降低企業辦公用品消耗，節約辦公成本

周泰虎 黔南州煙草公司獨山縣分公司

伴隨著我國經濟的迅速發展，企業在日常經費管理中的細化，辦公用品經費使用也已經成為企業經費管理中的重要組成部分，但是根據筆者的觀察結果來看，很多企業在辦公用品使用上，存在有必要嚴重的浪費現象，造成了辦公成本的不必要增加，因此，對于企業管理者來講，依托相關措施，控制企業辦公用品的消耗，對于提升企業經濟效益，將會起到十分重要的作用。

一、企業降低辦公用品消耗的意義分析

實際上，在企業成本管理當中，辦公用品消耗屬于企業行政管理和成本管理中的一項分支內容。雖然這些辦公用品價值不高，但是類別眾多、用途多元，在管理過程中有一定的難度，而在現實當中，在當前時代背景下，企業也沒有針對辦公用品消耗進行過多的管理，導致了企業在辦公用品使用方面存在有比較嚴重的鋪張浪費現象，所以，對企業辦公用品消耗進行控制，不僅能夠有效節約辦公成本，同時也能讓企業在對辦公用品的使用和管理上變得更為規范，這對于企業自身的規范化建設，將會帶來十分積極的影響。

二、減低企業辦公用品消耗，降低辦公成本的有效措施

（一）全面了解辦公用品的使用范圍和使用部門

第一，了解辦公用品使用范圍。對于管理者來說，想要對辦公用品使用量進行有效控制，避免不必要的浪費。首先需要確定辦公用品的使用路徑和使用方式，了解本企業所使用的辦公用品類型。根據筆者的經驗，辦公用品涉及有紙張、筆、桌椅、文件袋、訂書機、訂書針、復印機、打印機、傳真機、電腦等工具。因此，相關管理人員需要對企業中所使用的辦公用品信息進行收集和歸納，建立數據庫，通過數據的對比分析，了解企業中相關部門科室對各類辦公用品的具體使用情況，并在之后設定適合該部門科室的辦公用品使用制度。

第二，確定企業中哪些工作人員將會在工作中消耗較多的辦公用品。對于企業來講，其日常工作中，對于辦公用品的使用，不單單涉及行政部門，還包含有財政管理部門、黨委部門、工會部門等，同時在生產車間等區域，也通常建立有辦公室等，同樣需要使用一定量的辦公用品，基于上述情況，管理者必須要在企業中針對辦公用品的使用進行統籌管理，制定有針對性的各科室辦公用品經費預算，保障辦公用品的消耗，在合理范圍區間。

（二）建立嚴格健全的辦公用品使用管理制度

制度的建設，其目的是為了規范企業中各部門工作人員的行為方式，建立辦事標準，讓企業工作人員全方位了解辦公用品消耗程度，讓企業能夠在辦公經費上得到有效的控制，因此，筆者建議在以下方面進行制度建設。

首先，是對傳統意義上的辦公用品種類進行劃分。在實踐過程中可以將其劃分成消耗品（印刷紙張、膠水、書寫筆、便簽紙等）、管制消耗品（如電池、修正液、文件夾等）、耐用品（如剪刀、計算器、訂書機等）。對于消耗品來講，需要制定相關的使用標準，例如紙張的正反面使用比例，簽字筆的水墨含量等，只有在達到相關使用標準之后，才能進行這些用品的更新；針對管制消耗品，施行定期更換策略，如遙控器中的電池，可以根據使用頻次，每間隔3-6 月進行一次更壞；針對耐用品，辦公室當中應指派專業工作人員進行管理，避免遺失。

其次，對各類辦公用品的申領程序進行嚴格規定。通常情況下，辦公用品因為自身使用被消耗，所以進行更換無法避免，而在申領環境，若沒有進行嚴格的記錄管理，便有可能讓相關部門在申領之后，出現使用浪費等情況，因此對于管理部門來說，應當通過制定申領流程，確定領用要求，對各部門辦公用品使用情況進行統籌管理，實現對辦公用品消耗的有效控制。

（三）建立辦公用品使用規范

企業應當施行內部聯網管理制度，對其中的貴重辦公用品，如電腦、打印機、復印機等施行統一管理，多部門使用模式。科學實用性現代化辦公技術，依靠互聯網，計算機等進行文件的閱讀、批注以及記錄，針對計算機使用過程中的耗材使用（如鼠標、硒鼓等），必須要經過部門經理審核，在批準后才能使用，在申領后需要以舊換新。

（四）建立降耗方案

第一，強化照明用電管理，降低電力消耗。在企業中，針對辦公室、會議室等區域，使用節能照明技術，降低對電能的使用；第二，降低辦公用品使用的規章制度，施行定期檢查，對檢查中發現的辦公用品鋪張浪費現象進行及時通報。第三，制定獎懲方案，制度還需要涉及獎懲方面的內容，獎懲措施包括對個人和部門兩個層面，針對企業中嚴格遵循要求，對各類辦公用品的使用進行嚴格管理控制的個人和部門進行物質獎勵，以此來樹立典型，針對存在有嚴重違反規定要求，在辦公用品使用中存在有嚴重鋪張浪費情況的個人或部門給予適當的懲罰，由此來讓企業中所有工作人員和部門建立節約意識。

（五）優化采購環節成本控制

在針對辦公用品消耗進行控制的過程中，針對采購源頭的成本控制同樣是工作的重點。在實踐過程中，采購部門需要秉持能不買就不買的原則，盡量延長辦公室中各類貴重辦公用品的使用壽命，另外，可以和銷售方建立良好的合作關系，實現對貨物采購價格的有效控制，并且讓采購方支持辦公用品的送貨上門，最大限度節約運輸等方面的費用成本。

整體來講，依托上述措施，可以實現對企業辦公成本的有效控制，值得注意的是，企業領導者需要在這一過程中發揮模范帶頭作用，依靠樹立榜樣，讓企業內部人士到企業高層對控制辦公用品消耗的重視程度，從而讓各部門在今后的工作中能夠避免形式主義作風，切實降低對辦公用品的使用消耗。

三、結束語

筆者認為，在降低辦公用品消耗方面，需要企業進行制度建設，并且強化對各項制度的執行力度，建立成本控制思想，讓企業中的每一位工作人員都具有良好的責任意識，通過統籌管理，實現對辦公用品消耗的有效控制，降低辦公用品的成本。