探討建筑工程資料管理中存在的問題與對策

趙秋霞 程月華 駐馬店市建筑公司

梳理現有制度、文件和合同中關于設計變更、現場簽證、進度款的計量和支付以及分階段結算和竣工結算的相關內容，以修訂后的合同條款特別是工程進度款計量和支付條款為抓手，落實施工企業和監理單位在工程建設過程管理資料的編制、審核、歸檔和移交方面的主體責任，加強設計變更和現場簽證管理，降低工程進度款支付的偏差風險，有效縮短竣工結算辦理的周期。

一、建筑工程檔案管理的重要性分析

首先，為工程建設管理提供依據。工程建設是建立在專業的工程設計、科學的計算以及規范化管理的基礎上的，因此在工程建設中會出現大量的工程建設相關資料對工程的整個過程進行記錄。一旦在工程建設中出現安全或者質量方面的問題，都可以通過對檔案資料的查詢及時發現問題所在，并進行相應的調整與改善。如果沒有檔案資料的話不僅工程建設的安全和質量無法保障，而且一旦出現問題無法進行有效追溯，出現各方相互推諉扯皮的情況，不僅阻礙了工程的進展，而且也給工程管理人員帶來了極大的負擔和壓力。工程檔案資料可以使施工流程和工程管理更加規范，施工人員和管理人員各司其職按照標準要求做好自己分內的工作，只有這樣才能保證工程項目有序開展。其次，為建筑的后期維護以及行業的發展提供參考。建筑工程檔案資料的管理不僅能夠為施工現場的作業和管理提供依據，最重要的是為建筑后續使用中的維護提供參考。另外，通過工程資料中記錄的信息也可以為后續類似工程的建設提供參考依據，工程建設中出現的問題以及比較有借鑒意義的工程技術的應用等，都可以為之后的工程建設提供很好的學習資料，不斷推動建筑工程行業發展的同時有效提高工程建設的質量。

二、工程資料管理存在的問題

（一）項目開工前資料收集困難

工程資料收集與整理工作是工程項目建設過程中非常重要的一個環節，工程項目前期資料包括項目開工前所需的政府及相關部門批準的文件、地質勘查報告、施工圖紙及各單位參與圖紙會審的審查記錄等等。由于建筑工程施工現場存在的影響因素較多，具有周期長、資料廣泛等特點，相關人員在工程資料歸檔及時性等方面還存在諸多問題，這主要是由于施工期間硬性條件下政府部門審批手續的延時情況或勘察報告準確性確認的影響等因素所造成的。與此同時，施工企業為了追工期、趕進度，在施工期間各部缺乏良好溝通和交流，無法保證施工組織設計、施工進度計劃等資料及時上報。

（二）資料收集缺乏實效性

基建工程項目的檔案資料管理工作需要從項目合同簽訂開始，貫穿于項目建設的全過程，其中包括開工報告、圖紙審計等，并依據相關具體規定和規范，對施工過程加強記錄，確保各環節記錄全面、有效、及時，其中包括進場合同、開工報告、驗收數據、變更手續等，使項目環節得以順利開展。但在不少基建工程項目中，由于資料收集不及時會導致各項工作無法做到有據可循，缺乏真實數據和資料的有效支撐，直接影響資料管理質量和水平。

（三）管理效率低

建筑工程資料的信息量較為龐大，尤其是隨著建筑工程進度的不斷推進，產生的資料具有更為復雜的變動性，需要及時跟進資料的收集和整理，如果管理效率不足就會導致大量的資料積壓，不僅可能造成資料管理的質量問題，也可能會造成對工程進度的不良影響。完善的管理制度有著明確的管理工作秩序，能夠指導管理人員按照科學的管理進度進行管理工作，否則將會造成管理工作的混亂，當資料的信息量過大時，就無法進行有效的管理，造成管理效率的嚴重下降。

三、資料管理問題應對措施

（一）完善項目開工前總體規劃

工程項目建設開始前需要做好充分的準備工作，這樣才能保證項目建設順利完成，其中工程進度計劃的編制是非常重要的組成部分，在進度計劃編制過程中需要充分考慮各方面因素，將項目資料管理納入其中，從項目立項到竣工資料整理移交，實施全過程的管理工作，并做好相關技術人員簽字預驗收，督促各單位按照進度計劃與資料管理要求進行資料管理工作，通過制定資料管理方案、制度為相關工作提供依據。

（二）加強立項資料監控

對于項目檔案資料監控和管理而言，在項目建設立項、審批以及勘察前還未成立相對應的部門以及相關工作人員未正式投入管理工作前，施工前期相關檔案資料較為分散，文件存放在不同的部門和負責人員手中，其中管理部門主要存放工程勘察和招標的相關資料和文件，缺乏相應的檔案資料采集和整理。因此，在實際檔案管理中極易因前期資料過于分散以及收集不及時等原因，造成收集難度增加，文件丟失率提高。所以，相關建設單位應重視工程立項前期的檔案管理工作，指派專人負責檔案收集和整理，確保收集和整理的及時性。同時，應對相關設備加強監控，使其能夠更好地滿足操作要求，有效提升工作質量和效率。

（三）強化工程檔案資料形成過程的監督與控制

想要有效優化建筑工程檔案管理，首先要強化意識，真正意識到建筑工程資料管理的重要性和對工程項目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達到優化的目的。項目開建之初，要根據地方與行業的規范管理辦法，編制自己的歸檔標準、內容和范圍，對設計、監理、總包、施工單位進行資料交底，提出并要求實現資料規范化、標準化和系統化的管理目標，將檔案資料納入考核目標進行獎罰，以保證檔案管理的效率和質量。在建設過程中，制定完善的規章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個環節，保質保量做好各相關部門的檔案歸檔工作。

四、結語

綜上所述，建筑工程的檔案管理是工程建設的非常重要的組成部分，其重要性不言而喻，不光是工程施工的重要依據，也是后期工程維護以及建筑行業發展的重要的參考資料。對此施工單位還需要強化過程管理做好施工檔案資料收集與過程監督，以提高工程檔案管理水平。