高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策

陳建華

（山東建筑大學，濟南 250101）

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、云計算、5G 等現(xiàn)代科學技術(shù)越來越深入的影響到高校教學、科研、管理、社會服務等各個方面，尤其是新冠肺炎疫情發(fā)生后，受疫情影響，高校的教學、科研、內(nèi)部管理、學生管理、社會服務等模式都發(fā)生很大變化，信息化建設(shè)已經(jīng)成為學校的一項重要基礎(chǔ)工作，幾乎所有高校都投入很大的經(jīng)費進行網(wǎng)絡及信息化建設(shè)。

檔案管理信息化是高校信息化建設(shè)的一項重要組成部分，高校檔案內(nèi)容很多：既包括招生、教學、學籍等學生方面的檔案，也包括科研、基建、會計、管理等學校管理方面的檔案，它通過文字、圖表、聲像等不同形式記錄著學生、學校成長發(fā)展的歷史，記錄著學校生活中發(fā)生的重大和有意義的大事，是學校文化建設(shè)的一個重要方面。當前，隨著高校招生規(guī)模的擴大，紙質(zhì)檔案因查詢復雜、保存困難、占用空間大等，促進了高校檔案數(shù)字化建設(shè)進程，也加速了高校檔案管理信息化。

2020 年 6 月，國家新《檔案法》頒布，并自2021 年1 月1 日起施行。新《檔案法》的修訂與頒布對高校檔案管理信息化建設(shè)具有積極的推進意義。新《檔案法》與以前檔案法相比，由六章二十七條擴展到八章五十三條，增加了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩個專章。其中“檔案信息化建設(shè)”內(nèi)容規(guī)定，檔案信息化要納入地方信息化發(fā)展規(guī)劃中，同時要求各單位積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，將檔案系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、各業(yè)務系統(tǒng)相互銜接，從政策層面進一步推進了檔案信息化建設(shè)。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案管理工作的一個重要發(fā)展方向就是檔案管理信息化。從1996 年國際檔案大會召開后，我們國家就不斷推動檔案管理工作的信息化進程。通過以國家整體規(guī)劃為根本，利用現(xiàn)代先進科學技術(shù)對檔案進行數(shù)字化處理、內(nèi)容加密、數(shù)據(jù)檢索、網(wǎng)絡化管理，在大數(shù)據(jù)、云計算等科技手段背景下實現(xiàn)檔案信息社會共享。隨著信息技術(shù)的不斷進步，檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的進程也不斷加快，一些重點高校在檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、智慧檔案館建設(shè)等方面做出了有益探索，推動了其他高校教學、科研、學生管理、人事管理等其他工作的系統(tǒng)化建設(shè)，從而有效提高了學校的工作效率。[1]

1.檔案管理信息化是高校信息化建設(shè)的重要組成部分。當前，信息社會催發(fā)了信息技術(shù)的快速發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能、大數(shù)據(jù)、5G等新的科學技術(shù)手段深入滲透到高等教育的各個方面，信息化建設(shè)越來越受到各高校重視，高校后勤管理、學生管理、教務管理、科研管理等各個方面都出現(xiàn)了巨大變革，網(wǎng)絡化、無紙化、遠程控制是突出特點。尤其是疫情防控情況下，線上教學手段的實施，產(chǎn)生了大量電子文檔。大量的電子文檔與紙質(zhì)文檔并存，需要檔案管理工作進一步提高處理能力，改變傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案信息的收集與處理為主的檔案管理方式，強化數(shù)字化檔案資源收集與存儲，有效滿足高校信息化建設(shè)的整體要求，[2]更好的服務于學校人才培養(yǎng)、教學、科研、服務等各項工作。

2.檔案管理信息化能夠有效提升檔案管理效率和水平。在大數(shù)據(jù)、云計算背景下，高校檔案管理信息化一個突出優(yōu)勢就是能夠有效提升檔案管理效率。對高校來說，紙質(zhì)檔案是學校檔案的主體，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理既占用大量空間、又需要相關(guān)人員在檔案庫房中反復調(diào)閱核實，勞心還勞力，查閱時間長、勞動強度高、效率低。檔案管理信息化可以利用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡信息技術(shù)等先進技術(shù)來提高檔案收集、整理、分類和使用的效率，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，能夠快速準確及時滿足檔案利用者的要求。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，師生可以在自身權(quán)限范圍內(nèi)，打破時間和地域限制，隨時查閱自己需要的檔案資料，這樣就有效節(jié)省檔案利用者的調(diào)取和閱檔時間，提升了檔案管理的品質(zhì)。

3.檔案管理信息化建設(shè)能夠有效保護原始檔案。高校檔案記錄著高校發(fā)展成長的歷史，是高校文化的重要見證和體現(xiàn)。一所高校從創(chuàng)立之初直到現(xiàn)在，所有的歷史信息和科研資料，都有自己的歷史檔案，這些檔案對高校的發(fā)展不但有重要的歷史價值，更對高校的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實參考意義。保護好這些檔案，發(fā)揮好這些檔案的作用，對高校來說是一件非常重要的工作。紙質(zhì)檔案存儲和使用形式對高校來說，因借閱量過大很容易人為造成檔案污損、破損、丟失、字跡模糊等情況。因此，加強檔案信息化建設(shè)，采用現(xiàn)代化科技與設(shè)施，對檔案進行數(shù)字化處理，形成檔案信息資源庫，檔案使用者可以通過授權(quán)對對檔案資料通過網(wǎng)絡進行搜索，可以減少甚至避免翻閱實體檔案，有效保護紙質(zhì)檔案，減少檔案管理者的工作量，提高效率。

4.檔案管理信息化是高校檔案管理服務轉(zhuǎn)型的需要。隨著社會的發(fā)展，人們對檔案信息的需求也要求更高。高校檔案很多是有關(guān)學籍、成績、個人信息等方面的信息查詢，傳統(tǒng)的查詢方式需要到學校查詢紙質(zhì)檔案，而通過加強檔案管理信息化建設(shè)，可以通過遠程授權(quán)查詢解決來回奔波之苦。在這方面，新《檔案法》要求檔案管理者要優(yōu)化檔案利用規(guī)則，及時轉(zhuǎn)變服務意識，創(chuàng)新服務形式，增強服務功能，逐步提升檔案服務水平。高校檔案管理工作要積極貫徹落實新《檔案法》，推進“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”、“大數(shù)據(jù)+檔案”等模式，不斷創(chuàng)新服務理念，促進檔案服務的轉(zhuǎn)型與升級。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

在國家信息化建設(shè)進程中，高校走在了社會的前列，許多高校成為信息化建設(shè)的示范高地。作為高校信息化建設(shè)的重要組成部分，檔案管理信息化建設(shè)雖然也在不斷提升，但與整個學校的信息化建設(shè)相比，進展仍然緩慢，還存在許多問題。

1.學校對檔案管理工作重視不夠。相比教學、科研、學生教育管理及社會服務等，檔案管理工作在學校受重視程度不夠。許多高校雖然加強了檔案工作投入，擴建了檔案室，增加了檔案管理人員，提升了檔案管理信息化水平，但因上級部門對高校考核中涉及檔案管理工作較少，不是考核重點，因此，在學校經(jīng)費緊張的情況下，對檔案管理工作的信息化建設(shè)投入也就不是很積極，致使檔案工作相比其他教學、科研等工作，存在著發(fā)展規(guī)劃不明確，各方資源參與積極性不高等問題，造成了重視程度不夠，投入偏低。突出表現(xiàn)在學校人員配備上，專職檔案管理人員配備相對偏少，許多二級學院沒有專職檔案員。以筆者調(diào)研的山東某高校為例，學校檔案館有館藏卷宗5 萬余卷，設(shè)置教學、科研、基建、重大活動、設(shè)備等14 大類，但專職檔案管理人員只有3 人，學校50 多個處級二級單位，沒有專職檔案人員，這些都阻礙了檔案管理信息化的進程。

2.檔案管理觀念落后。檔案管理信息化建設(shè)是學校的一項重要工作，既需要學校領(lǐng)導加強頂層設(shè)計，更需要高校檔案管理工作者轉(zhuǎn)變思維模式，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。目前仍有部分高校檔案管理處于封閉狀態(tài)。以山東某高校檔案館為例，筆者在與檔案館管理人員交流中了解到，他們認為檔案管理工作就是收集、整理、保管和借閱，手工操作完全能夠應付過來，實行信息化管理完全沒必要，在這種思想認識下，在實際工作中，傳統(tǒng)的管理理念依舊，傳統(tǒng)的手工方式管理檔案致使工作效率較低，服務意識較弱。

3.檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不健全。推進高校檔案管理信息化，需要高校完善基礎(chǔ)設(shè)施。當前，許多高校在硬件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡、防火墻等方面，投入非常大，這為推動檔案管理信息化建設(shè)打下了較好的基礎(chǔ)。但因我國各地經(jīng)濟發(fā)展水平差距較大，國內(nèi)還有部分高校信息化建設(shè)水平偏低，在檔案信息化建設(shè)中軟硬件投入不足，諸如數(shù)據(jù)儲存器、相應的系統(tǒng)軟件、數(shù)字攝像機、掃描儀等，一定程度上影響了高校檔案管理工作的信息化建設(shè)。

4.專業(yè)人才不足。人才是支撐檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案管理工作者是學校行政管理工作的一員，既要有一定的管理素質(zhì)和管理能力，又要有一定的檔案管理知識和電腦網(wǎng)絡知識。由于高校屬于事業(yè)單位，在吸納人才方面受到嚴格的限制，尤其是近幾年，高校由于學科建設(shè)發(fā)展的需要，引進人才主要以高學歷博士、政治輔導員為主，對于專門的檔案管理人員引進很少，這就造成了高校目前高素質(zhì)檔案管理人才的缺乏。許多高校的檔案管理專職人員配備嚴重不足，大部分二級學院都是辦公室人員兼職管理檔案。兼職檔案管理人員缺乏培訓，缺乏檔案信息化相關(guān)知識和技能，也無相關(guān)檔案管理經(jīng)驗，僅能滿足學院檔案收集、整理、歸檔等基本要求。專業(yè)人才不足已經(jīng)成為制約高校檔案信息化建設(shè)的重要因素。

三、高校檔案信息化建設(shè)對策與措施

新《檔案法》提出的各單位要積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，檔案系統(tǒng)要與辦公系統(tǒng)、各業(yè)務系統(tǒng)相互銜接的要求，為高校檔案管理信息化建設(shè)提供了良好的外部環(huán)境和有力的外部支持，是檔案信息化建設(shè)的政策保證，高校要抓住機遇，大力推進檔案管理信息化建設(shè)。

1.加強宣傳引導。高校要全面評估檔案管理信息化工作在學校整體工作中的地位，加大檔案管理信息化建設(shè)投入，這不但是高校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是落實國家新《檔案法》的舉措。要按照新《檔案法》要求，將檔案信息化建設(shè)納入學校總體發(fā)展規(guī)劃。要引導全校教職工認真學習新《檔案法》，充分認識檔案信息化工作的重要性，積極爭取二級學院認可、支持檔案信息化工作，將檔案管理信息化建設(shè)落實到本單位整體工作之中，加大投入，從組織體制、人員配備、設(shè)備投入等方面推進檔案管理信息化工作。

2.轉(zhuǎn)變檔案管理理念。做好檔案管理工作，理念是前提。檔案管理工作人員理念要與時俱進，管理理念落后、制度不完善是阻礙檔案管理信息化建設(shè)的一個重要因素。當前，有些高校檔案工作人員，接受新事物、新方法較慢，習慣于傳統(tǒng)思維和傳統(tǒng)管理模式，服務意識、創(chuàng)新意識不強，沒有做到以人為本，沒有把檔案管理工作與服務師生、服務學校發(fā)展結(jié)合起來，致使檔案管理信息化推進較慢。因此，作為高校來講，要在培訓引導上下功夫，加強業(yè)務知識和服務意識培訓，幫助他們不斷提高對檔案管理工作的認識，轉(zhuǎn)變觀念，在專業(yè)技能和服務水平方面有較大提升，從而推進檔案管理信息化建設(shè)進程。[3]

3.加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入。高校檔案管理信息化建設(shè)涉及到設(shè)備投入和系統(tǒng)維護，需要大量資金支持。雖然近幾年高校在校園信息化建設(shè)上投入較大，但針對檔案管理信息化卻明顯投入不足。解決這一短板，高校需加大投入，把檔案管理信息化工作列入年度預算，購買硬件、軟件系統(tǒng)、數(shù)字化加工等多項檔案管理信息化設(shè)備，以及配套服務，支持檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展，使檔案管理信息化與校園辦公系統(tǒng)、教學、科研、后勤管理、學生管理等業(yè)務系統(tǒng)有效銜接。

4.加強人才隊伍建設(shè)。對大多數(shù)高校來說，推進檔案管理信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍不僅包括專門的檔案專業(yè)人才，還包括信息技術(shù)、文秘、法律等相關(guān)專業(yè)的人才。當前，高校檔案管理信息化建設(shè)面臨的最大問題恰恰是人才隊伍數(shù)量不足、素質(zhì)不高這個問題。各高校應從提高整個學校信息化建設(shè)的高度，做好頂層設(shè)計，統(tǒng)籌謀劃好學校各類人才隊伍的建設(shè)，加強檔案管理人才隊伍建設(shè)，通過“引培并舉”的方式，解決檔案管理人才隊伍緊缺的問題。高校可以制訂計劃，根據(jù)學校檔案管理信息化建設(shè)的需要，分年度做好高素質(zhì)檔案管理人才的引進工作，進一步提高隊伍的知識結(jié)構(gòu)、學歷結(jié)構(gòu)。同時，注重加強對現(xiàn)有檔案管理人才隊伍的培養(yǎng)，加大教育培訓力度，學校相關(guān)職能部門要制定年度培訓計劃，對現(xiàn)有的檔案管理工作人員開展檔案知識、法律法規(guī)、計算機基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)維護、網(wǎng)絡基礎(chǔ)知識等方面的職業(yè)技能培訓，不斷提升檔案管理人員的能力和素質(zhì)，推動高校檔案管理信息化建設(shè)工作。