試析檔案數字化的必要性及問題解決措施

謝彩云 福建省莆田市城廂區人民政府辦公室

檔案作為具有重要參考價值的原始記錄，包括文字、圖片、圖像、實物等多個類別，過去，傳統的紙質檔案管理模式不僅耗費大量的耗材成本，而且也需要投入大量的人力資源，而檔案數字化管理模式，其存儲介質發生了根本轉變，管理流程得到進一步優化，不但給檔案管理機構節省了大量的投入成本，同時，也推進了檔案現代化、信息化、標準化管理進程。

一、檔案數字化的必要性分析

（一）減少投入成本，提升工作效率

眾所周知，紙質檔案需要大量的紙張與油墨等耗材，同時，由于紙質檔案數量較大，收集、整理、建檔、保管等基礎性工作需要大量的人力資源才能在規定的時間內完成工作任務，這就使得檔案管理成本大幅增加，進而給檔案管理部門帶來了經濟壓力。而數字檔案管理模式的出現，可以將原有的紙質檔案通過掃描等技術處理手段，將其轉變為易建檔、易存儲的電子檔案，這就減少了大量的打印、復印等環節，而且數字檔案管理的操作過程只需要在計算機上面完成，使得檔案資料收集與管理流程得到進一步簡化，這樣一來，不僅提高了工作效率，而且也能夠為檔案管理機構創造更多的間接經濟效益[1]。

（二）原始資料存儲介質安全

檔案保管的安全性是體現和衡量檔案應用價值的一個重要指標。過去，在檔案紙質化管理模式下，大量的紙質檔案被統一保管在一個密閉空間當中，但是，由于部分檔案保管年限過長，在保管過程中，極易發生受潮、浸水、破損或者丟失現象，這就使得原始資料的安全性受到直接威脅，進而給檔案管理部門帶來不可彌補的損失。而檔案數字化管理模式使原始檔案資料的存儲介質發生根本轉變，大量的原始資料以電子檔案的形式存儲在數據庫當中，這就避免了檔案丟失與受損的情況，同時，也延長了檔案的保管年限。

（三）資源共享為各項工作的開展提供了便捷服務

隨著互聯網與計算機技術的迅猛發展，檔案數字化管理模式已日漸純熟，檔案管理部門可以隨時隨地開啟檔案資源共享模式，在這種管理模式下，其它職能部門或者決策層領導只需要登錄檔案信息管理平臺，便可以直接查找和瀏覽相關的檔案資料。這就減少了大量的檔案借閱與審批環節，使得各部門的工作效率得到大幅提升。

二、檔案數字化管理存在的問題

（一）系統軟件缺少統一標準

檔案管理部門在建立檔案數字化管理平臺時，需要事先購買系統軟件，而目前的軟件市場魚龍混雜，商家為了獲取更多的經濟利益，常常引進一些功能性欠缺或者存在安全漏洞的軟件，這些軟件在使用過程中，不僅面臨的安全風險高，而且隨著系統的不斷升級，軟件的應用功能也將受到限制。而產生這一問題的根源在于：檔案數字化軟件缺乏統一的行業標準，不僅操作界面五花八門，并且執行程序與應用功能也各有千秋，這就給檔案的規范化與標準化管理帶來了諸多困擾。

（二）軟硬件設施投入經費不足

檔案數字化建設需要大量的軟硬件設施的支持，比如計算機、交換機、服務器、專業數碼設備等，而根據單位經營規模的不同，投入的費用成本也存在較大差異。而有的檔案管理機構為了節省成本，在采購這些軟硬件設施時，往往忽略了設施的功能性，導致檔案數字化建設進程嚴重滯后，甚至有的單位雖然安裝了系統軟件，但卻形同虛設，檔案的日常管理仍然沿用過去老一套的管理模式與方法。

（三）專業操作水平有待提升

檔案數字化建設對檔案管理人員的專業技術水平提出了嚴格要求，管理人員不但需要具備檔案管理方面的專業知識，同時，也需要熟練掌握計算機等專業設備的操作技能。但是，就目前檔案管理隊伍的現狀看，受到年齡、學歷、從業經驗等因素的影響，部分人員對檔案數字化管理平臺的應用功能與操作方法一竅不通，甚至最為基礎的檔案建檔工作，也難以勝任，這不僅影響了工作進程，而且，也給其它各項工作的高效展開設置了一道堅固的障礙。

（四）檔案保管安全性受到威脅

由于檔案數字化管理平臺與互聯網相接，因此，受到計算機病毒、系統漏洞、網絡黑客的攻擊，管理平臺的安全風險指數將大幅上升。尤其一些外來人員，常常使用外接存儲介質登錄系統平臺，而這些存儲介質當中一旦包含病毒或者木馬程序，將給檔案數字化管理系統造成致命打擊。

三、檔案數字化管理問題的有效解決措施

（一）選擇通用性的系統軟件

檔案數字化建設工作的關鍵在于系統軟件的標準化與規范化，因此，在選擇系統軟件時，應當指派專業的檔案管理人員負責對軟件性能、界面、操作功能、適用性以及通用性進行檢測和試驗，并結合單位的實際情況，盡量選擇符合本行業經營特點的通用型軟件，并側重于界面簡潔、操作便捷、便于升級的特點。比如檔案數字化系統的檔案檢索功能，所選擇的軟件，尤其需要注意關鍵詞的匹配度，有的軟件需要三個以上的關鍵詞才能查找到所需的檔案資源，而有的軟件只需要一個關鍵詞，便可以檢索出與關鍵詞相近的檔案資源的名目，因此，在選擇軟件時，應當遵循“最優化”原則，統一使用輸入一個關鍵詞便可以獲取檢索結果的軟件，這樣，可以大幅提升檔案資源的檢索效率。

（二）加大成本投入，完善硬件設施

由于檔案數字化建設對各種軟硬件的需求量較大，因此，單位應當結合實際情況，建立一個檔案數字化管理的專項使用基金，并指派審計部門或者專業管理人員對資金的使用全過程進行有效監督與管理。尤其在硬件投入方面，應當購置性能卓越、使用年限長、便于維修的硬件設備，以減少檔案數字化系統發生故障的頻率。另外，為了保證每一分錢都能夠花在刀刃上，單位應當進一步加大監管力度，在認真審核軟硬件采購計劃的同時，由專業技術人員對采購的各種設施的功能性進行檢查，如果發現存在質量缺陷，應對直接責任人進行嚴肅處理[2]。

（三）構建培訓體系，提高專業素養

為了進一步推進檔案數字化建設進程，針對檔案管理隊伍，應當建立一個針對性強、適用性好的內部培訓計劃，將計算機、互聯網的操作技術、檔案管理知識、單位的各項管理機制等內容一并納入到培訓計劃當中，通過專業系統的培訓與再教育，使檔案管理人員能夠清醒的認識到檔案數字化建設的重要性與必要性，進而加快推進檔案數字化管理進程。

（四）設置登錄權限，降低安全風險

由于檔案資源牽涉到單位內部的保密信息，因此，檔案管理的安全性至關重要，尤其對于數字化檔案來說，面臨的網絡安全風險級別更高。為了防止檔案資料丟失或者被盜，專業技術人員應當根據單位內部各崗位人員的職責權限，設置系統登錄權限，同時，在登錄界面設置驗證問題、登錄密碼或者采取人像掃描等安全保障措施，給數字化檔案系統罩上一層堅固的屏障，進而將檔案資源的安全性能提升到最高點。

四、結束語

綜上，檔案數字化管理模式的形成是信息技術快速發展的必然產物，也是一個單位或組織實施現代化、科學化、標準化管理的重要標志。因此，檔案管理人員應當始終秉持與時俱進的態度，不斷對管理模式進行優化與創新，對系統功能不斷進行完善，在保障其它各項工作高效開展的同時，將檔案資源的利用率提升到一個新的高度。