檔案安全防護及應急管理探討

申展 單縣應急管理局

近年來，隨著我國社會發展不斷加快，檔案管理受到各個行業的高度關注，但是檔案管理是一個比較復雜的過程，既要發揮檔案的使用價值，也要做好檔案的安全防護工作，避免出現檔案損壞、檔案丟失等情況。通過深入分析檔案安全防護面臨的問題，探究檔案安全防護及應急管理的措施，有利于提高檔案安全管理水平，為檔案的長久使用提供良好的環境。

一、檔案安全防護及應急管理面臨的問題分析

（一）缺乏完善的檔案安全防護制度

制度建設是促進檔案安全防護工作順利進行的重要基礎，但是部分工作人員對檔案安全防護制度建設的重視性不足，缺乏良好的檔案安全意識，使得檔案安全問題頻繁出現。在檔案安全防護工作時，未能做好相應的培訓工作，檔案管理中的防蛀、防潮、防火、防水等知識存在缺位的情況。同時，檔案工作人員采用錯誤的方法進行檔案安全防護，使得檔案受到破壞，比如利用微波消毒檔案，造成了檔案被燒毀的問題[1]。

（二）缺乏專業技術人才

在檔案安全防護及應急管理工作中，要求檔案工作人員具備豐富的知識儲備，掌握有關檔案安全防護的技術技能，可以正確處理檔案管理中存在的安全隱患，進一步提高檔案的質量及安全性。但是就實際情況來看，參與檔案安全防護及應急管理的工作人員存在能力不足的情況，未能接受專業的培訓，普遍都是依據自身的工作經驗進行檔案安全防護及應急管理，既無法保證檔案安全防護及應急管理的效率，也容易帶來更多問題，使得檔案安全的風險系數進一步提升[2]。

（三）缺乏充足的資金投入

在檔案安全防護及應急管理工作中，需要充分考慮到各項工作對資金的需求，若是資金供應存在問題，將直接影響到檔案安全防護及應急管理的順利開展，使得檔案工作人員采取的措施無法得到有效實施，最終影響到檔案安全防護及應急管理的整體效果。比如檔案室必須配備滅火器、防盜門窗、除濕機、溫濕度自控儀、消毒柜、防磁柜、空調等等，否則將直接影響到檔案安全防護的效果，難以保證檔案整體的安全。同時，在資金投入不足的情況下，一旦發生檔案安全問題，很難采取有效措施進行檔案搶救，使得檔案被損壞、檔案被燒毀等問題越加嚴重。

二、檔案安全防護及應急管理的措施分析

（一）建立完善的檔案安全防護制度

隨著檔案管理事業的發展，檔案安全管理體系建設受到高度重視，為提高檔案安全管理水平，檔案管理人員對其進行了合理的改進，但是在傳統管理思維的影響下，檔案安全防護工作依舊存在諸多問題，使得檔案安全受到較大影響。基于這一情況，需要加強檔案安全防護制度的建設，從制度上解決檔案安全管理中的問題，使檔案安全防護的整體效果得到保障。具體來講，需要對檔案安全管理的實際情況進行充分了解，不斷完善檔案安全防護制度，禁止無關人員進入檔案庫房，并及時做好檔案登記工作，實現檔案管理中檔案安全防護制度的有效落實，切實提高檔案安全防護工作的水平[3]。

（二）不斷優化檔案管理房間環境

在檔案安全防護工作時，需要考慮到檔案管理房間環境產生的影響，若是檔案管理房間環境不夠理想，很容易造成檔案文件受損等情況。對于檔案存儲房間環境的優化，需要將室內的溫度及濕度控制在適合的范圍，避免檔案安全受到威脅。可以充分利用空調系統，將室內濕度控制在45%-60%范圍以內，將室內溫度控制在14-24℃范圍以內，以此保證檔案在儲存過程的安全性。同時，需要對價值較高、保密性較高的檔案進行重點保護，通過專用的恒溫裝置來優化檔案文件的存儲環境，使檔案安全得到保障。只有保證檔案文件處于安全穩定的存放環境，才能夠保證檔案的完整性，促進檔案安全防護的順利進行[4]。

（三）將檔案“八防”措施全面落實

在檔案安全防護工作時，要求檔案工作人員充分掌握檔案管理中的“八防”措施，將其落實到整個檔案管理中，提高檔案整體的安全性。具體來講，檔案管理中的“八防”措施包括以下幾個方面：

（1）檔案安全防護中的防火措施。防護工作是檔案安全防護中的重要部分，需要對電路運行中可能出現的火災隱患進行處理，及時維修存在安全問題的線路，避免因線路故障造成火災事故。其次，需要將防火裝置安裝在適合的位置，確保防火毯、消防栓、滅火器等設備的正常使用，以便能夠在發生火災的時候，及時進行應急處理，將火災造成的影響控制在最低程度，從而提高檔案文件的安全性。

（2）檔案安全防護中的防水措施。將防水措施運用到檔案安全防護工作中，主要就是將檔案室的位置設計在適合的地方，盡量避開低洼地帶，減少供排水管道的設計，從而降低水災對檔案室的影響，使檔案安全得到保障。

（3）檔案安全防護中的防潮措施。通過防潮措施能夠提高檔案的使用壽命，其主要就是對檔案室的通風進行合理設計，確保室內的通風條件良好，調節檔案室的溫度，從而降低室內潮濕問題的發生，避免檔案安全受到影響。

（4）檔案安全防護中的防蟲措施。在檔案安全防護工作中，經常會出現蟲蛀問題，使得檔案安全受到威脅，這就需要采取有效 措施進行處理，降低蟲蛀對檔案造成的損害。可以將滅蟲藥分散在檔案房建的各個地方，使檔案安全防護中的蟲蛀問題得到有效抑制[5]。

（5）檔案安全防護中的防霉措施。隨著檔案文件的存放時間不斷增長，很容易出現檔案文件發霉的情況，使得檔案的完整性受到破壞，無法保證檔案的使用價值。基于這一情況，需要嚴格做好檔案室的清潔工作，抑制霉菌的生長，實現對檔案安全的有效保護。

（6）檔案安全防護中的防光措施。部分檔案受到長期的強光影響，很容易造成檔案被毀的情況，需要對檔案室內的光照比例進行控制，降低光照對檔案產生的負面影響，從而延長檔案的使用壽命。

（7）檔案安全防護中的防盜措施。目前檔案文件的使用價值受到各個行業的高度關注，使得檔案文件被盜的問題頻繁出現，這就需要采取有效措施進行檔案防盜，確保檔案的完整性不受影響。可以利用防盜系統對檔案安全進行保護，一旦發現檔案管理中存在檔案被盜竊的隱患，系統將發出警報信息，使得檔案工作人員能夠及時進行有效處理。

（四）制定檔案安全管理應急預案

檔案應急管理是指在檔案安全問題發生之后，及時對檔案進行搶救工作，最大程度降低檔案安全問題造成的損失。比如在自然因素或人為因素造成爆炸、地震、盜竊、火災、水災等問題之后，制定完善的檔案應急預案，采取科學合理的應急措施進行處理，優先搶救價值較高的檔案文件。需要做好檔案工作人員的培訓工作，通過模擬演習對檔案工作人員的應急工作能力進行提升，使檔案應急管理工作得以順利進行。同時，可以對價值較高的檔案進行備份保管，以便能夠在檔案受到破壞的時候，及時對檔案進行還原，使檔案安全得到保障。

根據以往檔案應急管理工作情況來看，在制定檔案安全管理應急預案的時候，需要經過相關部門的審批，之后才能夠將其執行，確保檔案應急管理的有效性。檔案安全管理應急預案的主要內容包括了以下幾個方面：①確定實施應急預案的背景和具體情況。②確定實施應急預案的主要目標、相關要求和具體的解決方案。③建立專門的應急管理機構，合理安排應急管理工作人員。④加強應急處理隊伍的建設，確定該隊伍的人員數量及信息溝通的方式。⑤加強各個機構之間的溝通協調，促進各項工作的有序進行。⑥確定檔案搶救工作的順序和檔案搶救的準確位置。⑦檔案庫房需要使用的鑰匙，以及檔案庫房的工作人員。⑧對重點部門進行勘察，獲取相關部門的聯系方式。⑨其他搶險救災和預防突發事故的工作事項。

三、結語

綜上所述，為提高檔案安全防護及應急管理的工作水平，減少檔案安全問題的發生，需要充分了解檔案安全防護及應急管理面臨的問題，采取有效措施進行強化。具體來講，需要建立完善的檔案安全防護制度、不斷優化檔案管理房間環境、將檔案“八防”措施全面落實、制定檔案安全管理應急預案，從而促進檔案安全防護及應急管理的有效進行，進一步使檔案的使用價值得以充分發揮。