市縣疾控中心檔案管理工作中存在的問題與對策

王小霞 甘肅省平涼市疾控中心

檔案管理工作是疾控中心最為基礎、最為重要的工作環節，各項疾病的預防和控制信息都要及時收錄到檔案系統中。在日常檔案的管理中，市縣疾控中心工作任務量大、檔案收錄繁雜，工作人員的工作壓力較大、工作效率有待提升。在信息技術日益普及的今天，市縣疾控中心應認識到目前檔案管理工作方面存在的問題，利用先進的信息技術優化數據處理水平和效率，為疾病預防控制工作提供堅實的數據保障，不斷提高自身公共衛生服務的能力。

一、目前檔案管理工作中存在的主要問題

（一）對檔案管理的重視程度有待提升

市縣疾控中心主要負責重大疾病預防控制和重點公共衛生服務工作計劃的落實和指導，領導層將工作重點放在了傳染病監測、公共衛生事件調查、疫苗接種等業務工作上，普通忽視了對檔案管理工作的重視。認為檔案管理就是將部門一年的檔案信息進行收錄和整理即可，缺乏對檔案分類、管理、查閱利用等環節的詳細規范[1]。就拿檔案分類來說，由于領導層不重視檔案管理環節，導致工作人員在進行檔案分類中缺乏明確的操作規范和制度保障，會出現人事檔案、文書檔案、業務檔案相互混雜的情況，有的重視文書檔案而不重視業務檔案，當出現突發公共衛生事件需要調閱檔案時效率較低，無法充分發揮檔案對防控工作實踐的參考指導作用。

（二）檔案管理基礎設施建設有待加強

基礎設施是落實檔案管理工作的前提和保障，影響著檔案管理效果和檔案的安全性[2]。通過對市縣疾控中心檔案管理基礎設施的調查可知，僅有少數的疾控中心可以做到檔案信息的恒溫、恒濕保存、紅外線管理、防火防盜設置，大部分的疾控中心檔案管理停留在紙質資料基礎保存階段，缺乏對音頻、視頻等影像資料進行收錄和保存的先進計算機和信息存儲系統，基礎設施建設沒有跟上時代發展步伐。以肺結核疾病檔案管理為例，由于多數縣區的疾控中心缺乏合理的檔案管理模式和先進的保存技術，早些年關于肺結核病人和防治的相關信息存在不完整、丟失的情況，無法滿足現代傳染病防治背景下肺結核疾病的醫學研究和疾病控制需求。

（三）電子檔案信息化建設水平有待提高

隨著大數據時代的發展，對疾控中心的檔案管理信息化建設提出了更高要求，為了積極適應信息時代發展需求，市級疾控中心建立了網絡信息管理系統對檔案信息進行統一管理，并在各科室建立了自動化管理系統。但從實際應用情況來看，各科室的自動化管理系統與整個網絡信息管理系統并未形成統一、協調的體系，各科室在收錄各自檔案信息時仍需要手動輸入，自動化程度較低。在各科室檢索和利用網絡信息管理系統時，只能依據目錄進行檢索，電子信息檔案的檢索編碼工作不夠全面、細致。

（四）檔案管理人員的專業素養有待增強

檔案管理部門在市縣疾控中心科室中屬于邊緣部門，領導層更重視疾病監測、防治等部門的人才引進工作，忽視了對檔案管理部門的人才建設和培養，常常安排非檔案管理專業、非醫學專業出身的工作人員從事檔案管理工作。再加上日常檔案收錄和整理工作較為繁忙，很多情況下都是由其他部門工作人員兼任，檔案管理工作的專業程度和質量無法得到有效保證，人員的專業素養亟需提升。

二、優化檔案管理工作的對策措施

（一）健全檔案管理領導責任制，保障各項工作進行

市縣疾控中心的檔案數據是基層疾病監測和預防的第一手資料，關乎著廣大人民群眾的生命安全和公共利益。為了保證檔案信息收錄和管理朝著科學化、規范化、信息化方向發展，市縣疾控中心應健全檔案管理領導責任制，將各項工作納入到制度標準和工作規范中，同時實施層級管理制度，實現層級監督，防止檔案信息處理工作的疏漏。此外，還應健全規范性的檔案管理制度，明確人事檔案、財務檔案、業務檔案等不同類型檔案的分類標準和操作規范，細化各類檔案信息管理中的問題，將檔案管理貫穿到疾控中心工作的每一個環節，把檔案管理工作做到極致。

（二）加大資金和技術投入力度，優化基礎設施建設

從現實情況來看，疾控中心的資金投入大多用于醫療設備購買方面，很少對檔案管理建設投入資金[3]。在大數據時代的影響下，檔案管理工作逐漸朝著數字化方向轉變，以計算機和掃描儀為終端的數字檔案時代悄然來臨。因此，市縣疾控中心必須加大在計算機和掃描儀設備、存儲設備、傳輸設備等基礎設施建設方面的資金投入力度，為提升檔案管理工作質量效率提供充足的物質基礎。

（三）實施規范化電子檔案管理，提升電子檔案處理效率

市縣疾控中心在建設電子檔案過程中，應按照國家檔案局發布的規范對數據歸檔、管理和查詢工作進行明確規范，實現檔案信息系統與各科室自動化系統的匹配，實現檔案信息的自動歸檔，大大降低人工歸檔造成的失誤率。同時，還應循序漸進將保存的紙質檔案進行電子化轉變，加快檔案管理數字化建設。

（四）加大人才引進和培養力度，提升團隊專業素養

為了有效提升檔案管理團隊的整體效率，疾控中心有必要對該部門人才進行針對性的培養[4]。首先，市縣疾控中心領導層應認識到檔案管理工作的重要性，加大對專業檔案管理人才的引進，提升檔案管理工作人員的準入門檻，篩選一批文化水平高、專業能力強的專門人才。其次，市縣疾控中心應重視對檔案管理人員的專業培訓，可以定期邀請行業內專家到單位進行講座或者召開小規模的檔案管理交流會議，不斷提升工作人員的檔案管理思維和能力。

三、結束語

近幾年，傳染病、人畜共患病等公共衛生事件發生頻率有所上升，給疾控中心的檔案管理工作提出了更高要求。從目前的工作現狀來看，市縣級疾病中心普遍存在對檔案管理重視不足、檔案基礎設施建設不完備、電子檔案建設水平低、檔案管理人員素質有待提升這四個方面的問題。為了實現檔案信息對疾控工作的指導和保障功能，市縣疾病中心可以從健全檔案管理領導責任制、優化基礎設施建設、實施規范化電子檔案管理舉措、加大人才引進和培養力度這四方面出發，切實提升疾控中心的檔案收錄與管理能力。