提升企業(yè)辦公室行政管理實(shí)效性的方法

閆長(zhǎng)林 電科院

一、企業(yè)辦公室行政管理工作主要職能

（一）協(xié)調(diào)職能

辦公室企業(yè)里是重要的信息中轉(zhuǎn)站，需要將單位內(nèi)部中的信息及時(shí)地傳遞，做好下情上報(bào)、上情下傳任務(wù)。做好上下協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)外協(xié)調(diào)、應(yīng)急協(xié)調(diào)四個(gè)方面的協(xié)調(diào)工作。上下協(xié)調(diào)工作是指要及時(shí)準(zhǔn)確地掌握單位的工作重點(diǎn)和領(lǐng)導(dǎo)的決策方向，做到“身處兵位、心為將謀”，對(duì)單位內(nèi)部基層部門的溝通對(duì)接要及時(shí)，能全面了解基層的工作情況，及時(shí)準(zhǔn)確地向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。橫向協(xié)調(diào)面向企業(yè)內(nèi)部的每一個(gè)部門，由辦公室負(fù)責(zé)牽頭，使得各單位及每個(gè)部門在協(xié)調(diào)方面加強(qiáng)合作[1]。內(nèi)部和外部的協(xié)調(diào)是辦公室要發(fā)揮的窗日作用，既要了解企業(yè)外部的發(fā)展需求，又要展現(xiàn)良好的企業(yè)形象和實(shí)力。應(yīng)急協(xié)調(diào)是在突發(fā)事件或突發(fā)事件信息的跟蹤、報(bào)告、各方面資源的協(xié)調(diào)以及各類突發(fā)事件的適當(dāng)處理中發(fā)揮積極作用。

（二）參謀職能

辦公室作為全企業(yè)上傳下達(dá)的重要部門，同樣也是領(lǐng)導(dǎo)左臂右膀的角色，因此不能簡(jiǎn)單地把行政管理工作理解為受理登記、收發(fā)文件等事項(xiàng)。做好企業(yè)的行政管理工作，需要有一個(gè)共同的全局思想和戰(zhàn)略，在企業(yè)發(fā)展的過程中緊緊抓住工作重心，有效的信息要及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)，要為企業(yè)的全面發(fā)展提供必要的謀略。

（三）服務(wù)職能

細(xì)碎繁雜是行政管理工作的特點(diǎn)，服務(wù)功能作為企業(yè)辦公室行政管理工作中的主要功能，必須保證服務(wù)質(zhì)量，以保證各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。因此，企業(yè)辦公室不僅要做領(lǐng)導(dǎo)的顧問，還要做好其它部門的后勤。一方面，在實(shí)地調(diào)研基層部門具體情況的基礎(chǔ)上，做一個(gè)總結(jié)報(bào)告，通過語言協(xié)助的方式，為領(lǐng)導(dǎo)工作思路的制定提供參考；另一方面，加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)部各單位的協(xié)調(diào)與合作，搭建上下級(jí)溝通的橋梁。

（四）組織職能

根據(jù)企業(yè)工作部署和部門需求計(jì)劃，辦公室需要提前準(zhǔn)備好重要會(huì)議和活動(dòng)，以及重要客戶的接待工作，持續(xù)改善后勤服務(wù)管理，建立起企業(yè)良好的組織服務(wù)體系。

二、提升企業(yè)辦公室行政管理實(shí)效性的方法

（一）明確企業(yè)管理目標(biāo)，做好工作流程

①明確劃分崗位職責(zé)。按照企業(yè)不同辦公室的職能和工作流程，進(jìn)行工作崗位設(shè)置，依照工作崗位的性質(zhì)和內(nèi)容明確各崗位的職責(zé)，切實(shí)實(shí)現(xiàn)崗位固定、個(gè)性化設(shè)置，明確分工，保障各崗位之間的獨(dú)立與合作。②工作流程進(jìn)行優(yōu)化。對(duì)工作流程進(jìn)行優(yōu)化，可以讓企業(yè)管理人員在經(jīng)營(yíng)管理過程中，依據(jù)工作任務(wù)和性質(zhì)，把任務(wù)分成若干部分，然后進(jìn)行工作流程的優(yōu)化，這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)操作便捷簡(jiǎn)單，還可以使得管理人員更直觀的面對(duì)工作任務(wù)，進(jìn)而獲悉工作中每一環(huán)節(jié)，及時(shí)制定調(diào)整政策并提供意見反饋[2]。③互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)明顯。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，企業(yè)辦公實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，如此方便全面搜集信息，可以對(duì)企業(yè)內(nèi)外工作的管理機(jī)制進(jìn)行調(diào)節(jié)，對(duì)管理的空自有效預(yù)防，進(jìn)而能避減少工作各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的管理漏洞。企業(yè)可以利用信息技術(shù)手段建立電子數(shù)據(jù)庫(kù)，收集并上傳文檔資料，同時(shí)進(jìn)行分類處理，以便后期查找的方便。這樣不僅大大提高了文檔管理工作的效率，同時(shí)還緩解了相關(guān)工作人員的工作壓力，并為辦公室行政管理工作的順利開展奠定了良好的基礎(chǔ)。④考核標(biāo)準(zhǔn)及要求必須嚴(yán)格執(zhí)行。程序性工作和非程序性工作是企業(yè)辦公室的兩大工作內(nèi)容。這兩塊工作內(nèi)容在執(zhí)行時(shí)都必須要進(jìn)行指標(biāo)量化的利學(xué)性。此外為增強(qiáng)員工的滿足感和自豪感，要做到獎(jiǎng)懲分明。

（二）完善辦公室行政事務(wù)管理工作制度

對(duì)于企業(yè)來說，辦公室是形象的窗日，在工作中必須用全局的眼光看待和處理問題，要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策，正確處理好各方關(guān)系，發(fā)揮好服務(wù)與管理的職能，持續(xù)推進(jìn)辦公室行政事務(wù)的管理體系建設(shè)，完善每一項(xiàng)規(guī)章制度。例如，辦公室行政檔案管理、行政考勤制度等都應(yīng)該制定利學(xué)合理的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，在日常工作中，嚴(yán)格按照制度辦事，要切實(shí)維護(hù)制度的權(quán)威性，利用完善的制度來促進(jìn)辦公人員職能的規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)建設(shè)行政管理隊(duì)伍

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)是企業(yè)行政管理的重要工作內(nèi)容，建設(shè)一支業(yè)務(wù)精湛、工作作風(fēng)優(yōu)良、服務(wù)高水平的管理隊(duì)伍，對(duì)辦公室管理向好發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。可以從以下內(nèi)容開始：第一，用人機(jī)制要完善，對(duì)辦公室人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。完善崗位職責(zé)相聯(lián)系的權(quán)責(zé)運(yùn)行機(jī)制，打破在傳統(tǒng)用人機(jī)制上實(shí)現(xiàn)突破，持續(xù)擴(kuò)大人才選拔范疇，建立健全崗位用人保障機(jī)制，對(duì)復(fù)合型行政管理人才要多加引用過來，從而實(shí)現(xiàn)辦公隊(duì)伍人員優(yōu)化，為人才儲(chǔ)備工作奠定良好基礎(chǔ)。第二，提高辦公室行政人員的素質(zhì)[3]。要努力發(fā)掘一些基層工作經(jīng)驗(yàn)豐富，對(duì)行政管理事務(wù)熟悉且善于思考的人才，對(duì)這些人才進(jìn)行培訓(xùn)及交流等方式，進(jìn)一步提升他們的服務(wù)意識(shí)和技能水平。另外，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)增強(qiáng)能力，建設(shè)起梯隊(duì)人才的培養(yǎng)體系。

（四）提高辦公室風(fēng)險(xiǎn)防范能力

首先，加強(qiáng)法律意識(shí)，在熟悉國(guó)家制定的有關(guān)法律法規(guī)具體規(guī)定的基礎(chǔ)上辦理各項(xiàng)事務(wù)，在受到侵犯自己利益時(shí)，使用法律武器來維護(hù)自身權(quán)益。其次，重視企業(yè)證件和印章的使用管理，有利于證件和印章使用的合理性和規(guī)范化，不允許隨意借用。因此，應(yīng)要求文件和印章用戶簽署隨附表格，明確文件和印章的使用時(shí)間、用途、退還時(shí)間、用戶個(gè)人信息等。再其次，加強(qiáng)行政管理人員預(yù)判和預(yù)防企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的能力的培養(yǎng)，對(duì)管理人員的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和管理意識(shí)要持續(xù)增強(qiáng)，完善風(fēng)險(xiǎn)管理體系和一些處理策略。

總而言之，在新時(shí)代背景下，企業(yè)的辦公室行政管理工作已經(jīng)越來越受到企業(yè)管理者的重視，企業(yè)行政管理工作不僅是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的保障，也為企業(yè)健康發(fā)展提供了源源不斷的動(dòng)力。因此，企業(yè)管理者在不斷改進(jìn)生產(chǎn)提高效率的同時(shí)，也要兼顧行政管理工作的改革創(chuàng)新，只有這樣才能保證企業(yè)在發(fā)展過程中穩(wěn)步前進(jìn)，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利位置。