如何運用信息化做好公立醫(yī)院政務檔案管理工作

韓麗娟 浙江省杭州市紅十字會醫(yī)院

檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案管理模式，不斷適應數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化，提升檔案管理水平和服務效率，最大限度地滿足社會需求，更好地實現(xiàn)檔案價值是檔案信息化建設(shè)的主要目的。

隨著社會發(fā)展，檔案管理信息化作為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)重要環(huán)節(jié)，其實現(xiàn)了資源信息共享，也提高了檔案管理工作效率。但是，就目前而言，眾多公立醫(yī)院檔案管理信息化進程緩慢，一系列重大問題導致政務檔案信息化管理進程受阻，甚至阻礙了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。因此，要探索相關(guān)措施來解決這一系列問題，促進檔案管理信息化進程。

一、更新政務檔案管理理念

領(lǐng)導重視和群眾參與是檔案信息化建設(shè)的根本保障。傳統(tǒng)政務檔案管理理念往往脫離實際，部分醫(yī)院檔案管理工作人員認為信息化政務檔案管理只是單純的將政務信息錄入電腦，用電腦進行檔案管理和保存，但這是錯誤的認知。信息化不僅只是使用電腦，還需要利用電腦對收集的政務檔案信息進行分析整理，整合各項資源，將檔案管理的重心由實體變?yōu)樾畔ⅰａt(yī)院高層領(lǐng)導者要重視對傳統(tǒng)檔案管理理念進行探索創(chuàng)新，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對醫(yī)院內(nèi)的政務信息進行全面的整合、分析，營造一個領(lǐng)導重視、職工配合的工作環(huán)境，做好醫(yī)院政務檔案的管理工作。

二、統(tǒng)一檔案管理標準

統(tǒng)一的檔案管理標準是檔案信息化建設(shè)的首要條件。只有在制定相關(guān)的檔案管理標準的基礎(chǔ)上，才能將檔案管理工作做得井然有序。由于醫(yī)院檔案管理標準不統(tǒng)一，管理軟件五花八門、管理信息部門分配不合理、錄入信息標準不一等等，導致一些公立醫(yī)院政務檔案信息管理雜亂無章。

首先，要根據(jù)不同的部門，引進合適的政務檔案管理系統(tǒng)，如人事部門采用人事部政務檔案管理系統(tǒng)等。各部門采用適合自己的管理系統(tǒng)，一方面可以提高檔案管理效率，另一方面可以使政務檔案管理工作具有科學性。其次，需要出臺規(guī)范的政務檔案管理標準，使政務檔案管理錄入信息具有統(tǒng)一標準。公立醫(yī)院管理層要根據(jù)時代發(fā)展與時俱進，實時更新政務檔案管理標準，使醫(yī)院政務檔案管理工作不落后于社會、落后于時代，具有實時性的特點[2]。要根據(jù)我國相關(guān)政務檔案管理法律規(guī)定，建立規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理制度，使政務檔案管理趨于制度化、合理化。可以建立相關(guān)的責任制，如崗位責任制，督促政務檔案管理工作相關(guān)人員認真履行其肩負的責任，此外，還要明確各個部門檔案管理的責任范疇，將檔案信息的錄入、收集和整理過程具體分配到某一個人，根據(jù)醫(yī)院具體職能設(shè)置專職檔案員，可以防止工作過程中相互推諉，提高工作效率。

三、建立共享檔案信息資源庫

基礎(chǔ)投入和資源共享是檔案信息化的必要條件。醫(yī)院要加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的資金、人力等投入力度，扶持并推動其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，最終實現(xiàn)政務檔案信息資源在院內(nèi)共享。檔案信息化可滿足部分人員對其進行參考利用，并且可以通過其探究一些重大問題，部分醫(yī)院檔案管理信息化程度不高，難以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)政務檔案管理信息資源共享。想要徹底解決這個問題，首先，醫(yī)院應增加政務檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入和人力資源投入預算。引進檔案管理系統(tǒng)軟件等設(shè)施，如掃描儀、專用電腦等等，使政務檔案管理嚴謹有序、統(tǒng)一合理，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源共享。其次，需要構(gòu)建院內(nèi)政務檔案資料共享平臺，加強各科室的政務檔案信息交流，提高政務檔案管理信息化的同時，可以使檔案信息化管理趨于醫(yī)院常態(tài)，提高各科室檔案信息交流程度，使檔案信息得到有效利用。此外要根據(jù)對檔案資料重要程度進行權(quán)限設(shè)置，同時對于一些重要資料要進行保密處理，不可以將任何信息都進行資源共享，嚴格做好重要信息資源的保密工作，既方便不同的人查詢不同的資料，也可以防止重要信息外泄。

四、強化人員信息化業(yè)務培訓

高素質(zhì)的檔案工作者是檔案信息化的人才基礎(chǔ)。專業(yè)的檔案管理人員可以有效提高政務檔案信息化管理的進程，有條不紊地進行政務管理，建立層次分明的政務檔案信息庫。每個崗位都需要有能力的人來擔任，醫(yī)院政務檔案管理專業(yè)性強，更需要挑選具有專業(yè)知識的人員從事檔案管理工作。要想選擇合適的人從事檔案管理工作，首先，需要醫(yī)院人事部選取部分擁有管理、信息處理等專業(yè)能力素養(yǎng)的人員進行進一步的培訓，他們對這些專業(yè)性強的知識具有較強的接收能力。其次，公立醫(yī)院領(lǐng)導者要選取適合的講師，對各部門從事政務檔案管理工作的人員進行專業(yè)培訓，引導他們加強信息化管理意識和處理措施，提高他們對計算機等專業(yè)性設(shè)備的熟悉運用程度，在增加理論知識的同時，邀請本院從事政務檔案管理工作許久、擁有極強檔案管理能力的老員工對新員工進行經(jīng)驗傳授、指導實踐，同時，也要員工自己結(jié)合學習的理論知識進行一定的實踐探索，熟練運用各種信息化管理知識解決實際管理過程中各種問題，加強理論與實踐的結(jié)合。擁有極強檔案信息化管理專業(yè)能力的工作人員在從事管理過程中，既可以加快醫(yī)院政務檔案管理信息化，也可以提高管理工作效率。

五、總結(jié)

2021年是中國共產(chǎn)黨成立100周年，也是“十四五”開局之年。站在新的歷史起點上，檔案管理工作要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，突出以人民為中心的發(fā)展思想，不斷提高檔案管理能力和服務水平，推進檔案數(shù)字化、信息化。