檔案信息化建設的安全問題及對策分析

寧波原水集團有限公司亭下水庫分公司

檔案管理是企業管理中最重要的一個環節，想要對企業的管理模式進行信息化建設，需要結合企業檔案信息的安全問題進行規劃。檔案信息化建設促進企業的發展，檔案對企業的后續發展具有維護經濟利益、指導企業決策的重要意義。企業在檔案信息化建設中需要不斷提高對安全問題的重視，通過對檔案信息風險進行預估，制定相應的應對措施，保證企業檔案的有效存儲。企業檔案管理人員需要對管理方式進行創新，對檔案的各項功能進行分類、合并等，最終以新的模式來對檔案進行管理。在此過程中，積極引進軟件技術，提高檔案管理信息化建設，優化檔案管理模式。

一、檔案信息安全問題

（一）物理安全風險

物理安全風險是指檔案信息管理時出現故障，遭遇水災、火災等物理因素而導致的系統損壞。還包含配電系統的故障，服務器終端、機房報警系統癱瘓導致的數據丟失，電磁效應導致服務器損害，人為因素導致的系統故障等。

（二）檔案信息安全風險

檔案管理部門在建設檔案信息化管理平臺初期，安全意識缺乏，沒有針對系統安全進行專業的防護，對檔案信息系統的運行沒有進行統籌規劃，檔案信息安全的風險主要表現為檔案信息結構風險、檔案信息系統入侵風險、遠程安全接入風險。檔案的系統結構需要根據檔案的信息內容進行風險防護，對病毒的侵入進行治理，確保檔案管理系統的安全。

（三）系統安全風險

系統安全風險是指終端防護系統能力不足導致出現病毒時無法進行有效供給，從而產生的數據安全隱患。系統安全風險主要包含身份認證風險、系統安全配置風險、系統漏洞風險、病毒和惡意代碼風險這4個方面。由于系統安全防護方面存在的不足，攻擊者會假冒合法用戶進入系統，導致檔案信息的泄露，對檔案管理部門造成了威脅。

二、提高檔案管理信息化建設安全性的措施

（一）完善內部建設，形成規范化在線接收管理

加強對檔案管理部門信息化的建設，保證他們思想政治上的進步，對他們進行管理，保證人員具有較強的團結意識，以及對技術等有學習的積極性。在檔案管理中，需要在檔案形成過程中保證各個環節規范合理，進行在線接收時具備完整的規章制度與流程，優化整體工作。完善檔案管理的內部建設，加快建設檔案管理部門軟件設施，對檔案管理部門進行合理規劃，建立安全責任制，保證每個人在工作中有檔案安全防護意識。

（二）完善資料管理體系

為了加快檔案管理的信息化建設，首先需要完善資料管理體系，對人員的檔案進行有效的管理。對于檔案的接受與錄入需要建立明確的規范，保證檔案管理中的信息安全。在完善檔案管理體系時，需要對老舊檔案進行制度建設，區分傳統紙質檔案與電子檔案，保證檔案后期的可查詢。對于項目資料需要進行細致的種類劃分，保證在后期查詢時的工作效率。另外，要求檔案管理人員明確檔案管理方面的法律法規，確保人員工作時對保密檔案進行有效保存，提高檔案管理的規范。

（三）加強軟件應用，提高檔案管理技術

在檔案管理過程中，需要積極的引進先進的軟件技術，對檔案信息進行劃分，提高檔案管理的安全性。在軟件應用時，針對不同秘密程度的檔案進行不同軟件的應用，根據技術的難易程度進行劃分，保證檔案信息管理的安全性。另外，建立數據庫對檔案信息進行劃分，引進新技術的同時加強檔案管理的信息化建設，建設科學、信息化、智能化的檔案管理系統，保證檔案管理的有效性。對于檔案管理信息風險管控而言，利用大數據構建大數據基礎平臺，將檔案信息存儲在平臺中，充分利用共享信息實現規律探索，對檔案進行整體管理，保證檔案信息的完整性。另外，利用檔案信息之間的關聯性進行分配管理，再進行檔案管理中信息技術的應用，有效提高檔案管理的信息化建設。

（四）優化信息化檔案管理機制

在現代化信息建設的背景下需要不斷創新，低效率和信息不對稱是導致檔案管理緩慢發展的重要因素。對檔案管理進行技術創新，利用云計算，大數據，物聯網等技術加強企業信息化建設，為城建檔案管理發展提供幫助。檔案管理部門需要整合內部發展結構，優化服務體系，為企業提供發展的建議，提高服務效率。利用數字化技術，促進企業發展，提高資源配置水平。另外，檔案管理部門需要優化工作機制，提高檔案服務范圍。例如，通過嵌入微信等社交軟件，建立企業的檔案查詢系統，通過現代化技術進行檔案信息的收集，了解往來數據從而提高檔案管理的技術水平。

三、結語

計算機技術的不斷發展，為檔案管理的發展以及檔案信息系統的利用提供了保障。在計算機技術和大數據發展的背景下，通過完善檔案管理機制，積極引用軟件技術，提高檔案管理的信息化建設，提高檔案信息的安全性，促進檔案信息化管理的進步。