淺談做好會務工作的幾點體會

陳長福 中共連城縣委辦公室

會議是一種目的性強、組織有序、以口頭交流為主的溝通活動，是進行議事決策、推動工作的一種常用方式，已經被越來越多的黨政機關、企事業單位廣泛運用。會務工作是指會議過程中的組織、服務、保障等工作，是會議有序運行和取得預期效果的重要保證。會務工作水平的高低、細節把握程度的好壞都將直接影響會議的質量和效果。

一、周密籌劃，細化會前籌備

任何會議不管規模大小、時間長短，準備工作必須要充分，必須要有既定的目標、計劃、分析、論證。從某種意義上說，會前準備工作的好壞直接決定會務工作的成敗，直接影響會議召開的質量。

1.把好會議籌備方案擬定關。凡事預則立，不預則廢。會務工作需要預先籌備，才能更好的服務會議，起到良好效果。一要快速啟動。接到會議工作任務后，要根據領導意圖快速擬定會議籌備方案，不能因時間緊迫就急于求成，憑經驗照抄照搬進行組織籌備。二要求全求備。要充分考慮會議主題、時間地點、參會人員、議程安排、會議簽到、會風督查等各方面內容，潛心把握每一個細節。比如，每年的市委、市政府工作檢查的會務工作難度較高，為此需成立專門工作組具體負責，各個方面工作都需要反復研究和模擬，提前進行周密思考部署。三要加強協調。會前籌備工作的每項任務、每個環節都需責任到人，做到明確任務、明確責任、明確時限“三個明確”。必要時召開籌備工作會，細化會務工作，確保各項工作落到實處。

2.把好會議通知下發關。會務工作的關鍵環節是會議通知的制定和下發。一要熟悉掌握。工作人員要對會議內容深度熟悉，認真核對參會人員，確保準確無誤后再下發通知。在通知過程中，如接收消息的不是參會者本人，還需記錄接收人的姓名職務。二要通力協作。要加強協同配合、分工合作，在召開緊急會議時，要實事求是，考慮參會人員到達會議地點的路程時間，特別是基層工作的參會人員，要優先通知，確保參會人員及時到達會場。三要嚴謹細致。在通知過程中，要注意語言的規范使用，避免出現“明天”“后天”等模糊字眼，要用具體的某月某日，以免產生歧義。四要高度負責。會議開始前，需對通知情況進行反饋統計，如遇某些重要參會單位的主要負責人因事因病不能參會等情況，及時向會議召集人報告，以便領導決策，適時調整會議。

3.把好會前檢查確認關。會前檢查是會議籌備工作的最后一關，也是會議召開前最重要的一項工作。重點核查會議文件材料、會場布置、電力保障以及安全保衛等，對一些程序性強的會議（比如黨代會、全委會）甚至要進行模擬演練，確保萬無一失。對檢查出來的問題和模擬運行中發現的紕漏，要制定相應的應對措施，及時予以彌補，認真整改，確保在會議召開前全面完成。

二、精心運作，優化會中服務

會議召開期間是檢驗會務籌備工作的試金石，同時也最考驗工作人員現場處置能力。要隨時掌握會議動態，根據需求，精心做好會議服務保障，使會議按預定方案進行。

1.站位超前，認真準備會前工作。無論會議大小和規格，會務工作人員要認真按照會議籌備方案，至少提前30分鐘到會場，對所負責的事項認真進行會前檢查。例如，音響調試，桌牌、材料、茶水的擺放等，如果出現問題，沒有及時發現和糾正，容易造成不可估量的后果。同時，會務工作人員之間要加強溝通聯絡，對會議材料發放、出席人員到會情況、座次安排等工作要密切配合、拾遺補闕，使整個會議有序運行，保證會務工作高效率。

2.細心細致，精心做好會中服務。會議開始后，工作人員除時刻關注會議進程之外，還需對臨時性、突發性事件做好應急處置。在處理突發問題時，要認真按照既定方案和規范程序操作，同時也要創造性地開展工作。比如，臨時變更議程、出席會議領導發生變化、調整會議主持人、延長或縮短會議時間等情況，這就要求在會前針對各類突發情況，制定多種應急預案和操作流程，發生問題時及時啟動應急預案，按照既定流程在最短時間內調整好工作程序，保證不誤時誤事[1]。

3.強化督查，扎實維護會場秩序。會議期間，要維持好會場外秩序和會場內秩序。會議召開后，督查組要對到會情況及會場紀律進行督查，做好會前點驗、會中抽查、會后通報工作。同時，在會場外安排專人值班值守，無關人員不得進入會場，保持會場肅靜。

三、總結提升，完善會后服務

一次成功的會議，離不開充分的會前準備，周到的會中服務，完善的會后工作。

1.確保離會秩序安全有序。參會人員離會工作做不好，容易使人感到會務工作有頭無尾、有始無終，同樣影響會議的質效。在實際工作中，會務工作人員要按照既定方案，細致安排好與會人員的離會工作。散場時，及時打開會議室安全通道大門，引導與會人員依次有序出場，安保人員及時做好車輛引導，確保安全有序。

2.全面做好資料整理和會后總結。堅持從細節入手，每次會議結束后，及時收集整理會議方案、會議通知、會議材料、會議記錄、音像資料等檔案資料，按類別整理匯編，便于今后查找和翻閱。及時總結經驗和教訓，對已有的會務工作流程、工作規則等進行修改完善，使之更加適應新時代會務工作需要，促進辦會能力不斷提高。

3.加強會議精神落實督查。會議結束后，辦公室及時將會議議定事項和工作任務分解到具體承辦部門，并明確完成反饋時限，同時做好跟蹤檢查督辦，及時將落實情況反饋給會議召集人和相關領導，完成會議既定目標。對落實到位的鄉鎮和部門給予表揚通報，對落實不到位的進行批評，同時認真剖析原因，提出解決方案和措施，完善會務工作流程，為今后辦會工作提供參考。

四、結束語

總之，會議不分大小和規格，會務工作人員都必須要認真、細致、謹慎做好會前籌備、會中服務、會后完善等各項工作，確保會議順利進行，達到預期效果。