事業單位檔案管理的質量保障體系的構建措施

閆曉莉 萊西市濱河小學

在事業單位中，通過構建檔案管理質量保障體系能夠營造良好的氛圍，使檔案管理人員能夠發揮自己的才能，使得其整體素質得以提升，在事業單位發展中，檔案管理具有不可忽視的作用。由于檔案承載諸多信息數據，也為各項決策提供了依據，所以，需要將該項工作落到實處，不斷完善質量保障體系，滿足事業單位的改革發展需求。

一、檔案管理質量保障體系存在的問題

（一）管理人才的缺失

在事業單位中，檔案管理人員的綜合素質直接影響著該項工作質量。根據實際情況來看，不少檔案管理人員的業務能力還有待提升，職業素養也需要進一步培養，有些檔案管理人員未能接受系統培訓，尤其對信息技術的應用能力比較差，所掌握的專業知識比較匱乏，從而降低了檔案管理效率。另外，檔案管理人員的穩定性比較低，這樣也會影響檔案管理質量保障體系的建設進程。

（二）檔案管理體系不夠健全

在事業單位中，根據檔案管理現狀來看，其規范性還需要進一步提升，歸檔質量不高，檔案收集不夠全面。之所以出現這樣的問題，與管理制度不完善存在很大關系，不僅影響了檔案管理效率，也會導致檔案管理人員具有較強的隨意性，降低了整體的管理質量。除此之外，檔案管理的權威性較低，由于該項工作定位不夠準確，不少人認為該項工作耗時耗力，從而忽視了檔案管理質量保障體系的建設，無法發揮檔案管理的效能。

（三）管理措施需要創新

對檔案管理工作進行開展的過程中，所面臨的信息、資料比較多，檔案管理人員承受著較大的工作壓力，通過合理利用信息技術，在很大程度上可以優化檔案管理工作方法。然而，不少檔案管理人員未能夠靈活應用先進的技術、措施，在傳統管理方式下降低了方案管理效率。對紙質檔案資料進行管理時，很容易發生資料丟失又或者是損壞等問題，嚴重影響了檔案資料的完整性。另外，電子檔案的管理效果不理想，無能充分發揮信息技術的作業，從而阻礙了檔案管理質量保障體系的信息化建設，也阻礙了事業單位自身的發展[1]。

二、檔案管理的質量保障體系建設策略

（一）培養檔案管理人員的職業理念

在事業單位中，針對檔案管理進行質量保障體系建設時，需要對管理理念進行創新，檔案管理人員要樹立端正的職業理念，即：愛崗敬業、樂于奉獻、求實創新等等，營造良好的工作氛圍，在此基礎上，也要對檔案管理人員進行思政教育，將質量體系建設與職稱評審、進修等相結合。同時，針對檔案管理人員要對其安全意識進行強化，合理應用獎懲機制，使其全身心地投入新知識學習中，保證質量保障體系的有序建設，使得檔案管理工作系統化開展。

（二）重視檔案管理質量保障體系建設

對檔案管理工作來說，對質量保障體系進行建設時，相關領導需要對此項工作給予高度重視，主動履行自身的職責，上級主管部門應該質量保障體系建設工作納入事業單位的績效考核中，而事業單位自身也應該將此項工作與年度發展規劃相結合，讓相關領導及職員緊抓質量保障體系建設，提升檔案管理質量。除此之外，針對檔案管理工作的相關制度、法規、條例等需要大力宣傳，在日常工作中做好檔案檢查。

（三）健全檔案管理體系

在檔案管理工作中，為了能夠實現預期的管理目標，需要對檔案管理體系進行大力建設。事業單位需要針對質量保障體系的建設劃分全責，根據單位自身的實際情況優化檔案管理機構，讓檔案管理人員明確自身的工作職責，表現突出者可以給予獎勵，以此激發其他檔案管理人員的工作熱情[2]。針對檔案管理體系，還需進行不斷優化，及時發現檔案資料存在不足，進而發揮管理人員的監督作用，保證檔案管理體系的完善性及規范性，讓檔案整理、修改、節約以及銷毀等有章可循，確保紙質檔案、電子檔案的同步管理。

（四）加大培訓力度

在質量保障體系建設過程中，需要對檔案管理人員進行大力培訓，提升其綜合素質，以此保證檔案管理質量。在事業單位中，需要安排專門的人員負責檔案管理。在培訓方面，需要對檔案管理人員的專業知識進行豐富，提升他們的業務能力，積極學習新理念、新技術，減少管理員的工作量，促進質量保障體系朝著信息化方向發展。另外，對于新進的檔案管理人員需要進行崗前培訓，讓檔案管理培訓內容具有吸引西，激發檔案管理人員的學習興趣，使其系統的學習檔案管理質量保障體系，強化其專業能力，進而滿足檔案管理崗位需求，推動質量保障體系的建設進程。

（五）完善檔案管理評價考核機制

對事業單位來說，為了做好檔案管理工作需要針對評價考核機制進行完善，應該充分考慮，津貼方面的問題，將分配激勵、工資標準進行統一，同時，還應該注重相應的調控政策，一定要堅持公平、公正的原則，確保質量保障體系的高效率建設。針對檔案管理相關情況需要及時公布，將考核結果告知相關檔案管理人員，使其充分認識自身的不足，提升自身的工作能力，以此發揮評價考核機制的作用[3]。除此之外，也需要建立一支高素質檔案管理隊伍，為質量保障體系的建設提供指導，進一步明確該項工作的職責、目標，這樣也能夠提升檔案管理人才質量，從而有序地進行檔案管理。

三、結語

綜上所述，在事業單位中，做好檔案管理工作十分重要，直接關系著事業單位的發展，所以，需要正確認識該項工作的價值，持續性完善質量保障體系，積極應用信息化技術等進行建設。同時，在檔案管理方面，也要做好培訓工作，對管理人員的職業素養進行提升，不斷優化工作方法，健全評價考核機制，從而健全檔案管理體系，只有這樣才能夠實現檔案管理質量保障體系建設目標。