提升事業單位檔案管理信息化建設的對策研究

徐玉燕 青島市市南區教育和體育局

雖然我國事業單位檔案管理已經邁入了信息化、現代化、規范化的道路，但是仍然存在許多不足之處。因此，我們要從根源處挖掘，找出影響事業單位檔案管理信息化與規范化的主要原因，逐一擊破，讓事業單位檔案管理工作呈現出規范嚴謹、高效優質的良好面貌，為事業單位經濟體制改革與發展增添助力。

一、檔案管理信息化與規范化的實施背景

互聯網技術全球化發展的今天，信息技術、大數據技術等數字化技術手段逐步在各個行業綻放異彩，與此同時，我國事業單位經濟發展也從計劃經濟向市場經濟開放，甩掉計劃經濟體制的束縛，事業單位經營管理邁上了新的臺階，檔案管理工作的重要作用日益得到凸顯，事業單位領導和職工都已經認識到了檔案管理信息化與規范化實施的關鍵意義。省市各級主管部門對事業單位檔案管理工作的部署作出了指示，為檔案管理信息化與規范化的發展方向指明道路，要求事業單位在新形勢下加強檔案管理規范化建設工作，真正實現事業單位檔案管理現代化。

因此，當前及今后很長一段時期，事業單位檔案管理人員都要牢牢把握住發展機遇，以嶄新的面貌去建設信息化與規范化的檔案管理體系，在工作中實踐，在實踐中總結，積極引進專業檔案管理人才，定期參加繼續教育培訓工作，努力提升自身理論水平和工作能力，掌握檔案管理信息技術的基礎性應用，力求全面提升檔案管理工作效率，讓規范化與信息化的檔案管理系統成為事業單位經濟發展的基石。

二、事業單位檔案管理工作的弊端

（一）管理流程混亂

檔案管理工作流程應按照事業單位檔案管理規章制度制定相關標準，各部門在規定時間節點內將檔案資料報送到檔案室。目前，一些事業單位雖然建立了檔案管理流程圖，但是卻沒有執行，檔案資料的報送時間十分隨意。還有些事業單位檔案管理人員是行政部門工作人員兼任的，崗位責任意識不強，缺乏專人管理，對檔案管理流程一知半解，經常是在領導的催促之下才開始到各個部門去收集檔案資料，檔案室隨處可見堆積在一起的檔案，大量業務檔案資料沒有得到及時地整理和歸檔分類，檔案管理工作規范化得不到有力推動，檔案管理工作流程更是一片混亂。

（二）硬件設施落后

電子檔案系統錄入幫助事業單位檔案管理人員擺脫了傳統手工記錄檔案資料的諸多不便，對檔案資源服務也有著深遠影響。可是由于檔案管理專項資金撥付遲遲延后，檔案信息化建設所需的硬件設施得不到及時更新，還處于落后階段。檔案管理系統經常出現卡頓，文檔格式無法轉換等等問題都有待解決，現代化、信息化的檔案管理手段離不開硬件設施的支持，只有配備了先進的計算機、掃描儀、多功能一體打印機等硬件設備，電子檔案才能充分體現其便捷性和高效性，從而有效提高事業單位檔案資源利用率。

（三）管理模式被動

由于事業單位機構改革，債務頻頻減重，呈現出了輕裝上陣的發展勢頭，一些盈利型事業單位的經營范圍也在逐漸擴大，檔案管理工作量顯著增多，傳統的檔案信息收集方法已經無法適應日益繁重的工作內容，被動的檔案管理模式迫切需要創新。檔案管理模式從被動等待接收檔案轉變為主動收集檔案，由檔案管理人員依據業務部門產生檔案數量不定期的收集檔案并歸檔整理，這種全新的檔案管理模式在摸索中不斷前進，并取得了一定成績，既緩解了業務部門報送檔案不及時的問題，又提升了檔案管理的時效性，使得珍貴的檔案資源能夠得到精確的分類歸檔，彰顯了檔案管理工作的真正價值，充分發揮出了檔案管理工作的重要作用。

三、檔案管理信息化與規范化建設的新思路

（一）增大宣傳力度

在事業單位檔案管理信息化和標準化過程中，管理部門應注重檔案管理，并通過各種渠道加強內部信息保護和檔案管理標準化，使各內部業務部門的工作人員能夠明確信息價值和檔案管理標準化，并鼓勵他們積極參與檔案管理信息化和標準化及檔案管理標準化的進程。共同推進事業單位檔案管理的創新與進步。

（二）規范立卷標準

檔案工作是檔案管理標準化的關鍵，一些機構檔案工作中的違規現象是推動檔案管理改革的主要因素。有必要制定和完善公共設施中的samjesu歸檔標準，以促進公共設施中歸檔管理的標準化。關于公共機構存款的統一，應從以下方面加以討論。第一，在檔案關注的基礎上。提交時，檔案管理人員應根據檔案的核心問題區分各類資源，對其進行分類和刪除，不僅是為了確保存檔工作能夠正確進行，而且是為了確保存檔過程中不存在重復和裁員現象。為了保證文件管理的質量，必須同時提高文件管理的效率。

第二，根據檔案的現實性。入庫納管檔案時，檔案管理員必須知道檔案的最新資訊。只有在檔案入庫納管工作完成后，才能入庫納管和處理這些工作，以確保檔案管理標準化。最后，基于檔案的完整性。提交文件時，文件管理必須確保每個文件的完整性，嚴格遵守適用的存檔策略和規則，并確保文件管理標準化。

（三）運用信息技術

各機構應盡快確定和改進一致和標準化的信息設計標準。保證事業單位檔案管理標準化工作持續發展的必由之路。尤其是在構建過程中，我們應參照相關要求、標準和標準來創建歸檔管理信息，結合每個歸檔管理連接的具體要求，在需要歸檔管理流程的統一操作方法的基礎上建立標準化的歸檔管理系統。將其行為標準化，然后使用標準化的處理系統完成歸檔的轉換。

（四）檔案數字化可提升檔案管理服務水平

采取數字化的檔案管理工作模式，能夠有效的提高檔案管理工作的服務水平。在大數據時代背景之下，電子化的檔案構成，實現了檔案傳輸的網絡化布局，與此同時，檔案存儲數據化也更加廣泛，也由此呈現出動態化的檔案管理模式。不同類型的現代化設備也在很大程度上提升了信息儲存的范疇。伴隨時代不斷發展，以及科學技術的不斷進步，檔案數字化體系的建設，無疑為未來的實踐工作創造了良好的條件，并且夯實了堅定的信息管理工作基礎。具備系統理論，可以促進檔案數字化管理工作的妥善進行，并且能夠為檔案數字化管理提供完整且有效的科學思路。應用復制的技術，可以更加便利的收集和整理檔案信息資料。遇到相關信息比較模糊的情況，或者是組合分類查詢等方法，也可以采取檢索的方式更為容易地收集到相關檔案。

采取微型技術和電子技術可以實現分離檔案信息的目標，進而有效的解決儲存空間受到限制的問題。信息技術的方案可以加視頻、音頻和文本信息，同時記錄在一個檔案當中，并且能將更多的信息儲存在小空間范圍之內。檔案數字化建設可以充分拓展檔案資源的儲備，與此同時還能夠提升檔案服務的工作范疇，在很大程度上可以提升檔案管理工作的服務水平。

四、結語

簡而言之，進行切實有效的分析探討和總結，能夠了解到在大數據時代背景下擁有數據，便是擁有中心資產，因此應當重視考量數據所有權的重要價值。檔案部門屬于數據鏈接的中心，因此無論是集中式還是分散式的數據收集模式，都能夠深入挖掘到收集數據和信息的重要價值。作為具有科研性工作性質的單位，從事檔案管理工作的人員，不僅需要收集傳統的檔案資料和信息，還應當充分的應用信息化文件資源，切實履行自身職能，能夠與時俱進的構建大數據體系，從而科學實現檔案管理的戰略作用和價值。在科學技術的支持下，整合大數據儲存的檔案資料，基礎應用數據化處理技術，實現挖掘檔案信息價值的目標，從而促進檔案管理工作順利進行，不斷優化和完善工作體系產生最大價值，并推動社會創新與建設事業單位檔案管理的數據化與標準化對事業單位的創新與發展有著極其重要的作用。事業單位應重視檔案管理，始終如一地運用最新的信息技術，實現檔案管理的規范化發展。