鐵路建設(shè)檔案管理存在的問題及對(duì)策

閆學(xué)謙 山東省招遠(yuǎn)市鐵路建設(shè)服務(wù)中心

鐵路建設(shè)檔案，是工程建設(shè)的真實(shí)記錄、質(zhì)量鑒定與追溯的有力依據(jù)。可以說，鐵路建設(shè)檔案，主要是在鐵路項(xiàng)目的建設(shè)、管理過程中所形成的，其保存價(jià)值極高，尤其是進(jìn)行稽查、審計(jì)乃至驗(yàn)收和養(yǎng)護(hù)等方面都能起到重要的作用。伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，鐵路建設(shè)任務(wù)十分艱巨，隨之而來的鐵路建設(shè)檔案問題日益凸顯，在很大程度上影響鐵路的正常運(yùn)營、維護(hù)。因此，在鐵路建設(shè)項(xiàng)目之中，加強(qiáng)對(duì)鐵路建設(shè)檔案的管理，進(jìn)一步增強(qiáng)鐵路建設(shè)檔案管理水平與質(zhì)量，從而推動(dòng)鐵路企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

一、鐵路建設(shè)檔案管理存在的問題

（一）管理體系發(fā)展緩慢

70年代末鐵路檔案管理工作的重點(diǎn)在于整理并保存機(jī)關(guān)功能類的文件，也就是所謂的文書檔案。而到了二十世紀(jì)八十年代中期，開始集中整合會(huì)計(jì)檔案，直到九十年代末，鐵路建設(shè)檔案管理才開始隨著鐵路建設(shè)的發(fā)展，逐步走上制度化、規(guī)范化的管理道路[1]。但是不難發(fā)現(xiàn)，由于鐵路建設(shè)檔案管理的相關(guān)制度等起步時(shí)間晚，正好遇上了鐵路建設(shè)高速發(fā)展階段，再加上管理機(jī)構(gòu)的變動(dòng)，導(dǎo)致鐵路建設(shè)檔案管理無法真正落實(shí)，從而造成鐵路建設(shè)檔案管理難以跟上鐵路建設(shè)發(fā)展的步伐，尤其是高鐵建設(shè)節(jié)奏的加快需求。

（二）檔案管理不到位

根據(jù)國家要求以及檔案局的規(guī)定開展工程建設(shè)過程中，其文件相關(guān)管理作為其管理的重要組成部分，以及質(zhì)量驗(yàn)收的重要內(nèi)容，因此說鐵路建設(shè)檔案的管理同樣如此重要。但是由于鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目，其點(diǎn)多線長、野外作業(yè)特點(diǎn)十分突出，加之工期緊、任務(wù)重，以及工作條件有限，所以很多時(shí)候無法落實(shí)相關(guān)的要求及規(guī)定，造成檔案管理不夠到位，導(dǎo)致其歸檔文件的完整、準(zhǔn)確，甚至難以保障及時(shí)的移交歸檔。

（三）檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)滯后

對(duì)于當(dāng)前的鐵路建設(shè)工程來說，猶如雨后春筍蓬勃的發(fā)展，其規(guī)模也逐漸的擴(kuò)大。僅在山東省招遠(yuǎn)市境內(nèi)，目前就有兩條鐵路正在建設(shè)當(dāng)中。其中，大萊龍鐵路的擴(kuò)能改造其主體工程于年內(nèi)完成同時(shí)2020年以動(dòng)土開工開展濰煙高鐵的建立，建設(shè)工期4年，需要有關(guān)鐵路建設(shè)管理機(jī)構(gòu)的檔案部門為鐵路建設(shè)項(xiàng)目提供全面的、有效的檔案資料，為項(xiàng)目質(zhì)量的提升打下扎實(shí)基礎(chǔ)，但是由目前管理工作來看，從歸檔、實(shí)行分類等要素進(jìn)行分析都沒有給予及時(shí)的修訂，導(dǎo)致裝備更新過程中，所出現(xiàn)的全新技術(shù)、工藝等以往沒有的文件資料，從而在具體的歸檔和編碼時(shí)，無所遵循、漫無目的，勢必發(fā)生歸檔的隨意現(xiàn)象，影響歸檔的質(zhì)量。

二、鐵路建設(shè)檔案管理的有效策略

（一）建立檔案管理約束機(jī)制

對(duì)于鐵路建設(shè)檔案管理來說，想要從源頭上確保檔案管理的落實(shí)，就需要鐵路單位及各參建單位加強(qiáng)合作，簽訂長期的合同關(guān)系，并且借助合同、經(jīng)濟(jì)措施，對(duì)各個(gè)單位的有關(guān)檔案管理工作進(jìn)行制約，提升工作效率。由此一來，在實(shí)際的勘察設(shè)計(jì)或者委托建立，乃至施工承包合同協(xié)議之中，能夠明確檔案工作?？?，堅(jiān)持誰負(fù)責(zé)文件，誰就負(fù)責(zé)立卷歸檔這一原則，對(duì)設(shè)計(jì)與建立，還有施工單位等項(xiàng)目資料，進(jìn)行要求、內(nèi)容及交接的時(shí)間的編制。

首先，對(duì)于勘察的設(shè)計(jì)合同協(xié)議簽訂來說，還要明確其單位設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容，包括分?jǐn)?shù)、交付時(shí)間要滿足項(xiàng)目的申報(bào)，以及審核批復(fù)等規(guī)定[2]。其次，對(duì)于委托監(jiān)理合同協(xié)議的簽訂，明確建設(shè)單位提交的檔案以及專項(xiàng)報(bào)告責(zé)任制度。同時(shí)進(jìn)一步明確監(jiān)理單位對(duì)施工單位各項(xiàng)文件開展審核工作，如竣工文件、竣工圖等等。這一過程，也是對(duì)施工中形成的文件資料完整性，還有竣工與實(shí)體是否符合，同時(shí)書寫的材料是否規(guī)范、文件材料質(zhì)量是否高等。同時(shí)還需要做好隱蔽工程驗(yàn)收工作，確保質(zhì)量材料的真實(shí)可靠，完善檔案工作與項(xiàng)目工作，將兩者共同開展。最后針對(duì)施工承包合同進(jìn)行簽訂，需以檔案與建設(shè)項(xiàng)目工程的進(jìn)度三個(gè)同步，這三個(gè)同步指的是技術(shù)文件與實(shí)體驗(yàn)工計(jì)價(jià)同步、竣工檔案與驗(yàn)收檔案同步、尾款返還和檔案驗(yàn)收同步。

（二）加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理人員的素養(yǎng)對(duì)于檔案管理效率質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，所以開展鐵路建設(shè)檔案管理需進(jìn)一步強(qiáng)化管理人員的培訓(xùn)工作。比如開工前，對(duì)檔案編制要求加以明確，并且組織專家對(duì)檔案手冊進(jìn)行編制，還有制定好表格的模板等，并且將其發(fā)放給各個(gè)參見單位，以便指導(dǎo)其規(guī)范的填寫檔案資料[3]。同時(shí)各個(gè)參建單位，也要定期、不定位邀請(qǐng)上級(jí)的檔案管理人員，進(jìn)入到本項(xiàng)目中進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢加以培訓(xùn)。另外，還可以派遣檔案人員，去各個(gè)省市乃至中國的鐵路總公司、各個(gè)鐵路局開展的培訓(xùn)活動(dòng)，以此來汲取豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理水平。

（三）做好檔案接收把關(guān)工作

接收鐵路檔案并不是單純工作程序的接收或看成簡單任務(wù)來完成，而是需要把其作為檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的再次培訓(xùn)，以及再交流的途徑，以此來做好檔案接收的關(guān)口，提升檔案歸檔文件的質(zhì)量。首先，相關(guān)部門要提前介入到建設(shè)單位間開展制度完善工作，構(gòu)建符合檔案管理工作需求的制度，同時(shí)提出整理與收集要求，并明確移交驗(yàn)收等標(biāo)準(zhǔn)。其次，各個(gè)參見單位的檔案管理工作，也要加大其監(jiān)督與檢查的力度，以便及時(shí)的了解到其資料的編制和收集等工作情況。由此一來，通過對(duì)鐵路建設(shè)檔案的接收，將不符合歸檔要求的文件，堅(jiān)決阻攔檔案入庫門口，從而真正實(shí)現(xiàn)鐵路建設(shè)檔案管理各項(xiàng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)。

三、結(jié)束語

綜上所述，作為是鐵路建設(shè)項(xiàng)目管理中的重要工作之一，其鐵路建設(shè)檔案管理工作，會(huì)直接關(guān)系到鐵路的建設(shè)及其運(yùn)營的質(zhì)量。因此，要加強(qiáng)鐵路建設(shè)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，充分發(fā)揮出鐵路建設(shè)檔案的價(jià)值與作用，更好的為鐵路建設(shè)與發(fā)展所服務(wù)，以此來實(shí)現(xiàn)鐵路建設(shè)檔案管理水平與效率的明顯提升，從而進(jìn)一步推動(dòng)鐵路建設(shè)事業(yè)的持續(xù)、有序發(fā)展。