企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策

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檔案問題是每個人每時每刻都要面對的問題，也是一個人人生閱歷的歷史記錄，對于個人來說有很大的價值。而且在企業(yè)發(fā)展角度出發(fā)，檔案管理工作是保障企業(yè)發(fā)展的一個重要環(huán)節(jié)，倘若檔案管理工作不到位，會導(dǎo)致其成為企業(yè)發(fā)展道路上的軟肋，會大大削減企業(yè)在同行業(yè)中的競爭力。隨著社會發(fā)展快節(jié)奏模式的產(chǎn)生，檔案管理工作者需要對管理工作進(jìn)行系統(tǒng)化的革新，將管理工作與智能化設(shè)備相聯(lián)系，在提高檔案管理工作效率的同時可以科學(xué)管理，實現(xiàn)企業(yè)和個人的工作價值最大化。

一、做好企業(yè)檔案管理工作的意義

企業(yè)檔案在本質(zhì)上的作用就是記錄企業(yè)發(fā)展和革新的歷史，其中主要包括公司員工的履歷檔案、公司的管理與經(jīng)營模式和成果、企業(yè)技術(shù)的開發(fā)介紹以及所獲證書等內(nèi)容。因此企業(yè)檔案管理工作一直以來都是公司發(fā)展的推動力，只不過很多企業(yè)并沒有意識到這一點，這里面的原因主要就是企業(yè)僅僅注重生產(chǎn)技術(shù)的革新而忽視了企業(yè)檔案管理工作所帶來的效益。

公司做好企業(yè)檔案管理工作，在個人角度來說，是對員工的負(fù)責(zé)，可以在一定程度上通過對員工履歷檔案的分析和對比進(jìn)而給各個員工分配其較為擅長的工作領(lǐng)域和部門，能夠在一定程度上避免將員工能力弱化的情況，并且確保員工的發(fā)展效率，進(jìn)而增強(qiáng)員工的自信心以及滿意度。

除此之外，在企業(yè)角度來說，做好企業(yè)檔案管理工作在總體上可以加快企業(yè)發(fā)展速度以及增強(qiáng)自身的競爭力。具體可以分為以下幾個方面：第一就是可以顯現(xiàn)公司的工作理念和工作內(nèi)容方向，使員工以及應(yīng)聘者更好地了解公司，進(jìn)而提升公司員工質(zhì)量并且推動企業(yè)發(fā)展進(jìn)程；第二點就是可以對員工進(jìn)行合理分配，構(gòu)建一個較為完善的公司崗位體系；第三點主要就是向外來投資者展示企業(yè)的全貌并且靠一些新型技術(shù)的介紹來吸引投資者進(jìn)行投資，使得公司可以獲得投資渠道；第四點就是做好企業(yè)檔案管理工作能夠在企業(yè)文化方面發(fā)揮著無可替代的作用。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）企業(yè)缺乏檔案管理意識

其實開展好企業(yè)檔案管理工作最為基礎(chǔ)的一項就是擁有檔案管理意識，但是許多企業(yè)缺乏這一意識。這些企業(yè)只關(guān)注企業(yè)經(jīng)濟(jì)的增長和技術(shù)的研發(fā)，將人力和財力都注入到這二者之中，而對于檔案管理工作就不聞不問，有的企業(yè)甚至都沒有專門的檔案管理部門。長時間這樣下去不但會影響相關(guān)人員的工作效率，還會在一定程度上對公司的發(fā)展造成阻礙。

（二）企業(yè)檔案管理體系不完善

在當(dāng)前這個競爭較為激烈的時代，企業(yè)只有建造一套較為完善的企業(yè)檔案管理制度才可以做好檔案管理工作。雖然目前已經(jīng)有一部分企業(yè)意識到了企業(yè)檔案管理的重要性并且也投入了相應(yīng)的人力和資金，但是這些企業(yè)還是不能科學(xué)地對管理工作進(jìn)行完善，根本沒有能力制定出一套較為完善的管理制度。而體系不完善主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一點就是缺乏相應(yīng)的高素質(zhì)檔案管理人員；第二點則是檔案的形式全部是紙質(zhì)版，缺少電子版檔案的制定；第三點為企業(yè)沒有明確劃分出檔案管理這個部門，通常將其與人力資源部門合并。

（三）檔案管理人員培訓(xùn)力度不到位

在企業(yè)擁有了檔案管理意識以及較為完善的檔案管理體系之后，影響企業(yè)檔案管理工作的因素就落到了檔案管理人員素質(zhì)問題之上了。目前許多企業(yè)在檔案管理部門沒有相應(yīng)的專業(yè)人員，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作不能順利開展，并且這些企業(yè)沒有定期開展較為科學(xué)的專業(yè)培訓(xùn)課程，沒有引入以及培訓(xùn)相應(yīng)的新型人才。

（四）檔案管理信息化水平低下

當(dāng)前時代是信息化的時代，許多企業(yè)都提出了將檔案管理信息化的方案并且將其應(yīng)用到工作之中，但是很多企業(yè)這樣做的結(jié)果并不理想，在沒有健全檔案管理信息化制度和體系的前提下就對檔案進(jìn)行電子備檔，從而出現(xiàn)了電子檔案整理過程中出現(xiàn)的效率低下以及技術(shù)方面等問題。

三、改善企業(yè)檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)企業(yè)對檔案管理的關(guān)注力度

為了改善企業(yè)檔案管理工作的開展效率，首先企業(yè)要做的就是轉(zhuǎn)變自身對檔案管理工作的偏見，要將企業(yè)的一部分人力和財力用于企業(yè)檔案管理工作之中，并且在條件允許的情況下定時對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范性的檢查，確保檔案管理每個環(huán)節(jié)都是合理可行的。

（二）健全企業(yè)檔案管理體系

檔案管理體系對于企業(yè)檔案管理工作的開展是很重要的，因此企業(yè)要健全檔案管理體系，具體方法如下：第一，將企業(yè)檔案管理部門從人力資源部門中劃分出來，并且成立一個較為完整的部門；第二，弄清企業(yè)檔案的定義以及所包含內(nèi)容，為更好地開展檔案管理服務(wù)；第三，做好企業(yè)檔案的搜集、整理、編號、檢索以及保密等工作。

（三）做好定期培訓(xùn)

檔案管理人員的自身素質(zhì)也是影響檔案管理工作效率的一個因素，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對檔案管理人員進(jìn)行符合管理體系的專業(yè)培訓(xùn)，讓每一位工作人員都能很好地適應(yīng)檔案管理工作進(jìn)而提高檔案管理效率。

（四）實現(xiàn)并完善檔案管理信息化

信息化時代已經(jīng)來臨，企業(yè)應(yīng)該將信息化與檔案管理工作做一個銜接，確保電子版檔案模式的實行，為此企業(yè)還要聘請一些計算機(jī)專業(yè)的技術(shù)人員對檔案管理工作的信息化改革進(jìn)行技術(shù)支持。

四、總結(jié)

企業(yè)檔案管理工作在目前看來是影響員工與企業(yè)發(fā)展進(jìn)程的一個很重要的環(huán)節(jié)，但是對管理工作的探究還處于初級階段，還需要企業(yè)相關(guān)人員對這項工作進(jìn)行理念上的轉(zhuǎn)變、體系上的完善、員素質(zhì)的提升以及檔案管理工作的信息化。