基于大數據時代背景下的檔案管理工作分析

孫秋潔 法爾勝泓昇集團有限公司

傳統的檔案管理工作側重于檔案的收、理、管、藏，較為依賴檔案的物理實體和實際人與人之間發生的收發行為，整體流程效率較低，檔案的潛在信息資源價值被弱化。近幾年隨著大數據技術的發展，檔案管理擁有了高效的執行手段，但是網絡平臺的數字化技術也給檔案管理帶來了一些亟待解決的問題，檔案信息的真實性、安全性和可靠性能否得到保障，有待管理思路和方式進行相應的優化調整。如何利用好大數據背景下的信息技術，讓檔案管理更加科學有效，這是業內人士普遍關注的問題。

一、大數據時代給檔案管理工作帶來的機遇和挑戰

近幾年很多企業開始開展檔案數字化工作，檔案管理正在由粗放型向精細化管理邁進，一方面這符合國家對于無紙化辦公的倡導，另一方面為企業辦公提質增效，使過去繁重低效的檔案管理“靈活”起來。借由大數據技術在數據海量存儲、自動分類、智能整合、快速檢索等方面的優勢，檔案管理不再高度依賴于人的存在，能夠實現相對智能化的自動歸檔、快速傳閱，紙質載體的檔案信息被轉化為數據存儲在檔案信息管理系統。通過信息技術的應用可以高效的處理相關信息數據，且這樣整理出來的數據出錯率非常小，也能有效防止信息被篡改、私下銷毀等違法行為。

但科技是把雙刃劍，很多企業的檔案管理數字化實踐經驗尚淺，在嘗試檔案管理數字化改革時遭遇重重困難。由于信息人員在數字化管理的過程中扮演了十分重要的角色，而不少企業并沒有成熟的信息化團隊，有的企業直接是讓檔案管理員進行檔案數字化工作，可是檔案數字化管理的推進成效不佳。但是借助第三方團隊的力量（檔案數字化外包）又需大量的資金支持，并且還面臨企業信息安全的不可控性，這兩難的情況使很多企業遲遲不敢進行數字化管理嘗試。

二、當前檔案管理工作存在的問題和不足

（一）線上系統和線下操作“兩張皮”

由于缺少信息化培訓學習，檔案管理員的計算機信息技術素質不滿足時代要求。與HR、財務等管理領域相比，檔案管理可能是信息化改革速度比較慢的一個模塊，很多業內工作者已經習慣了傳統線下辦公的流程和速度，突然之間轉向線上勢必會造成一定程度的“不適”。當前不少企業檔案管理部門擁有線上管理系統，但檔案的收、理、管、藏還是高度依賴于人工，形成線上線下“兩張皮”，有的甚至會拒絕使用檔案信息管理系統，產生了脫節的問題。

（二）流程管控數字化程度不高

很多企業把檔案數字化工作重點放在對具有高保存價值和高利用的紙質文件進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，檔案管理員在線上系統進行數據錄入、校驗和原文掛接，這僅僅只是檔案數字化的前端工作。對于后端管理流程和環節的管控還沒有做到數字化轉型，這一管理模塊是被忽略的。檔案管理員的績效表現、錄入信息的效率和信息安全性等指標缺少量化，使得檔案管理工作整體的優化無從下手。作為一個管理職能，檔案管理串聯了多個部門主體、個人對象主體，只有利用大數據做好流程節點的跟蹤控制，才能真正提高檔案管理效率。

三、基于大數據時代背景下提升檔案管理工作效果的策略

（一）管理制度流程實現信息化

檔案管理對流程的合規性、安全性和可靠性要求很高，利用大數據技術可以對文件流轉、收發、歸檔等環節的詳細信息進行具體記錄，并分類保存。在設計管理系統時，要充分考慮各類操作人員對業務的具體需求，相應設計系統管理模塊。比如，可以對部分員工在提供權限許可的前提下開放查看檔案的入口，并與其工作系統相對接（如財務部門人員可以在自己的作業系統中直接進入檔案管理系統的會計檔案管理模塊）。

（二）過程管控員工績效工作量

利用大數據技術能夠有效提升檔案資料的使用效率，過去一份文件受限只能由一個主體查閱，現在線上可以多人同時查閱同一份檔案原文，也規避了檔案管理員在檔案借閱中的登記失誤，有效管控借閱流程節點。可以利用大數據技術對檔案管理工作和完成動態進行實時跟蹤和統計，并與人力資源管理系統相連接。在傳統的管理模式中難以考核的檔案收發及時性、合規性等問題，借由線上系統都能夠保留依據，這能給人力資源部針對檔案管理工作進行有效考核提供便利。信息技術只是提高管理效果的手段，只有系統與操作的人都完成優化，才能保證數字化檔案管理的效果持續穩定進步。

四、結束語

利用大數據技術優化檔案管理效率和效果是必然趨勢，相關人員應該順應時代發展的要求，轉變管理思維和方式，利用好大數據技術帶來的機遇，強化管理和頂層設計規避科技帶來的風險和挑戰。針對當前檔案管理信息化轉型過程中存在線上線下“兩張皮”、流程管控數字化程度不高等問題。對此，必須強化檔案管理制度和流程的信息化，科學考核相關員工的績效，在大數據時代進一步轉變管理思路，扎實做好現代化的檔案管理工作。