素又由許多環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)構(gòu)成，精細(xì)化就是要從每個(gè)細(xì)節(jié)入手。

1.文件檔案的收集。檔案收集是檔案工作的前提，也是檔案工作其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)。按照檔案法規(guī)，分散在各單位和個(gè)人手中的檔案，以及社會(huì)上的零散檔案，要通過(guò)接收和征集，分別集中到有關(guān)的檔案室和各級(jí)各類(lèi)檔案館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。文件檔案收集工作決定和影響了其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的質(zhì)量。文件檔案收集工作的精細(xì)化要求是：定期接收和隨時(shí)接收并行，應(yīng)收盡收保證數(shù)量，結(jié)構(gòu)合理保證質(zhì)量，門(mén)類(lèi)齊全保證備查備用。

2.文件檔案的整理。為了使檔案能夠全面地反映本單位曾經(jīng)的工作和活動(dòng)全貌，需要對(duì)收集到的零散檔案進(jìn)行分類(lèi)、排列、編目等精細(xì)化梳理。以便后人能夠通過(guò)文件材料的相互關(guān)聯(lián)，揭示出檔案形成的時(shí)代特點(diǎn)和歷史規(guī)律。

3.文件檔案的鑒定。檔案鑒定包括真?zhèn)蔚蔫b別與保存價(jià)值的評(píng)估。重點(diǎn)保護(hù)珍貴物質(zhì)檔案，直接鑒定法是檔案鑒定的唯一方法，必須認(rèn)真細(xì)心，精益求精才能體現(xiàn)出檔案的保存價(jià)值。

4.文件檔案的統(tǒng)計(jì)。以電子表格或文字、數(shù)字賬簿的形式，準(zhǔn)確及時(shí)地統(tǒng)計(jì)和記錄下文字檔案存檔的時(shí)間、介質(zhì)和位置，一是對(duì)所有檔案胸中有數(shù)；二是便于查找；三是可以科學(xué)地描述出檔案產(chǎn)生的時(shí)代現(xiàn)象、發(fā)展過(guò)程和歷史規(guī)律。

5.文件檔案的保存。文件檔案的種類(lèi)按內(nèi)容性質(zhì)可分為文書(shū)類(lèi)、科技類(lèi)和其他專(zhuān)業(yè)類(lèi)別，對(duì)于需要保存的珍貴紙質(zhì)文件和其它物質(zhì)檔案，要對(duì)庫(kù)房環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格控制，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體。溫度和相對(duì)濕度溫度要求控制在14℃-24℃，日變化幅度不超過(guò)±2℃；濕度控制在45%-60%，日變化幅度不超過(guò)±5%。

6.文件檔案的開(kāi)發(fā)和利用：為利用者提供室館藏檔案是檔案工作的根本目的。文件檔案開(kāi)發(fā)利用的精細(xì)管理，就是要千方百計(jì)地方便借閱者，服務(wù)利用者。態(tài)度和藹，文明禮貌、熱情接待、不厭其煩。通過(guò)自己耐心細(xì)致的工作體現(xiàn)出檔案管理不可或缺的重要性。

三、文件檔案信息化建設(shè)的精細(xì)化

檔案信息資源、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)、信息軟件技術(shù)、信息硬件設(shè)備和信息化法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，是檔案信息化建設(shè)的五大基本要素，也是實(shí)施文件檔案信息化建設(shè)精細(xì)化的必備條件。

1.與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)同步建設(shè)。檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)內(nèi)部信息中心、ERP系統(tǒng)的支持。應(yīng)當(dāng)與本單位的OA網(wǎng)絡(luò)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)同步建設(shè)，相互支持，資源共享。能與單位領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門(mén)直接溝通。從文件起草、領(lǐng)導(dǎo)閱示簽發(fā)，到職能部門(mén)承辦，以及歸檔、建檔，都是在計(jì)算機(jī)上處理和網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的無(wú)紙化辦公。

2.檔案信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。一是將日常形成的紙質(zhì)文件、經(jīng)濟(jì)合同和財(cái)務(wù)憑證等，通過(guò)數(shù)字化處理轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案存檔。二是對(duì)于原藏各種介質(zhì)載體的檔案鑒定，有保存價(jià)值的部分進(jìn)行數(shù)字化處理，其它的直接銷(xiāo)毀。三是對(duì)于上級(jí)或兄弟單位傳遞的各種介質(zhì)的文件，轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案。

3.建立檔案網(wǎng)站服務(wù)平臺(tái)。在國(guó)家法律和內(nèi)部制度允許的前提下，建立檔案信息網(wǎng)站服務(wù)平臺(tái)，積極利用所藏檔案信息，以信息互補(bǔ)的方式為本單位和兄弟單位以及全社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。

4.數(shù)字文件檔案的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化是保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)正常運(yùn)行的基本條件，只有執(zhí)行國(guó)家的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，遵循信息網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)范，才能更好地實(shí)現(xiàn)文件檔案的精細(xì)化管理。文件檔案的精細(xì)化管理，一定要遵循檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的技術(shù)規(guī)范，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和軟件、硬件符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，避免因格式不同而造成的網(wǎng)絡(luò)障礙。

四、結(jié)語(yǔ)

加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，是交通運(yùn)輸管理單位檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。以'互聯(lián)網(wǎng)+檔案'的新思維對(duì)檔案實(shí)施精細(xì)化管理，可以大大提高檔案管理的質(zhì)量和效率，要圍繞檔案信息化建設(shè)的五大要素，投入人力物力和財(cái)力，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，發(fā)揮檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的作用，提高檔案的開(kāi)發(fā)和利用率。