醫院信息系統下收費內部控制探討

邱浩 貴陽市婦幼保健院收費科

一、引言

隨著人們健康意識的增強，到醫院就診檢查、看病、診療的人不斷增加，醫院就診過程中通常面臨著“三長一短”問題（即取號候診時間長、檢查化驗時間長、繳費取藥時間長、醫生醫療時間短）日益突出，醫院信息化建設已迫在眉睫。

醫院信息系統（Hospital Information System，簡稱HIS系統），是指利用現代網絡通訊信息技術，實現對醫院人流、物流、財流進行有效綜合管理的信息系統。醫院引入HIS系統后，通過對醫療活動各階段產生的數據進行采集、存儲、處理、提取、傳輸、匯總，加工形成各種信息，從而為醫院日常運行提供較全面的自動化管理及各種服務的信息，不僅可提高醫院各項工作的效率和質量，減輕各類事務性工作的勞動強度，從而使醫務人員有更多的精力和時間來服務于病人，而且還可以改善醫院日常管理，堵塞管理漏洞，保護病人和醫院合法權益，進而為醫院創造良好的社會效益和經濟效益。

然而，醫院信息系統建成后，將改變醫院原有收費管理的運行模式、業務流程、管理方式、人員結構等，也給醫院收費內部控制產生新的影響。

二、醫院信息管理系統下收費管理可能存在的風險

（一）收費人員業務不熟而導致操作失誤風險

醫院信息系統涉及醫院各業務科室、后勤管理部門及財務部門等機構，對原有收費管理模式提出新的挑戰。因此，在醫院信息系統上線運行初期，收費人員可能因業務不熟悉，可能在收費操作上導致工作失誤，從而產生收費操作錯誤，導致多收費或少收費的風險。

（二）收費管理制度沒有及時修訂而導致制度漏洞風險

醫院信息系統上線運行后，需要及時建立健全相應的收費管理規章制度和流程。然而，醫院信息系統上線運行初期，可能存在原有收費管理制度沒有及時修訂或新修訂的收費管理制度存在一些漏洞、不完善等情況，從而導致制度缺陷產生收費錯誤的風險。

（三）收費管理環節監管不嚴而導致監管風險

醫院信息系統上線運行后，預收費、退補繳等收費監管環節應跟上。然而，醫院信息系統上線運行初期，因缺乏監管經驗，可能在預收費情況下，存在預收費退費或補交情況，由于退費或補交手續不齊備，可能導致預收費退費或補交環節監管失控導致收費錯誤或道德風險。

（四）收費服務不到位而導致糾紛風險

收費工作是醫院服務的窗口。醫院信息系統上線運行初期，對于收費人員和客戶而言，收費、退費、補費都是全新工作。在收費服務方面，可能因溝通不暢，難免出現收費人員與客戶之間產生沖突，從而導致收費糾紛風險。

三、醫院信息系統下加強收費內部控制的舉措

根據內部控制的相關理論，結合醫院實際情況，在醫院信息化背景下，應從以下幾方面加強收費內部控制：

（一）不斷完善收費管理規章制度和崗位職責

醫院信息系統上線運行后，之前建立的收費管理規章制度、崗位職責、收費退費管理流程已不能適應新的變化。比如以前病人掛號只能到醫院收費窗口現場掛號，往往會因為所掛的科室號源緊張而導致病人無功而返，浪費了病人的時間和精力，而現在病人可以通過電話、微信公眾號、互聯網平臺等手段在家里預約掛號，掛號成功后再來醫院就診，節約了病人的時間和精力。但以前的掛號、分診管理制度就不適用于現在實行預約掛號下的就診情況，就需要針對現在的新情況對預約掛號、分診制管理定新的制度。收費管理部門應結合醫院實際，建立新的收費管理規章制度、崗位職責、收費退費流程，以適應醫院信息系統運行的需要。

（二）加強收費相關人員業務培訓適應醫院信息系統管理需要

醫院信息系統能否有效發揮應有作用，取決于收費人員和信息系統維護人員的業務素質。為此，必須加大收費及相關人員的培訓，使之盡快熟悉和掌握醫院信息系統操作流程，并指導客戶正確、快捷使用繳費等流程，方便客戶的同時，也提高了自身收費工作效率。

（三）簡化醫院票據管理手續提高繳費工作效率

醫院收費票據種類眾多，主要有門急診各類費用的繳費清單、發票、住院預交費收據、住院發票等。在醫院沒有建成醫院信息系統時，病人在檢查治療、取報告各個環節都需要出示繳費票據，而醫院科室在處理病人退費、核算科室收入的時候需要收回病人的繳費票據，可以說收費票據是貫穿在醫院整個診療業務之中的，作為記錄整個診療活動中經濟數據的依據。為防止收費票據在流通中出現虛開票據、票據票面與HIS系統中登記金額不一致等情況，發生舞弊行為，以前對票據的管理和稽核著重在票據核銷和票面金額檢查上，基本上都是靠人力核對票據存根和HIS數據，費時費力?，F在隨著醫院HIS系統的發展和電子發票的興起，對于收費票據的稽核和管理可以通過HIS系統開票數量、開票金額與財政票據系統的開票數量、金額，與銀行入賬金額來相互比對印證，而且都可以通過系統來對賬，省事省力的同時還提高了準確性，更好的起到對票據的及時監督，杜絕舞弊行為的發生。

（四）加強現金收費安全性舉措防范資金流失風險

醫院以前由于資金收付環節業務量大，收費方式單一，基本上只能靠人工收取現金，往往每天都有上百萬的收入，面對這么多現金，每天的現金入庫工作就顯得非常的重要。怎么安全的把每天的現金收入歸集、封包、存入銀行是每個收費部門負責人必須要關注的頭等大事，一旦現金管理和稽核工作不到位，出現漏洞，很容易發生舞弊，產生嚴重的后果，這在全國醫療衛生系都不乏深刻案例。而現在繳費往往通過銀行卡、支付寶、微信等形式實現，這些形式都使收費部門不再直接接觸大量現金，使得每天需要入庫的現金很少，只要收費管理部門做好相配套的現金收入的管理和稽核工作，就能讓有關人員不敢想、不敢做、不能做，保證了醫院資金收入的安全。

（五）實行退費原路返回保證退費真實和資金安全

醫院門診繳費和住院繳納預交費，因病人病情變化，經常出現需要將繳納資金退還給病人的情況。醫院業務量越多，退費的發生就越頻繁，涉及的退費金額就越大。以前辦理退費業務，僅僅是靠相關部門人員簽字認可，收費部門回收相關收費票據，就可退還病人現金。怎么核實退費的真實性，防止醫院內部人員勾結退費，怎樣才能在退費業務正常開展的同時又最大限度保證醫院資金的安全，一直都是醫院收費管理人員高度關注的問題。在醫院信息化建設中，使用銀行卡、微信、支付寶已經成為繳費方式的主流，這些繳費方式可以追溯病人的繳款賬戶，可以采用系統原路返回的方式將退費金額返還到病人繳費的賬戶中，讓退費辦理人員辦理業務時不退還現金，根本上避免了內外勾結，虛假退費交易的發生。

（六）出現單邊賬時要及時處理防范資金案例風險

單邊賬是指由于系統或網絡出現故障，病人通過自助化渠道繳費，病人端已扣款成功，但醫院HIS沒有生成相關交易成功數據。由于自助化繳費系統是由不同的銀行、公司開發，涉及不同的服務器和網絡、支付渠道，通過不同的接口接入醫院的HIS系統，只要中間某個環節出現問題都有可能導致單邊賬的發生。單邊賬發生后病人已經扣除的款項，很大可能會入到醫院賬上，但也有可能會由銀聯系統自動沖正回到病人的賬戶中，隨著醫院使用MISPOS、微信、支付寶的設備越來越多，單邊賬發生的頻率也日益增多，收費管理部門對于單邊賬的處理一定要慎重，不能以病人出示的扣款成功信息作為依據，否則會出現醫院人工將單邊賬確認后款項又沖正回病人賬戶的情況。而一定要確認單邊賬的款項是到了醫院賬戶再做處理，這個確認過程需要一定的時間，所以一定要做好病人的解釋工作和制定相對應的預案，既要避免醫院損失也做好病人安撫，避免投訴。

（七）定期核對收費報表數據防范收費賬實不符

在信息化下，作為收費管理部門，我們要對HIS系統是否有BUG，各種收費結賬報表的數據是否正確抱懷疑態度，不能過度依賴信息系統而放松警戒。因為現在所有收費的結賬數據都是由HIS系統自動生成的，對這些數據是否正確的審核因為涉及的工作量太大，不可能專門安排人員對每天的報表進行復核，所以如果一旦系統有BUG而被相關工作人員所掌握，篡改報表匯總數據，會給醫院造成無法估量的損失。所以一定要對平時各個科室反映的情況仔細記錄，做好調查，發現苗頭，及時制止，并且一定要對各項收費報表進行隨機人工抽查復核，核對其數據的準確性，這樣才能保證醫院資金的安全和HIS系統的可靠。

總之，醫院信息化建設正如火如荼的在所有公立醫院開展，收費方式越來越多樣化，在給病人的就診帶來便利的同時也給我們管理工作帶來了新的目標和挑戰，作為我們收費管理部門也要積極應對，提高自身素質，始終樹立保證醫院資金安全是收費部門日常管理中必須第一重視的工作，做好相應稽核和內控，差缺防漏，杜絕各種舞弊和腐敗行為的發生。