Excel數據分析處理功能在招生錄取中的應用

王鴻鵬

摘要：Excel電子表格作為目前應用最廣泛的辦公軟件之一，功能全面、操作方便，具有高度自動化、運算準確等特點，在表格處理、數據分析、圖表制作等方面應用廣泛。該文以招生工作中遇到的數據分析處理等問題為例，介紹如何利用Excel的自動篩選、分類匯總、數據透視及常用函數等功能，提高工作人員對信息自動化處理能力，提升工作效率。

關鍵詞：Excel 數據分析 篩選 數據透視 函數

中圖分類號：TP391文獻標識碼：A ? ? ? ?文章編號：1672-3791（2021）11（c）-0000-00

Absrtact： As one of the most widely used office software， Excel spreadsheet has comprehensive functions， convenient operation， high automation， accurate operation and other characteristics， and is widely used in table processing， data analysis， chart making and other aspects. This paper takes the data analysis and processing problems encountered in the recruitment work as examples， and introduces how to improve the staff's automatic information processing ability and work efficiency by using the automatic screening， classification and summary， data perspective and common functions of Excel.

Key Words：Excel;Data analysis;Filtering;Perspective;Functions;

在招生錄取工作中，會涉及大量錄取信息，要從眾多信息中得到各種有價值信息，這就需要對錄取數據進行分析、匯總處理。目前，較為常用的方式有兩種：一種是利用信息化軟件系統;二是利用Excel表格進行數據分析處理。因各高校使用的信息化軟件系統不一致，功能不完善，往往很難靈活應用，而利用Excel表格進行數據分析處理更加方便快捷，已成為眾多招生人員必備的基本技能。

1 Excel數據分析處理功能

隨著計算機信息技術的發展，現已經普及到我們生活、辦公等各個方面，讓人們的工作和生活模式發生了很多變化[1]。辦公軟件是我們使用計算機最為常見的軟件之一，它可完成文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、數據分析處理等方面工作[2]。目前較為常用的辦公軟件有Microsoft Office和WPS Office兩種。

Microsoft Office是由微軟公司開發的一套基于Windows操作系統的辦公軟件套裝[3]。常用組件有Word、Excel、PowerPoint等。圖形界面友好、可以方便處理文字、圖形和數據等功能，是最常用的辦公文檔處理軟件之一。

WPS Office是由北京金山辦公軟件股份有限公司開發的一套辦公軟件，可以實現文字、表格、演示文稿、PDF閱讀等多種功能。具有內存占用低、運行速度快、云功能多、通用性強的優點[4]。WPS Office個人版對個人用戶免費，逐漸占領了辦公軟件市場。

目前，Microsoft Office與WPS Office辦公軟件功能及用法基本一致，在某些方面，WPS Office使用更加便捷，更符合國人使用習慣。Excel表格是辦公應用軟件組件之一，能夠方便地制作人們日常工作中的各種電子表格，同時還提供了大量的函數及數據分析處理功能，在表格中可以直接運用這些函數進行數據統計、計算和分析，生成各種圖表，使辦公過程更加輕松自如。

2 招生錄取中常用的數據分析處理功能

在招生錄取工作中，考生數據往往以Excel表格形式出現，在使用方面，可利用Excel的自動篩選、分類匯總、數據透視、函數等功能，使二維的招生錄取數據迅速提取、轉化成人們需要的結果。

2.1自動篩選

篩選是將工作表中大量數據依據需要的條件進行顯示，不滿足條件的數據進行隱藏。篩選分為自動篩選和高級篩選，自動篩選用于篩選條件簡單的數據，高級篩選用于篩選條件復雜的數據，可按照多個條件及運算方式進行篩選。較為常用的仍為自動篩選[5]。以常見的考生信息表格為例，具體步驟如下：

考生信息表中列標往往有：姓名、性別、身份證號、準考證號、錄取專業、所在院系、考生類型、生源所在地等等。單擊選中首行（即列標所在的一行），選擇菜單“數據”—“篩選”—“自動篩選”。

此時，每一項列標處出現了“篩選器”下拉菜單，選中想要篩選的字段下拉菜單，即可呈現當前字段不同類型的數據統計結果，也可選擇相應結果進行進一步篩選，點擊后，所選條件的數據會單獨顯示出來，并且會提示符合條件的數據數量。比如：篩選不同專業人數、不同性別人數、不同生源地人數等。使用完成后，可選擇篩選菜單中的“全部顯示”以恢復所有數據。若篩選功能使用完成后，可再次單擊“篩選”以結束篩選狀態。

2.2 分類匯總

數據篩選可以實現特定字段的數據顯示與統計功能，但當需要對所有數據進行一次性統計時，篩選功能就變得不夠全面，因此可以使用分類匯總功能，實現特定數據的一次性匯總。分類匯總就是對數據按某個字段進行分類，將字段值相同的連續紀錄作為一類，進行求和、平均和計數等匯總運算[6]。例如：匯總出不同專業考生的平均分或最高分、最低分，匯總出不同專業的考生人數等。具體步驟如下：

在分類匯總前，必須對要分類的字段進行排序，否則分類匯總毫無意義。比如：要匯總各專業人數，則要先將數據按考生專業排序;要匯總不同考生類型的錄取分數情況，則要先將考生類型排序。

將鼠標定位到需要匯總的數據區域中的任意單元格，一般定位到錄取信息表中的任意單元格即可，單擊菜單“數據”—“分類匯總”，會彈出設置對話框。其中：“分類字段”選擇剛才排序的字段;“匯總方式”指的是將匯總的數據按求和、計數、平均值等;“選定匯總項”內可通過復選框勾選需要匯總的具體數據字段。

匯總后，數據會以分級顯示的方式呈現，可繼續點擊左側分級顯示欄中的“123”或“+-”符號，顯示或隱藏明細數據，匯總結果將在對應匯總項目下方顯示。

如果要恢復數據區域，可在對“分類匯總”對話框中選擇“全部刪除”，該項不會刪除數據本身，只會刪除匯總的結果，數據將會恢復匯總前的狀態。

2.3 數據透視表.

分類匯總一般只對一個字段分類匯總，但是如果想要對多個字段進行分類匯總，就必須用到數據透視表。數據透視表是一種對復雜數據進行快速匯總和建立交叉列表的交互式表格，提供多種組合方式，不同的組合方式反映不同的統計信息，幫助我們從不同角度分析解決問題。在數據透視表中，也可以利用報表篩選出用戶需要的數據。例如：匯總出不同專業男女生人數，匯總出不同院系、不同專業各錄取類型人數等等。具體步驟如下。

將鼠標定位到需要匯總的數據區域中的任意單元格，一般定位到錄取信息表中的任意單元格即可，單擊菜單“插入”—“數據透視表”，會彈出“創建數據透視表”對話框，確認數據區域和放置數據透視表的位置，點擊“確定”。

在彈出的“數據透視表字段”對話框中，定義數據透視表布局，可以理解為：將所需統計的字段類型拖入至區域內的“行”“列”“值”。例如：若要匯總各學院、各專業的不同錄取類型學生數，應將“二級學院”字段拖入至篩選器，將“錄取專業”托入至“行”區域，將“錄取類型”托入至“列”區域，將“姓名”托入至“值”區域?！爸怠眳^域在其他應用中，也可根據實際情況重新設置為求和、平均值、最大值、最小值等統計方式，在此例中，按默認的計數方式即可。

匯總完成后，工作區域會顯示當前匯總出的結果，結果上方“篩選器”可以進一步篩選不同學院的匯總結果。數據透視完成后，是以單獨工作表形式出現，若無需使用，可將生成的工作表刪除即可。

2.4 常用函數

函數是Excel中已經定義好的計算公式，函數使用的是參數的特定數值，按照特定的順序或結構進行。使用函數的方法大致有兩種：一是在單元格內直接輸入;二是利用函數向導完成函數輸入。Excel中提供了300多個函數，這些函數覆蓋了許多應用領域，每個函數需要設置不同的參數，要記住每個函數的名稱、參數及用法是不可能的，當知道函數的類別以及需要計算的問題時，或知道函數的名稱但不知道具體參數時，必須使用函數向導，使用時只需選定運算結果存放的某個單元格，然后點擊“函數”—“其他函數”，并搜索需要使用的函數名稱即可。

2.4.1 條件函數—IF

IF函數指的是Excel中的條件函數，是根據指定的條件來判斷其“真”（TRUE）、“假”（FALSE），根據邏輯計算的真假值，從而返回相應的內容，可以使用函數 IF 對數值和公式進行條件檢測。

該函數有3個參數，結構如下：IF（logical_test、value_if_true、value_if_false），即：IF（判斷條件、結果為真的返回值、 結果為假的返回值）。

第一參數是判斷條件，如“某單元格="**"”或“某單元格>**”，結果為真返回**，結果為假返回**。舉例如下。

在錄取數據中，判斷數據是否符合條件，如：總分大于等于300，返回結果“計算機應用”，否則返回結果“電子商務”。則可利用該函數并設置參數：IF（A2>=300，"計算機應用"， "電子商務"）。注意：若返回的結果為漢字，需用英文引號引起來，運算后會返回錄取專業。

2.4.2 條件判斷函數—COUNTIF

COUNTIF函數是Excel中的條件判斷函數，是用來統計指定區域中符合特定條件的單元格個數。需要指定判斷的區域，還需要輸入判斷的表達式。

該函數有兩個參數，結構如下：COUNTIF（range、criteria），即：COUNTIF（范圍、條件）。

第一個參數是需要判斷的數據區域或范圍，第二個參數是判斷的條件或表達式，計算的結果返回符合條件的單元格個數[6]。舉例如下。

在錄取數據中，若要統計成績大于等于300分的學生數、小于300分的學生數，并返回結果。則可利用該函數并設置參數：COUNTIF（A2：A11，">=300"）或COUNTIF（A2：A11，"<300"）。

2.4.3 排名函數—RANK

RANK函數是Excel中的排名函數，是用來計算某個數值相對于某些區域內數值的大小排名，并將排名返回。該函數有3個參數，結構如下：RANK（number、ref、[order]），即：RANK（數值、數值區域、升序或降序）。

第一個參數是需要進行排名的某一個數值，第二個參數是排序所需要比對的數值區域范圍，第三個參數是按升序或降序產生的排序方式（若為降序排序，可忽略），返回結果為排序的名次。舉例：

在錄取數據中，若要依據學生總分進行排名，并返回結果。則可利用該函數并設置參數：RANK（A2，$A$2：$A$11），注意：函數在復制到其他數據單元格內時，引用的數據范圍會發生變化，而排名函數所引用的數據區域范圍必須固定，否則會發生運算錯誤，因此需要將A2：A11范圍的行標、列標前分別加$符號，即改為：$A$2：$A$11，以固定數據范圍。

3 結語

Excel 是辦公應用軟件的一個重要的組成部分，一般的表格、計算、函數的應用等都可以用EXCEL來解決，現主要應用在數據管理、財經商貿、金融、投資等眾多領域，可以幫助我們在龐大的電子表格數據中快速分析、處理數據，利用篩選、分類匯總、數據透視等功能快速提取有用信息，利用函數、公式等功能快速運算數據，提高工作效率、輔助決策問題。

參考文獻

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[6] 李順蓉.Excel軟件在高校單科成績分析表中的應用[J].信息記錄材料，2020，21（9）：107-108.