強化企業登記檔案管理的實踐與思考

蘇學云 北京北方生物技術研究所有限公司

企業登記檔案在登記過程中有不同的登記形式，有文字類、圖表類、音頻影像類等。在當下快速發展的經濟社會中，企業登記檔案呈現出數量激增、頻繁使用、其管理的動態化等等一系列的特點。越來越多的企業進行開辦、變更企業法人等登記，增加了企業登記檔案的數量。由于企業名稱、經營場地、企業經營范圍、法人、股東、注冊資本等企業必須的登記項目都是變化無常的，所以變更登記檔案的次數也越來越頻繁。如果企業轉換了經營場地，那么原企業登記檔案還需要轉移到新的登記機關處。對此，本文將對強化企業登記檔案管理的實踐加以分析和思考。

一、企業登記檔案管理的實踐

（1）規范企業登記檔案管理制度。企業登記檔案屬于市場監督管理局的重要業務檔案，理應建立一個規范制度。以蕭山為例，在2016 年，區市場監督管理部門根據《檔案法》和《企業檔案管理標準》制定了企業登記檔案資料查詢、檔案移交、檔案整理等文件，并采購檔案服務、企業登記檔案整理服務等工作。同時還規定明確的檔案管理制度，從領導到基層的每一位工作人員，都必須貫穿落實檔案管理制度，保證管理制度的有效實施。

（2）合理且充分的使用企業登記檔案影像系統。2003 年的蕭山企業就已經全面展開了數字化掃描工作，通過科學方法進行企業登記檔案的整理等工作。2016 年，杭州市場監督管理部門引進影像登記應用軟件，收集原分散在各個地方的企業登記檔案統一歸于市局進行保存。市場監督管理部門把掃描的檔案信息上傳到云文檔中，同時其他地方企業登記檔案管理部門也能夠查看檔案資源，與之資源共享，使各個部門連接起來，共同服務廣大群眾。

（3）便于企業登記檔案資料查詢。2019年市場監督管理部門在辦事處開通了便民服務，在辦事大廳中安裝了臺式自助查詢機，里面是通過文件掃描技術、影像存檔等科學技術儲存的企業登記檔案，在辦事大廳中還配有專門的指導人員，辦事人員可以用過自助查詢機進行企業檔案查詢等業務。這樣不僅方便群眾，還提高了辦事人員的工作效率。

（4）協調企業登記檔案的工作機制。提高企業領導對于企業登記檔案的重視，在每年年初年末總結中將企業發展情況登記入企業檔案，并按要求聽從上級管理部門的指導意見。在企業工作經營時，積極收集信息，增加檔案整理頻率，定期核對檢查檔案信息。將檔案管理工作列為企業重要項目，認真且嚴肅對待檔案管理工作。

（5）培訓專業工作人員，建立考核制度。培訓專業的檔案收集整理工作人員，并設立工作考核制度，加強企業登記檔案管理人員的思想重視。激勵員工仔細認真的進行檔案整理工作，有利于檔案整理的規范性。整理企業登記檔案并非輕松工作，工作力度甚至會比平常工作力度稍有增加。因此，企業需要培訓專門工作人員，來確保企業登記檔案工作管理的規范性和準確性。

二、強化企業登記檔案管理的幾點建議

（一）確保檔案管理的安全性

強化企業登記檔案管理，首先要確保檔案資料的安全性。企業登記檔案同個人檔案都是屬于機密性文件，不允許泄露檔案文件等此類事件的發生。可以使用多種手段來確保企業登記檔案的安全性，如安全瀏覽技術，防止在查閱檔案時瀏覽器遭到非法入侵而導致的檔案泄露，還可以使用數據加密的手段，來確保企業登記檔案的安全性，使企業和公眾都能夠放心使用。除此之外，根據不同的用戶類型設置權限，不同類型檔案建立不同的權限，讓用戶類型與檔案分類一一對應，也是保護檔案管理的有效措施。

（二）設立電子檔案管理，讓企業登記檔案電子化工作

為了方便群眾和企業，2017 年浙江省開展了電子化登記企業檔案工作，在政府部門的大力宣傳下，電子化申報的申請人越來越多，結合線上和線下雙進行的工作方法，部分申請人也可以選擇進行窗口登記。這樣也便于一些對電子產品還不太了解的中老年人進行企業登記。這種線上線下相結合的服務方式，提高了辦事效率，也得到了廣大群眾的一致好評。由于新模式的廣泛傳播，對電子化檔案登記整理也有了新的管理規范要求。首先要明確電子檔案信息，保證其完整性、真實性，并且檔案的可信度高，可用性強，不存在造假夸大等虛假信息。其次就是在電子檔案逐漸廣泛的同時，紙質化檔案也應按照規范進行保存，延續企業登記檔案里的內容資料。

（三）增加檔案管理的流動性

由于檔案變動反復無常，流動性較強，企業登記檔案的管理也是一個流動的過程。嚴格遵守檔案管理制度，對每一分檔案進行歸納分類，及時將需遷移的檔案進行檔案轉移工作。對于借閱人員，要嚴格執行借閱手續的辦理工作，并且時刻提醒借閱人員按時歸還檔案，加強對“出了門”的檔案的監督和管控。對于超時未歸還檔案人員，理應進行通知并且根據其超過時限進行相應的辦法措施處罰。有必要時需要進行強制收回，在查看檔案的完整性后再進行檔案入庫。

三、結束語

企業登記檔案是每一家企業必須經過的步驟，面對著這些爆發式激增的檔案文件，管理手段也需改進和優化。想要改革好企業登記檔案管理措施，除了要遵守政府工商管理部門的基本要求，企業也要不斷的自我優化改革企業登記檔案管理辦法，增強企業登記檔案管理意識，更好的去配合監管部門工作，才能使企業能夠的經濟效益穩步增加。在信息化高度發展的現在，加強企業登記檔案管理，是企業的首要目標，也是企業發展水平的基礎衡量，通過對企業登記檔案的實踐和思考，來提升企業的檔案管理水平，發揮企業登記檔案的價值，擴大企業的生產經營。