淺析W公司“自動化管理”模式

牛鳳各 中國人民大學

一、W公司的管理現狀

W公司于2008年成立，主營業務是為企業提供信息資訊和咨詢服務。員工50余人，年齡大多數在35歲-40歲之間，男女比例無明顯差異。公司現行的組織結構非常簡單，按照管理層級來說，只有兩級，總經理和咨詢顧問/后勤支撐?？偨浝碡撠煿镜娜婀芾恚渌藛T相互之前沒有管理與被管理的關系，僅僅是工作之間的配合，所有事情的審批權都在總經理。

對于一個50余人的團隊，總經理一人如何管理呢？首先對業務內容進行梳理，對業務人員崗位職責重新劃定。W公司將業務內容劃分為信息采集、報告撰寫、銷售簽單三部分，三部分內容由咨詢顧問一人完成。其次，大力削減支撐部門，僅留財務1人、人力1人、前臺1人。第三，就咨詢顧問崗設計升值通道，根據簽單額、咨詢經驗等可升級高級顧問、專家顧問；第四，設置助理崗兩人，分別服務于銷售簽單指導與報告撰寫指導，該崗位只進行技術層面的指導與審核，不具有任何的行政管理權限。所有崗位人員按照總經理制定好的規章制度、操作規范執行工作任務，借助于信息管理系統進行信息反饋和過程監督管理。

從企業盈利的角度上看，W公司運營的很好，在行業內有一定的影響力。公司業務進展順利，所有工作不以個人意志為轉移，員工按照相應的工作標準按時保質保量的完成工作任務，不需人員干預，故起名為“自動化管理”。

二、W公司變革的原因

企業變革的動因一般可以歸納為以下幾個方面：一是企業一般外部環境的變化。企業一般外部環境主要是指企業面臨的政治法律、經濟、社會文化和技術等外部環境因素。W公司所處行業的外部環境沒有明顯變化。二是企業具體外部環境的變化。W公司在行業內十余年，行業成熟，競爭不激烈，企業地位較穩定。三是顧客需求的變化。W公司的客戶是企業客戶，主要是關于信息資訊方面的需求，需求單一無變化。四是企業內部環境的變化，官僚主義、業務流程不順暢、部門之間沖突加劇、集體利益被嚴重忽視、缺乏創新和學習等。

訪談得知，促使W公司下定決心改革的主要因素是企業內部環境的變化。企業規模越來越大，管理層級越來越多，各類管理弊病日益突出，官僚主義嚴重、業務流程不暢、部門之間沖突加劇等，削弱了企業的競爭力，企業危機四伏。

三、“自動化管理”模式的形成

企業成立十余年來，經歷了各種管理上的變革。最徹底的變革結果就是現在的“自動化管理”。

公司員工最多的時候達到300余人，各層級管理人員占比超過總數的20%。企業由小變大，收入越來越多，利潤卻越來越少，管理人員很多，但是解決問題的能力很弱，流程煩瑣，效率低下，內耗嚴重；為了改變現狀，公司又進一步制定各項制度，建立在原有組織架構基礎上的制度形同虛設。

經過近兩年的探索，總經理決定回到企業“做事”的核心上來，之前總是圍繞著人轉，想著怎么管人，慢慢的就忘記了企業的目的是做事，并把事情做到極致。他試著跳出企業，站在旁觀者的角度看企業的問題，分析公司的業務特點、人員需求，探索確定組織架構和管理方式。在此基礎上，借助信息化技術，將各類業務操作規范、業務管理流程等通過信息化手段實行動態過程監督，逐步形成自動化管理。

“自動化管理”的模式在最大限度內節約了管理成本，杜絕了官僚主義，大大提高了工作效率，使得企業利潤明顯增加。

四、“自動化管理”模式可實現的原因分析

（一）自身業務特點為“自動化管理”模式的形成提供了可能性

W咨詢公司業務以信息收集分析為主。業務內容單一、工作程序簡單、行業環境變化小、競爭不激烈，這些業務特點使企業內的決策更多是重復出現的程序化決策。這類決策有先例可循，為公司的標準化操作提供了可能性。

（二）所處成熟行業的特點為實現“自動化管理”提供了契機

W公司所做業務在國內并不是新興行業，行業發展趨于成熟，形成了相對穩定的業務規范、客戶群體、政策法律環境、競爭環境等。如果企業所處的行業是新興行業，面對新的未經證實的市場，技術的不確定性，戰略的不確定性，大量早期進入障礙等情況，這種情形下企業每天都面臨著新問題，自動化管理無從談起。成熟行業既有穩定性，同時也對企業提出了新的競爭要求，這為“自動化管理”的實現提供了契機。

（三）企業處于發展的成熟階段為實現“自動化管理”提供了經驗借鑒

W公司在其十來年的發展過程中，對該行業有清晰的認識，同時積累了豐富的企業發展經驗與教訓，這為企業管理模式變革提供了空間。它既能借助企業十來年總結的經驗發揮優勢，彌補短板，又能對行業發展有相對清晰的判斷，有的放矢，探索適應企業發展的模式。

（四）標準化與制度化管理執行到極致是“自動化管理”可實現的保障

W公司為各項業務制定了詳細的操作細則，規劃了清晰的工作路徑，即使是新入職的員工，通過內部管理平臺可以快速了解公司運轉的所有流程，進而進入工作狀態，完成自己的工作任務。這是實現“自動化管理”的關鍵部分，既明確了業務行為標準，又指明了各個環節信息的流向，使各個單元形成一個有機的整體。另一方面，公司吸取之前制度執行不力的經驗，借助信息化技術，各個關鍵環節都在系統內實現，若不按照操作細則執行，則業務流程無法進入相應的環節，從而影響工作任務的完成。

（五）信息技術的發展為“自動化管理”提供了技術條件

隨著互聯網的發展，信息技術在企業管理過程中得到越來越多的應用。通過信息化管理系統可以實現信息的有效管理、有效流通與共享，消除企業內部信息不暢的問題。信息技術的發展為“自動化管理”的實現提供了技術條件。

（六）員工特點是自動化管理實現的人力條件

W公司員工有自己的特點，一般都為高學歷高素質的人員，在邏輯思維、溝通表達、流程理解等方面有深度的認知，能夠勝任咨詢顧問多角色集一身的工作任務，員工綜合素質過硬是實現自動化管理的人力條件。

（七）豐厚的福利待遇為“自動化管理”提供了保障

“自動化管理”的實質是高控制管理，這在某種程度上壓制了人性自由，強化了工作任務帶來的壓力。這種情形下，企業還能擁有一個相對穩定的團隊源于提供給員工的高于同行業的豐厚薪酬。

（八）總經理對管理變革的決心是“自動化管理”模式形成的首要條件

任何企業變革都不是一件容易的事，變革過程中會遇到多方阻力，變革完成后企業原員工在崗率不足20%。總經理本人性格強勢、控制力較強、注重細節，是企業變革過程中的第一主導人。在變革前，總經理做了變革可能帶來的各種不利影響分析，認為在現有條件下發生的變革后果都是可接受的，堅持進行變革，并最終完成變革。企業領導者的變革決心是首要條件，是變革是否成功的關鍵因素。

五、“自動化管理”模式對其他企業的借鑒意義

“自動化管理”是一種較理想的管理模式，可以最大限度的降低企業管理成本、提高工作效率、增加企業收益。企業實現“自動化管理”對其所處的內外部環境、業務特點、員工素質、信息技術等方面有特定的要求。W公司雖然某種程度上實現了“自動化管理”，但也面臨著新的問題，例如招聘難度大，員工對企業的歸屬感低，利益氛圍濃厚，缺少企業凝聚力和忠誠度等。企業是由人組成的，人，是有思想的獨立個體，即使在組織中扮演組織要求的工作角色，但依然有自己的思想?！白詣踊芾怼钡墓芾砟Ｊ绞穷惐扔跈C械自動化提出的，而人有思想有情感，這就決定了人很難真的像機器一樣。在人的“自動化管理”過程中需要充分考慮人本身的社會性，需在企業文化、員工關懷、職業發展與職業成就感等方面做更多努力。另一方面，W公司的這種模式將企業所有的創新和對風險的把控全系于總經理一人，本身也是一種風險。

在企業發展過程中，隨著內外部環境的變化，企業會遇到各種各樣的問題，也許W咨詢公司的“自動化管理”模式能提供一些參考。不管企業所從事的業務如何復雜，在價值鏈的任何一個環節上都可以盡可能的精細化，標準化，形成小環節上的“自動化管理”，這樣企業就由多個不同的自動化管理的板塊構成，在各個自動化管理板塊之間可以進一步探索可“自動”銜接的部分，從而提升管理水平、優化管理模式、提高企業競爭力。