創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

楊桃 貴州遵鈦（集團）有限責任公司

隨著我國改革開放的進程不斷推進，市場經(jīng)濟得以快速發(fā)展，檔案信息資源日趨復(fù)雜化和多樣化，并且社會各界對于檔案信息的相關(guān)需要也越來越多，在這種情況之下不斷加強企業(yè)單位檔案信息內(nèi)容管理的質(zhì)量效果顯得尤為重要，但是目前在我國相關(guān)企業(yè)單位開展檔案管理工作的過程中尚且存在著許許多多空白空缺和混亂的現(xiàn)象，這就需要檔案和檔案學(xué)者對此進行更加深入的探索和挑戰(zhàn)。社會各界對于檔案信息管理的要求變得越來越嚴格，所以檔案工作者當下面臨的最大挑戰(zhàn)便是如何適應(yīng)新的環(huán)境。

一、新形勢下企業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性

檔案可以說是企業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)，如果沒有完善的檔案管理方式，那么企業(yè)單位各環(huán)節(jié)管理就形同一盤散沙，發(fā)展也會落后?；诖?，企業(yè)單位在新發(fā)展形勢下應(yīng)重視檔案的創(chuàng)新管理。在過程中有效的檔案管理可以詳細記錄員工信息，檔案需要設(shè)置一個專業(yè)的部門，檔案記錄要做到有條不紊，所以說，創(chuàng)新的管理載體是推動檔案管理有效性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。有了員工的對應(yīng)信息，單位管理人員才可以對不同表現(xiàn)的員工進行獎懲。另外，有了完善的檔案管理模式，管理人員可以依照相關(guān)信息科學(xué)調(diào)整和分配人力資源，使員工各盡所能，發(fā)揮自己的作用和價值。最為重要的是創(chuàng)新檔案管理模式，可以使企業(yè)單位查缺補漏，找到影響自身發(fā)展的問題，進而創(chuàng)建行之有效的方式，實現(xiàn)檔案的良性管理，以此讓檔案更好地為企業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)和幫助。

二、創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

在國企改革背景下，企業(yè)檔案管理必須要及時改變現(xiàn)狀，采用傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，也和企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略不相適應(yīng)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要深入了解檔案管理的重要性，從思想觀念上轉(zhuǎn)變對檔案管理的看法，將檔案管理作為促進企業(yè)發(fā)展的重要工作來抓。企業(yè)檔案是對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的見證，也是企業(yè)改革發(fā)展的重要參考依據(jù)，所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要從思想觀念上不斷強化對檔案管理價值的認知，能夠加強檔案管理創(chuàng)新宣傳工作，讓企業(yè)員工都能認識到檔案管理工作的重要性。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在實際的工作開展當中，深入部門，對檔案管理工作狀況進行調(diào)研了解，結(jié)合實際需要制定相應(yīng)的管理方案，真正將企業(yè)檔案管理工作落到實處。

（二）完善檔案管理信息化的制度

要理論結(jié)合實踐，將宏觀的檔案管理理論要落實到具體的實踐中去，要重視管理系統(tǒng)建設(shè)、制度標準建設(shè)。逐步建立和完善檔案信息化工作中的各項制度，使檔案信息化建設(shè)工作制度化、規(guī)范化，實現(xiàn)“有制可依，有度可循”。這樣才能有利于檔案信息化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。規(guī)章制度的建立要遵循合理性、科學(xué)性、簡明實用性和制度約束的雙向性等原則。制度的完善對檔案信息化事業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。還要重視檔案信息化工作中的安全管理制度，規(guī)范落實網(wǎng)絡(luò)安全問題，讓相關(guān)檔案工作者重視網(wǎng)絡(luò)安全問題，從而多方面對檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行帶來堅強保障。檔案信息化在實踐中需要對紙質(zhì)檔案進行掃描、錄入、存儲和傳輸?shù)炔僮?，?yīng)該遵循統(tǒng)一的技術(shù)標準和工作規(guī)范。如掃描的統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范、管理規(guī)范、保密管理規(guī)范等，存儲方式的統(tǒng)一的技術(shù)標準，這樣檔案信息化工作可以依據(jù)統(tǒng)一的工作規(guī)范來開展，可以保障檔案信息化工作有序有章，避免標準不一帶來的一系列問題，從而提高檔案信息資源的利用率。

（三）軟件建設(shè)與保密工作

軟件建設(shè)是企業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和載體，因此，需要保障檔案管理軟件性能與功能，使軟件具備完整性與先進性特征。在過程中，企業(yè)單位可以依照自身實際需要向第三方購買檔案管理軟件，還可以進行自主設(shè)計軟件平臺。在管理軟件內(nèi)部設(shè)置與自身實際情況相符的功能，著重體現(xiàn)出企業(yè)單位檔案管理特征，針對模塊設(shè)計與功能設(shè)計方面，應(yīng)進行拓展，保障軟件的運行速度與容量。檔案管理軟件建設(shè)需要從長遠角度進行規(guī)劃，同時隨著單位實際發(fā)展情況來拓展各項功能，依照實際需要來進行戰(zhàn)略性升級，以此來保障檔案管理信息化建設(shè)的先進性與技術(shù)性。另外，在軟件建設(shè)過程中，還需要保障信息內(nèi)容的安全性，因為檔案信息與單位發(fā)展機密規(guī)劃有著密切的聯(lián)系，所以，需要進一步做好檔案信息防御工作，系統(tǒng)升級與漏洞修補等功能都需要升級到最優(yōu)。在企業(yè)單位檔案管理工作中，保密工作十分重要，但當前諸多事業(yè)單位沒有認識和意識到檔案保密工作的重要性，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)泄露問題?；诖?，企業(yè)單位檔案管理部門需要針對這一現(xiàn)象科學(xué)選擇檔案庫房，切不可選擇辦公一樓，因為一樓的抗潮效果較差，同時還需要做好防盜工作。辦公室與庫房分離開來，庫房與閱讀區(qū)也要進行科學(xué)劃分。委派專業(yè)人員來負責檔案管理工作，無關(guān)人員不可進入到檔案庫房中。

（四）加大資金投入的力度

企業(yè)單位檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢和走向一定是不斷提高企業(yè)單位檔案管理的信息化水平，因此在這種情況下企業(yè)單位在檔案管理工作開展的實際過程中就需要不斷改變自身檔案管理的理念和工作方式，不斷加大對檔案管理信息化建設(shè)資金的投入力度，通過購買一些開展工作所需要的現(xiàn)代化設(shè)備，不斷推動檔案信息的管理水平。

三、結(jié)語

在當下信息化時代背景中，社會信息化的體現(xiàn)就是通過信息化技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用實現(xiàn)對信息的制造、存儲、管理、傳遞和有效利用。在不同領(lǐng)域中的檔案資料記載并反映個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況等，是一個人成長和發(fā)展的體現(xiàn)，同時也是與每個人關(guān)系最為密切的檔案資料。