事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

杜平 閻莊街道辦事處

一、事業單位檔案信息化建設內容

（一）基礎設施建設

事業單位檔案信息化基礎設施建設包括信息化軟件建設和信息化硬件建設。其中，前者主要包括OA 辦公自動化系統建設、電子文件歸檔及管理系統建設、單機/網絡版檔案管理系統，以及檔案管理數據庫系統。后者，主要包括計算機、掃描儀、服務器、網絡連接設備、打印機，等等。其中，檔案管理軟件系統模塊的應用應滿足事業單位在檔案數據管理、檔案編目、安全保密、系統維護等方面的要求，尤其是著錄標準、主題詞標引、數據交換、電子文件存儲標準等模塊均需符合檔案管理要求。

（二）信息資源建設

信息資源建設是事業單位檔案信息化建設的關鍵和核心，重點是要做好事業單位檔案數據庫建設和管理。從事業單位檔案內容及其類型來看，主要包括目錄數據庫、多媒體數據庫、重要檔案數據庫和全文數據庫。其中，目錄數據庫主要包括事業單位檔案中的全宗、案卷級、文件級、電子文件等計算機機讀目錄數據庫；多媒體數據庫則主要包括音像資料、光盤，以及實物掃描類檔案資料。

（三）標準規范建設

事業單位檔案信息化建設的重要保障來自相關的標準和規范，是事業單位檔案信息化建設規范、有序、健康的保障。具體來說，主要是根據《檔案法》《單位檔案管理辦法》等相關規定，結合事業單位檔案信息化建設的實際需要，制定相應的檔案管理標準和規范。

（四）應用系統建設

應用系統建設是事業單位檔案利用，發揮檔案信息資源價值的重要支撐。一般包括局域網建設和信息網建設。其中，局域網建設主要由計算機、網絡連接設備、服務器、傳輸介質以及網卡等組成。應用系統中的軟件建設主要是由事業單位檔案管理相關的服務器系統、DOS 系統等組成，通常由單位辦公室、檔案室負責數字信息加工。信息網建設則主要檔案信息化與Internet 鏈接，實現信息資源的互聯共享。

二、事業單位檔案信息化建設對策

（一）樹立信息化檔案管理理念

理念是行為的先導，在計算機信息技術快速發展，檔案信息化建設如火如荼的時代發展背景下，單位管理者，以及檔案工作者要在思想上牢固樹立信息化管理理念，在思想上要高度重視檔案信息化工作，將檔案信息化納入單位生產、經營和管理的各個方面，納入單位各個崗位、部門的年度考核，并在人、財、物等方面加大信息化建設投入力度，打牢單位信息化建設基礎，并做好單位信息化建設頂層設計，將檔案信息化建設與單位長遠發展規劃有機結合起來，夯實單位檔案信息化建設根基。

（二）健全信息化檔案資源體系

事業單位要在存量和增量兩個方面不斷豐富單位信息化檔案資源內容，健全單位信息化檔案資源體系結構。一方面，利用第三方專業技術和設備，加快館藏紙質檔案、聲像檔案等數字化信息采集，做好事業單位存量檔案信息化。另一方面，要切實做好增量檔案信息化工作。按照檔案信息化建設的規范、標準和要求，從事業單位檔案資料的信息化收集、鑒定、整理、編目、歸檔等，嚴格按照信息化標準規范進行全程信息化管理。

（三）注重信息化檔案技術應用

加快推進信息化技術在事業單位檔案管理中的應用，切實發揮信息技術在事業單位檔案管理中的應有作用。例如，加大計算機、信息網絡技術的應用，不斷提升事業單位信息化水平，將計算機信息技術應用于事業單位檔案統計、檔案編研分析，提升事業單位檔案信息技能水平。注重局域網、數據庫平臺，以及互聯網、物聯網技術的應用，加大事業單位檔案信息交流及網絡互聯互通，實現事業單位檔案信息共享。引入電子密鑰，身份訪問認證，以及特殊存儲介質等技術，加大事業單位檔案安全防護技術水平。

（四）培育信息化檔案人才隊伍

事業單位檔案信息化建設離不開一支高素質的復合型人才隊伍作為支撐和保障。事業單位管理者要高度重視檔案人才隊伍建設，既要加大專業人才引進力度，通過人才招聘，及時在人才市場中招聘具有一定信息素養、掌握扎實檔案理論知識的專業人才，及時補充到檔案管理工作崗位中。同時，也要注重復合型人才隊伍的培養，有針對性地開展業務知識培訓，通過定期舉辦業務知識培訓，信息技術專業知識講座、業務競賽等形式，大力培養熟練掌握檔案、網絡、信息、安全等綜合業務知識的復合型人才隊伍。

（五）突出信息化檔案資源利用

事業單位檔案信息化建設的最終目的之一是要依托信息化技術，不斷提升事業單位檔案資源的綜合利用，滿足單位發展的現實需要。一方面，要加強事業單位檔案目錄數據庫建設，結合事業單位檔案管理實際工作需要，開發出符合事業單位檔案管理的標準化應用系統，加快檔案目錄錄入，為單位檔案資源利用提供可靠保障。此外，要根據事業單位檔案內部不同部門、不同人員以及不同崗位職責，設置相應的檔案查詢權限，便于檔案信息資源的查詢、檢索、下載、利用和在線閱讀等等，發揮事業單位檔案信息化利用價值，為事業單位發展壯大提供寶貴信息支撐。

三、結語

在當今信息技術不斷發展形勢下，以信息化建設來推動檔案事業發展戰略轉型勢在必行。面對檔案信息化建設進程中存在的各種問題，我們要縱覽全局，結合宏觀的理論探討與具體實踐的操作，不斷地總結實踐過程中的經驗教訓，發揮檔案人的主觀能動性和首創精神，在標準、制度和規范指導下，使檔案信息化建設工作順利開展，不斷突破檔案管理和技術瓶頸，實現檔案管理的創新發展，進一步實現以信息化技術為驅動力，促進檔案事業發展的戰略轉型。