信息化時代人事檔案的風險管理

陳哲 張明珍 煙臺市套子灣污水處理有限公司

人事檔案是人事管理活動的重要組成部分，記錄了個人在各個方面的信息，是人才履歷和品格的直觀體現，也是單位培養選擇人才的重要依據。隨著市場經濟的飛速發展，目前在檔案的管理和事業單位中存在的問題也逐步顯現。本文對存在的問題進行分析，并提出相應的解決措施。

一、人事檔案管理網絡信息化的意義

1）有助于提升人事檔案的使用價值。人事檔案是每一位員工的成長縮影，是企業和單位選拔人才匹配工作崗位的根據。人事檔案運用網絡信息化的管理模式，可以使信息之間建立起關聯，有助于人事檔案信息資源實現共享，從而使企業或者單位更好更快地了解員工過往的真實經歷，分析出員工的特點及所長，選拔出更匹配企業自身發展的優秀人才。人事檔案網絡信息化使企業和單位選拔人才更快捷、更精準，提升了人事檔案的使用價值。2）有助于保障人事檔案信息的時效性和安全性。隨著信息時代的到來，網絡在人們的生活中占據著越來越重要的地位，不論是作為企業招聘人才和開展業務的渠道，還是作為企業內部管理的重要手段，都對企業的發展產生了巨大的影響。人事檔案的網絡信息化可以使人事檔案信息借助網絡的力量快速傳遞，從而實現人事檔案信息在網絡平臺上的即時更新，保證了人事檔案信息的時效性。

二、信息化時代人事檔案的風險管理

（一）建立規范的管理機制，用嚴格的制度去約束管理

例如，制定《人事檔案信息化管理人員崗位職責》《人事檔案信息化場地管理辦法》《人事檔案出入庫交接辦法》《人事檔案信息化保密協議》《人事檔案信息化應急預案》《外包人員保密承諾書》等適應信息化建設的相關管理制度。

（二）積極引進先進的技術設備

人事檔案管理網絡信息化的實現依賴于高效的網絡平臺和先進的信息化技術，這就對檔案管理的硬件設施提出了較高的要求，想要實現高效率的檔案信息化管理，必須構建完善的網絡信息服務平臺，積極引進先進的設施設備以及網絡信息技術人才。根據企業自身人事檔案管理要求，對管理系統的功能和結構進行完善，只有這樣才能保證檔案信息的傳輸功能和共享水平，保證檔案信息管理工作有效開展。

（三）推行管理工作的信息化數據庫

應該大力推行信息化建設，努力將人事檔案管理工作實現信息化，在配備計算機等信息化設備的前提下，加大對操作人員計算機技能的培訓，盡量防止使用手工操作的手段進行管理，讓管理者可以及時掌握最新設備的使用技能，從而提高認識檔案管控的水平和工作效率。信息數據必須規范，若沒有統一的格式及標準，便不能實現地區、專業系統及國家的人力資源信息共享的目的，在數據信息設置中可以增設一條有關單位、部門特征的項目。信息分類數據庫設立的內容通常有身份證號、姓名、性別、工作單位、現住址、聯系電話、畢業學校等信息。這是人事檔案管理的基礎，是人事檔案信息化管理的核心，可以集中組織、管理人員所需的所有基礎數據，不但可以重復使用，提升利用率，還能消除重復數據收集存儲，使結構合理、功能齊全，能夠共享人才信息資源庫，可時刻為組織、人事的業務管理者提供多種功能、深層次的信息服務。

（四）加強制度建設，提升網絡安全防范意識

制度的建設以及安全防范意識的樹立，直接地關乎各項管理工作與應急措施的有效執行，不管是從人事檔案管理風險的階段中，還是完善制度都是防范安全事故出現的有效手段。突出對人事檔案的信息管理安全事件發生頻率，提升各個環節的安全管理工作開展效率，例如在人事檔案的共享、利用等工作環節中，重點突出對存在風險較多的環節加以安全管理等。針對管理人員講，可通過學術講座、業務培訓等方式，不斷地提升檔案管理人員自身的信息素養，加強其對人事檔案管理存在價值的認識。并對工作的流程進行優化、對人事檔案的經手人員進行登記，保障可有效的追溯。通過提升全體員工網絡安全防范意識，加以對檔案工作開展宣傳，提升人們對人事檔案工作泄露的危害性認識、提升員工對秘鑰的管理，以及日常生活中信息安全意識，能自覺地重視對個人信息的保護。

（五）完善人事檔案的系統架構設計

人事檔案想要由傳統的管理形式轉化為網絡信息化的管理形式，首先要根據企業的實際情況對人事檔案進行系統架構設計，在計算機系統中實現模塊化的管理。首先，不同的模塊要能分別實現檔案的錄入、輸出、變更、瀏覽、查詢、統計等功能，同時也要能滿足自定義操作的需要。系統在操作的過程中要能滿足人事檔案的相關需求，比如檔案的輸入功能要盡可能詳盡的體現出職工的過往經歷，包括職工的姓名、年齡、性別、籍貫、學歷、出生日期、政治面貌、參加工作時間、工作經歷、職稱情況以及獲獎經歷等；查詢和統計功能要設置一定的查詢條件，讓查詢檔案者可以根據自己的需要進行篩選；輸出功能要根據不同部門的需要可以針對性的以報表的形式呈現；變更功能可以實現對檔案的刪減、信息的修改等。

三、結語

總的來說，人事檔案信息化建設利大于弊，應及時跟進中央對干部人事檔案管理的要求，順應人事檔案信息化的大趨勢。面對檔案信息化存在的問題，應積極思考如何采取措施去解決，而不是回避。要堅決打贏人事檔案信息化建設“持久戰”，充分利用好檔案信息與其他資源的整合，讓檔案各項功能與干部數據庫實時聯動，實現檔案信息利用最大化。