醫院人事檔案管理信息化建設探究

李燕 王麗 常玫 王濤 王利輝 邯鄲市第一醫院

人事檔案能夠為醫院人事管理提供重要依據，是內部員工工作經歷、工作業績和工作能力的詳細記錄，在醫院創新發展中能夠起到十分重要的意義。具備更加健全和完善的人事檔案制度，能夠對后期人才的開發利用起到關鍵作用。結合現代化信息技術來進行人事檔案管理工作，能夠有效提升工作效率和工作質量。

一、醫院人事檔案信息化建設的重要性

第一，人事檔案能夠為醫院的管理決策制定提供重要依據。在現代化社會的發展形勢當中，通過實現人事檔案的信息化管理，能夠滿足醫院的可持續發展目標。醫院目前正處于醫療體系和人力資源管理模式的創新改革過程中，在此階段改善人事檔案管理工作方式，能夠有效地提升檔案工作的開展效率，把人力資源充分利用起來，實現利益的最大化。

第二，人事檔案管理信息化建設，是通過網絡平臺的應用，進行信息數據的存儲、共享、傳遞和修改[1]。信息化管理模式能夠加強信息的共享性，避免各個工作部門重復的輸入同一個員工的信息，簡化檔案內容，不斷提升工作效率。如果員工的人事檔案信息出現變動，管理工作人員只需要在網絡平臺當中進行修改，就可以改動其他部門的檔案信息，確保檔案信息具有時效性。

第三，通過醫院人事檔案的信息化建設，能夠不斷地提升醫院的服務質量和服務效率。傳統的人事檔案，查詢主要是檔案管理工作人員負責，現在只需要查詢人員通過登錄人事檔案管理系統，獲得相應權限之后即可進行檔案查詢，提升了檔案查詢效率，節省了更多的查詢時間。

二、醫院人事檔案管理現存問題

（一）對信息化建設重視力度不足

大部分醫院都把醫療事業作為重要工作內容，因此大部分資源也都投入到了醫療、護理等工作當中，這一部分工作能夠為醫院創造更加直接的經濟利益。而人事檔案管理，無法為企業創造見效快的經濟利益，因此很容易被忽視。醫院決策層沒有對人事檔案的信息化管理產生正確認知，也沒有在人事檔案信息化管理中投入足夠的資金支持，導致當前醫院的人事檔案，信息化建設力度不足。

（二）基礎設施不完善

由于醫院內部醫療需要的資金和資源比較緊張，因此對于檔案管理信息化建設的資金投入不足，導致基礎設施不完善[2]。除此之外，醫院內部的空間比較緊張，無法為檔案管理提供足夠的檔案管理空間，這些都是影響檔案信息化管理建設的主要因素。

（三）人員缺少專業技能

當前一部分負責檔案管理的工作人員屬于兼職進行，不僅不具備專業的計算機操作能力，并且還缺少檔案管理方面的專業知識。由于屬于兼職工作，并沒有把所有的工作時間和精力投入到檔案管理工作當中，現有的工作人員進行信息化管理工作模式創新難上加難。

三、加強醫院人事檔案的信息化管理

（一）具備優秀的工作團隊

醫院人事檔案管理的信息化建設過程中，工作任務比較繁重，對于人員的數量和素質要求非常高。原有的檔案管理人員，由于受到年齡和學歷的限制，在信息化建設過程中難免力不從心[3]。只有具備更加優秀的工作團隊，才能夠保障醫院的長期、穩定運行。因此醫院需要對人才培養加強重視力度，針對醫院現有的人才進行深入挖掘和利用。在人才檔案信息化建設過程中，要積極創新工作理念，引進新的理念和新的技術，從檔案管理人員培養入手，加強工作團隊對于檔案管理信息化建設的正確認知，并形成完善的管理制度，來激發工作人員的工作積極性，這樣才能夠為接下來檔案管理的信息化建設打下良好基礎。可以帶領員工參與講座和培訓活動的方式，加強檔案法知識點學習，掌握人事檔案升級工作的一系列文件內涵，不斷地提升檔案管理工作人員的職業責任感，確保在信息化建設過程中，人事檔案信息能夠真實和完整。醫院的人士檔案管理部門需要定期針對工作人員進行專業知識考核，確保專業能力過關，才能夠進入工作崗位。通過強化檔案管理人員的技能培訓，打造出更加優秀的工作團隊，抵制檔案管理工作中出現非法利益賄賂的情況，減少人為風險的出現幾率。

（二）加強投資力度

醫院需要對人事檔案信息化管理加強資源、資金投入，尤其是在硬件設施以及人才培養方面[4]。首先需要積極引進先進的檔案管理人才，針對現有的人才進行培訓教育，打造出更加專業的檔案管理工作團隊。在人才培養過程中，還要重視檔案管理能力，以及計算機信息技術應用能力的培養，讓綜合性人才不僅具備職業素養，也具備道德品質。由于檔案管理工作的機密性非常強，跟其他工作相比，有十分明顯的性質差異，因此需要針對性選擇政治歷史比較清白、保密意識較強、工作態度穩定可靠的人員，在進入到工作崗位之后，要重點針對這方面進行教育培訓，滿足人事檔案信息化管理要求。要加強硬件設施方面的投資力度，在醫院內部形成專門的檔案管理部門，購置更加完善的硬件設施，形成檔案管理系統，例如掃描儀器、電腦和復印機等。要及時淘汰陳舊的檔案設備，利用網絡平臺來保存重要檔案，提升檔案的利用效率，讓人事檔案資料為生產和生活服務。只有完善的硬件設施，才能夠真正確保檔案管理信息化建設的順利進行。

（三）形成人事檔案管理的信息化工作制度

想要保障工作效率高、效果好，離不開規章制度的要求。具備更加健全和完善的規章制度，才能夠充分激發出檔案管理工作人員的工作積極性，讓管理人員能夠對自己在工作中的表現負責[5]。同時也要不斷地健全考核機制，提升檔案管理工作人員的時效性，讓檔案管理工作團隊能夠始終保持先進性、積極性，在檔案管理工作當中注入新的活力。人事檔案管理部門需要嚴格按照我國檔案法規定，制定出本單位的人事檔案，收集、歸檔和保管等工作流程，在工作中要嚴格按照程序要求完成各項基本工作，這樣才能夠確保檔案更加真實有效。要注意信息安全管理技術的應用，引進訪問控制技術、防火墻技術和加密技術，讓檔案管理工作人員具備安全防范意識，定期進行軟件系統的升級和病毒查殺，嚴格符合人事檔案管理工作制度要求，讓檔案管理系統更加健全和完善。

（四）進行人事檔案信息的開發和利用

開展人事檔案管理工作的主要目標，是為了提升人事檔案信息的利用效率。通過分析當前人事檔案管理工作開展現狀來看，醫院對于人事檔案管理信息的利用效率并不高。這并不是個別醫院存在的問題，據調查發現大部分醫院都存在這樣的通病[6]。一部分醫院在人事檔案的信息化管理過程中，還處于電子信息檔案建立的初級階段，也就是說后期還需要不斷地進行人事信息檔案管理和建設的工作。首先醫院需要實現人事管理與戶籍管理、紀檢監察、銀行、稅收等方面的信息共享，不斷地提升人事檔案信息的利用效率。當地政府部門也需要積極推動人事檔案信息建設，提供更加方便快捷的檔案信息查詢途徑。通過利用信息共享平臺來管理和監督人事檔案信息，培養檔案管理人員，具備遵紀守法工作意識。

四、結語

綜上所述，醫院屬于社會公共服務機構，醫院對于自身人力資源的開發和利用率，決定了醫療服務工作質量，因此對人事管理工作加強重視很有必要。醫院要結合現代化信息技術的應用，實現醫院人事檔案管理模式的創新，提升醫院整體服務水平，把人力資源的生產力作用充分調動起來，為醫院長期穩定的發展提供堅實的基礎。