論市場經濟條件下建筑集團公司檔案管理的幾點思考

鄧楚蕊 湖南省第四工程有限公司

建筑集團檔案就是針對建筑工程各個環節以及集團內部存在的問題做出的相應記錄，然后經過系統的整理進行存檔保存。建筑集團在工程建設中形成的檔案資料往往會因記錄人員的不專業、不細致、檔案管理的不規范出現各類問題。這對后期的維護檢修造成了諸多不便，也難以借鑒和引用。因此，在市場經濟條件下針對出現的種種問題，必須完善企業檔案管理制度，制定行之有效的檔案管理規則。

一、工程檔案管理的基本內容和特點

建筑工程檔案包含的內容非常寬泛，涉及建筑工程中各個環節，它包括內容有：工程前期準備階段的文件和資料、監理檔案資料、施工資料檔案、工程驗收資料檔案、工程質量強制控制資料條文、工程電氣資料檔案。

檔案管理工作在市場經濟條件下有以下工作特點：第一，檔案管理必須依據行政法規形成管理方案。第二，利用計算機時代信息化、電子化可以使管理更加規范化、標準化，調閱瀏覽效率提升。第三，數字化管理使得檔案安全性提升，能夠系統化管理，節省了管理人員的時間，提升了工作效率。

二、工程檔案管理中的重要性

隨著市場經濟的發展、城市化進程的加快，為了改善生活環境、提高生活質量，建筑工程越來越多。建筑工程檔案管理對于整個建筑工程的建設、施工等各個環節的進行與優化都有著重要的意義和作用。建筑過程中會形成各種資料，其上記錄著工程的開展以及出現的問題，它記錄了工程建設的流程。對日后項目的維護檢修有著參考價值。加強對建筑工程檔案的管理，有利于統一、規范、全面、完整的保管各類文檔。

三、檔案管理中存在的問題

（一）企業對檔案管理不夠重視

既往大多建筑集團對于企業檔案管理工作以及檔案管理人員的招聘、培訓都沒有足夠重視，企業高層乃至職能部門并沒有將檔案管理納入企業考評和發展中。追求工程項目進度，對資源和材料沒有做到系統的記錄與分析，認為按期完工就能保證企業持續經營、穩健發展。工程檔案是建設工程質量的直接反映，施工中的每一環節都應該做好記錄，記錄必須與工程的進度保持一致。如果管理人員對檔案管理工作草草了事，不對建筑檔案進行科學、系統的管理，檔案管理工作的作用很難真正地發揮出來。

（二）工程項目的檔案質量難以保證

工程建設過于注重工程進度和完工情況，過程中對具體的施工環節中工程材料、工程設備的使用和權責并沒有細致記錄，對于保修維護的具體要求沒有明確說明；各類記錄的信息也與實際使用和具體操作有很大出入，出現不相符的現象，書寫字跡模糊無法準確讀取，案卷泛黃、陳舊使用壽命較低。一方面使得資料的準確性和完整性沒有在檔案記錄中體現出來，另一方面復查、核查、審批流于形式增添更多虛假信息，導致工程檔案整體質量過低。

（三）沒有形成專業化的檔案管理體系

建筑企業專業化的檔案管理管理體系必須要有健全的檔案管理制度。管理部門之間需職責分明，總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門、工程項目部資料室部門間分工應明確。目前很多公司缺少專業人才，沒有固定檔案室存放檔案以及設施陳舊檔案整理難度高，對檔案保存周期和安全性產生了一定影響。

（四）信息安全存在隱患

在當下互聯網信息時代，信息共享的同時容易造成機密文件的泄露，而這往往會使企業在競爭中處于劣勢。互聯網作為一把雙刃劍，在檔案方便管理和應運的同時，網絡病毒、黑客攻擊對檔案資料的安全性造成沖擊。系統問題、網絡問題、電路問題等等更容易導致文件信息的遺失及不全面。系統賬戶存在泄露和多人共用的安全風險。

四、建筑集團公司檔案管理措施

（一）引起重視，提高地位

對于建筑集團來說，檔案管理工作十分重要，檔案管理員的任務與職責非常艱巨，檔案人員應具備積極向上的工作意識與責任心。檔案部門需定期對于檔案管理規則和檔案安全性等條例進行學習并考試。建筑單位對檔案管理部門要足夠重視和支持，要求定期匯報。檔案管理工作有效進行，從而保證檔案管理工作的質量，也提升了檔案管理人員以及管理工作的地位。

（二）檔案管理人員培訓

做好檔案工作人員選拔工作，檔案大都涉及工作機密、具有商業價值，選拔員工必須要求業務能力出眾的同時品德和素質過硬。對管理人員的定期培訓必不可少，開展實踐、拓展培訓、線上培訓等。尤其是在市場經濟環境下，計算機技術、信息技術的運用已經貫穿到管理工作中，做好計算機信息理論知識培訓也是培養優秀管理人才的重要手段。

（三）檔案信息安全

檔案管理工作中檔案原件保護非常重要，需對檔案信息進行多重備份，防止外部盜取檔案重點信息，以及內部人員肆意更改檔案。信息化檔案管理相比紙質管理，數字化管理傳遞效率高的同時開放性也較強，會產生信息遺失或泄露風險。所以加強檔案系統維護尤為重要，管理人員要設置權限及密碼。設置網絡防火墻，軟件加密的同時定期維護、殺毒，做好管理系統安全的維護。利用云存儲技術，對重要資料進行備份，減少損失。

（四）實現現代化，數字化

如今隨著計算機技術的應用，資料的錄入已經告別了傳統的手工錄入，智能化、自動化有效推進了檔案管理的進程。在檔案管理過程中，以電子計算機數字化構建信息系統、云存儲系統并加強安全管理，開發掌上APP以及公眾號等強化資源的合理共享、資源引用、文件檢索以及下載。將文本資料轉化為表格、圖片、折線、函數等豐富其變化，從而實現數字化、信息化、現代化。

五、結束語

城市建設和城市發展離不開城市工程建筑，建筑集團的檔案管理對于工程建設具有促進和借鑒作用。在市場經濟環境下，做好檔案的管理工作，需要提高認知的同時充分利用信息技術，采取先進的管理方式，最大化實現檔案信息資源的共享，同時也保持企業的競爭優勢和持續發展的態勢。