機關事業單位檔案管理信息化水平提升研究

何靜 綏芬河市對外友好服務中心

在信息化時代背景下，機關事業單位在進行檔案管理工作的過程中，針對檔案管理遇到的各種困境，應基于信息化管理角度，加強信息化管理模式的應用建設，從而有效突破檔案管理困境，提高機關事業單位在信息化時代背景下對檔案管理的工作質量，通過應用科學的管理方法，充分發揮檔案的重要作用，為機關事業單位的發展進步發揮積極的促進作用。

一、解讀信息化背景下機關檔案管理工作的必要性

隨著科技水平的不斷提高，信息化時代大背景下，機關檔案管理工作具有了更加重要的意義和必要性，并且逐漸成為檔案管理的發展主體形勢與方向。其主要體現以下兩方面必要性：首先，機關檔案管理工作的信息化發展趨勢堪稱是數字化網絡時代的一種基本要求。在當前先進的信息化時代大背景下，“無紙化”辦公程序將成為機關檔案管理工作的一種必然趨勢。鑒于此，機關事業單位必須要全面實施檔案管理信息化工作流程和方式才可以“與時俱進”。其次，機關檔案管理工作信息化無疑已經成為我國檔案管理現代化所提出的一種必然要求。現階段，全面使用先進的現代化科學技術，能夠將各類檔案信息資源進行深入挖掘，并且讓各類優質資源進行共享，從而讓各種檔案信息的價值得以全方位展現，推動檔案管理現代化的進程。

二、提升機關事業單位信息化檔案管理水平的主要途徑

（一）進一步提升數字化基礎設施的建設

為了保證機關事業單位檔案管理工作能夠真正地實現信息化，還需要相應的條件支持。為了加快信息化進程，首先需要從基礎設施方面入手。基礎設施建設中推進計算機網絡設施的完善是關鍵，這就需要增添辦公的硬件和相應的軟件設施，其中硬件設施主要指的就是硬件設備，比如掃描儀、打印機、終端機和服務器等，掃描儀和服務器是其中最為重要的設施，紙質檔案和照片檔案轉化為電子檔案最需要的就是掃描儀，檔案信息的存儲、查閱則需要服務器；軟件系統指的則是檔案管理和應用的平臺及操作系統等。其次就是注重現代化技術的應用，以檢索方法和檢索工具為例，傳統的檢索都是依靠手工工具來完成，這樣的方法較為落后，速度慢。現代化的技術手段就比較方便快捷，現在比較常用的現代化信息處理技術手段有縮微技術和光盤技術。最后就是網絡系統，主要就是完成數據的傳輸和交換。網絡的穩定性和安全性同樣重要，檔案網絡系統的安全性保證主要需要做好幾個方面的控制工作，包括入網訪問控制、網絡權限控制、目錄級安全控制、防火墻控制、屬性安全控制等。現如今，我國各個機關事業單位在檔案信息化管理的安全性方面還有待進一步的提升，因此必須加以重視，要進行基礎設施建設的不斷強化。

（二）提升檔案管理工作隊伍的整體素質

機關建設信息化的檔案管理機制，離不開專業管理人員的支持。因此，必須要加強對管理人員的專業素質和技能培養，提高管理人員的檔案信息化管理技能，提高檔案服務意識，建設績效考核機制，從而有效提高管理人員的專業技能水平和信息化管理素養，為機關建設信息化的檔案管理模式，做好人力資源保障。

（三）加強信息資源的規范管理

機關事業單位檔案管理人員在開展工作的過程中，應該盡可能的將政務信息從保存到歸檔、從分類到整理都體現在電子政務建設的相關文件當中，這樣有助于信息資源建設工作更好地實現宏觀調控，從而使得資源的整理過程更加地規范，有助于統一管理制度的建立，避免了重復信息、交叉信息的出現，確保了檔案信息的準確性、完整性和一致性。另外，數字化信息數量巨大，又較為分散，因此，還應該進行智慧檔案服務體系的建立，這也是檔案管理信息化建設的創新之舉。智慧檔案信息服務體系實際上就是一套開放式的資源利用的平臺，覆蓋面比較廣泛，能夠實現深度互聯和協同共享，還能夠通過云技術的幫助，實現數字化檔案資源的高效快捷處理。

（四）加強機關事業單位檔案信息化的應用和整合

機關事業單位的檔案來源是非常廣泛，覆蓋面也是非常廣的，在保存檔案和整理檔案的時候，需要將有用的信息有序地進行分類，使得檔案信息結構更加的完整，真正實現檔案資源的共享。檔案信息經過規范的著錄后，還要做好標引和排序，使得信息真正實現有序化管理。而屬性相同的檔案信息得以有序的分類管理，使得原本信息量大、分散、查詢困難等問題都迎刃而解。同時，作為檔案管理部門需要在工作當中充分應用新技術，主要就是數字編碼技術，使得檔案管理在網絡信息技術的幫助下，不斷提升工作效率，也能使工作人員的工作量得到有效的降低。

三、結語

在機關檔案管理工作中，由于檔案數量龐大，管理工作非常復雜，傳統的人工管理方式難以滿足現代化的機關檔案管理要求，加強管理方式信息化建設，實現更高效率的網絡信息化管理模式，是現代社會經濟發展對機關檔案管理提出的必然要求。