Z集團財務共享中心建設研究

黑龍江大學

Z集團是根據國家相關產業政策調整成立的新型通信企業。目前Z集團已于國內的31個省、自治區、直轄市建立了分支機構，并且還將業務拓展至多個國家與地區，在過去十年間都躋身于世界500強企業之列。但是當前的世界正在經歷極其迅速的網絡信息技術迭代，加之我國市場化進程的不斷推進，物聯網技術、云計算、大數據等各方面的應用，新興互聯網企業提供的多元化選擇使通信市場競爭日益加劇，使Z集團的生存空間和獲利空間受到強力擠壓。此時，于Z集團而言，企業需要通過不斷地改變自身以適應形勢的變化，應對這一變化形勢的最佳策略就是建設完善的財務共享服務中心。財務共享中心的建立能夠為集團減少財務管理的成本支出，還能進一步提升集團的財務工作效率、提高其管理水平以及提供及時有效的財務數據。

一、Z集團建設財務共享中心的目的

（一）提升財務管理質效

建設財務共享中心的首要目標是實現集團財務工作的集中管理。作為一家擁有大量分支機構的集團公司，Z集團若是沿用傳統的管理辦法，就需要按照分支機構組織建立相應數量的財務部門，分別以分支機構財務部門為單位，記錄并上報業務情況。傳統的管理辦法將使得Z集團在財務管理工作中產生大量的重復性工作，需要眾多的財務人員參與其中，并且為了更好地保障財務工作的質量與效率，就需要在各個財務部門中設立辦理、審查以及審計的崗位，這就使得集團招募財務人員的人數和成本過高，并且很難實行標準化的財務管理體系，這會導致財務管理工作效率低、財務管理數據質量差、工作流程不規范的情況出現。而建立完善的財務共享中心則能夠將財務管理的業務體系與操作流程進行規范和優化，不但精簡了財務人員隊伍，并且形成了成體系的、全覆蓋的第一級培訓制度，能夠有效地減少財務管理工作中的人工成本，并且顯著提升財務管理工作的質量與效果。

（二）提高財務處理速度

按照傳統的管理辦法，集團公司的財務管理組織結構中存在著多級審核的需求，大量的業務需要由基層組織先進行一級審核，再經由二級機構審核，甚至會有部分業務需要三級機構進行終審。多級審核處理的工作流程使得財務管理工作經過多個員工之手，而公司所建立的多人責任制也將極大地增加業務的審核次數，使得財務管理工作受此影響而效率降低。此外，由于基層員工會面對種類繁多的業務，在擁有多個執行標準與政策要求的業務之間切換處理時，會加大操作的錯誤率。而建立完善的財務共享中心將能夠使同一類型的業務集中到專崗員工手中，這將能夠保證業務執行標準始終如一且處理效率更高。此外，由于業務的集中處理將能夠有效地減少集團財務所需的員工人數，這就可以有效地降低財務管理工作的人工成本。并且集團也能夠按照不同業務模塊所需專業技能的不同分別展開針對性的員工培訓，增強模塊內員工的專業性，進一步提高財務管理系統中的業務處理效率。此外，中心引入一鍵式自助錄入發票內容技術，將促使相關財務單據的處理效率與準確度得到有效地提升，而減少員工的人工作業量。

（三）增強風險管控效果

財務風險管控是集團企業財務管理工作中最為重要的一環。傳統的管理辦法中分散至基層組織的財務處理工作會促使財務風險控制所需要顧及的范圍擴大，并且需要兼顧過多財務人員，使得集團的風險控制常常處于難以有效控制的狀態。而建立完善的財務共享服務中心則能夠將集團公司的財務處理工作集中起來，這也使得財務風險管控工作也得到了集中。業務集中度高能夠促使集團的財務風控制在一定程度上實現事前防控。而針對部分需要基層組織辦理的特殊業務，由于產生的概率較低，能夠進行一對一的專項管控，從而切實有效的實現財務風險管控效果。

二、Z集團財務共享中心的建設方案

（一）構建服務信息系統

前端員工根據業務情況，按照規定的流程和規范，將所有業務數據信息錄入業務系統，并支持和啟動一個完整的工作流，提供基礎數據。根據實際業務，將業務數據依次錄入上述各類前端系統。后臺的報表系統和運行管理系統經過一系列的處理后，將進行數據統計和分析，供管理層做出相關決策。此外，在信息系統的建設中，企業應注意信息系統可能存在的安全性問題，這就需要企業不斷地去升級信息系統，利用數據安全加密技術，在必要的環節中增加監管功能，防范信息泄露等問題。

（二）構建統一、標準流程

服務信息系統的建立需要首先考慮業務實際，與相關的員工進行切實深入的溝通，確保信息服務系統足夠完善流暢，能夠實現業務監督一體化的工作流程。針對系統的使用界面進行優化改進，促使其有著更好的可操作性與易用性，能夠切實有效地幫助企業員工提升其工作的效率。

1.報銷、報賬類業務流程。在企業經營過程中，會有大量的員工報銷業務。因此，報銷業務對于企業財務處理的重要性不言而喻，但是傳統辦法存在著報銷時間長、單據的處理慢與管理不規范等問題，這就會對員工與企業的資金造成風險威脅。而財務共享服務中心的集中處理報銷業務將推動財務管理水平上一個新臺階。由于統一了Z集團總部所有業務類別的可操作性，從而實現了Z集團所有業務類別的統一。此外，中心還對報銷工作流程中所可能存在的風險點進行明確，規范了報銷過程中的風險控制操作，精簡重復性的環節以降低人工成本。在這一優化過程中，其將原本的二級審核進行了精簡，將大量的手工復檢工作進行去除，將一部分財務人員從原有復雜煩瑣的財務工作中解放出來，以投入其他的技術性崗位。

2.應付類業務流程。集團公司與供應商間的結算業務一般稱為應付類業務。Z集團推動內部商城的建設以提供給轄區內公司一個良好的交易平臺，以通轉通的方式提高簽約水平，在保障供應質量的同時降低企業的成本，增強其議價能力。同時減輕了二級機構和二級機構簽訂合同的壓力。同時，高層合同簽訂方式也能夠將二級機構的業務壓力釋放，促使其全心投入訂單執行工作中，顯著提升其業務效率。并且這類應付類業務經由內部商城的交易將能夠縮短審批流程。系統下單后，直接生成會計業務，由財務共享服務中心人員完成付款。

三、Z集團財務共享中心項目的實施

（一）合理的中心選址

由于Z集團屬于規模大、分支機構眾多的大型集團公司。其財務共享服務中心的選址將會影響其內員工的生活通勤。選址失當將會促使中心員工的工作生活受到影響而流失。在考慮區位選擇時，Z集團選擇了省屬公司所在地成立。省屬公司處于當地省會城市，首先在經濟上較為繁榮，而且由于省屬公司的規模也相對更大，企業的財務人員集中于此，能夠為財務共享服務中心輸送大量的財務人員，并且也不會對財務人員的工作、生活產生過大的影響。

（二）定期的組織人員培訓

財務共享服務中心的業務工作相較于集團公司原先的財務工作有所不同，其更加需要具有專業化、標準化的處理工作技能，因此，需要針對財務管理人員進行培訓，促使其能夠更好地利用中心的優勢特性，熟悉這一環境下的企業財務管理模式，以進一步提升企業的財務管理質量與效率。此外，需要將不同業務模塊，不同系統管理人員進行分開培訓，以確保培訓內容切實貼合員工的實際工作，防止不同層級員工混編造成培訓混亂。

（三）有效的運營管理體系

財務共享服務中心的穩定運行發展離不開完善的管理體系的支撐。Z集團設立了平衡計分卡為基礎的績效考核方式，使得中心員工的個人發展與集團發展目標相一致，以促使集團企業與員工的共同進步發展。并且其也建立了完善的客戶投訴管理平臺，使得中心的服務工作受到集團內外的共同監督，提高了Z集團財務共享中心的客戶滿意度。

四、結論

本文通過分析Z集團的建設方案，得出如下幾點結論：第一，企業應明確構建財務共享中心的目的，以目的為出發點為集團量身打造適合自身的財務共享中心，并且分析和評估建設共享中心的必要性和可行性。第二，在構建標準、統一的業務流程系統時，要通過和集團員工的溝通增強界面的可理解性，從而提高業務處理效率。第三，財務共享中心的實施過程中需要根據企業的運營和戰略目標，建立一套科學、有效的績效評價體系，例如：財務共享服務中心整體組織績效和員工個人的工作績效評價等。