做好檔案收集歸檔的有效策略

劉書芳

摘要：檔案的收集是豐富檔案資源的方式，簡單理解就是按照一定的檔案收集方法和程序，將散存于形成單位和人員手中的檔案集中起來，由單位檔案室進(jìn)行集中保管的過程。因此，檔案收集是檔案管理和服務(wù)的實(shí)體性資源，是檔案知識庫和供給倉。檔案收集工作因多種原因，效果差別較大，現(xiàn)就個人實(shí)踐和見解進(jìn)行分析探討，以其提供有效借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案;收集歸檔;策略

檔案管理工作中我們經(jīng)常強(qiáng)調(diào)的檔案材料要齊全完整，做到應(yīng)收盡收，歸檔及時，這些要求就是通過檔案的收集歸檔才會得以體現(xiàn)。這里還涉及到檔案收集的源頭，就是形成者要及時形成檔案，做到該形成的一定形成，該留存的一定保存好，這樣檔案的收集工作才能順利正常開展。也即是說，只有形成文件，收集工作才能得到“物質(zhì)”保障。

一、檔案收集工作的基本任務(wù)

檔案收集是檔案工作的源頭活水，是整個檔案管理鏈條的起始點(diǎn)。檔案內(nèi)容是否豐富，檔案材料是否齊全，檔案質(zhì)量高低，無一不是檔案收集工作的體現(xiàn)和折射。檔案收集工作的基本任務(wù)，也可以理解為工作原則，就是用科學(xué)的方式方法，把應(yīng)當(dāng)形成留存下來的檔案資料及時齊全的歸集起來，進(jìn)行集中存放，力求收集齊全，力求內(nèi)容完整。本著這一原則任務(wù)，檔案收集工作要采取相應(yīng)的工作措施，做到全面收集，多渠道收集，將各種門類如紙張、膠片、電子、實(shí)物的有利用或參考價值的檔案完好的收集起來，為檔案管理利用打好基礎(chǔ)，提供良好服務(wù)。

二、檔案收集歸檔存在的問題

現(xiàn)在有的單位仍然不同程度的存在重利用和管理，輕收集和歸檔的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案收集工作開展不夠，材料門類不齊全，影響檔案的長遠(yuǎn)利用和健康發(fā)展。實(shí)際中存在的主要問題如下：

（一）缺乏業(yè)務(wù)性和專業(yè)型人才。隨著檔案意識的不斷提升，檔案管理也得到了不斷重視，但是就檔案工作的管理現(xiàn)狀和長遠(yuǎn)發(fā)展來說，檔案專業(yè)人才仍然偏少，特別是知識性專業(yè)型人才培養(yǎng)機(jī)制缺乏，檔案高技術(shù)發(fā)展力量不足。在檔案收集工作中表現(xiàn)為工作方法不掌握，收集標(biāo)準(zhǔn)不明確，收集工作無頭緒，開展工作就像盲人摸象，影響了收集歸檔的質(zhì)量，不能為檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展打好基礎(chǔ)。

（二）檔案材料收集不齊全。把單位產(chǎn)生的應(yīng)該保存的檔案資料收集齊全，這是收集工作的基本職責(zé)。實(shí)際中很多單位都存在材料收集不齊全的問題和現(xiàn)象，大都過多的注重紙質(zhì)文件材料的收集，對于紙質(zhì)之外的音像、實(shí)物、電子、業(yè)務(wù)等應(yīng)收集檔案資料往往忽略。同時，對于每份文件材料的各個構(gòu)成部分要收集齊全，每份文件的構(gòu)成要素也要齊全。

（三）缺乏先進(jìn)的收集管理手段。計(jì)算機(jī)的先進(jìn)性可以有效提高工作效率，但是在檔案的收集管理中應(yīng)用不夠。收集中手工操作為主，沒有通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行收集管理，包括收集統(tǒng)計(jì)、有關(guān)門類的提示，各部門完成歸檔情況等等，導(dǎo)致文件材料收集不夠齊全也不易發(fā)現(xiàn)，文件丟失以及內(nèi)容是否齊全等監(jiān)督管理不夠，這些問題都影響了收集工作的質(zhì)量。

三、收集歸檔的有效策略

檔案收集歸檔是否規(guī)范，決定著文件材料的完整齊全性，現(xiàn)實(shí)工作中，只有本著對工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真做好收集和登記工作，才能保證收集的質(zhì)量。

（一）加強(qiáng)工作創(chuàng)新。檔案工作質(zhì)量的提升要以創(chuàng)新為引領(lǐng)，只有樹立創(chuàng)新思想，敢于需求創(chuàng)新突破，工作才有新的起色。檔案收集歸檔的創(chuàng)新要從收集的方法和手段方面予以突破，如積極采用現(xiàn)代化管理手段，設(shè)計(jì)應(yīng)用專門的收集管理軟件，將單位文件材料的搜集范圍、歸檔部門、有關(guān)責(zé)任人、歸檔時間、完成情況及提示催交等信息和要求通過計(jì)算機(jī)指令的形式存儲，根據(jù)工作需要和軟件程序自動進(jìn)行管理，檔案人員只需要打開軟件程序就可以了解文件材料歸檔情況，及時開展相關(guān)的催要等工作，規(guī)范了了收集材料的系統(tǒng)化和齊全性，提升了收集效率，保證了工作時限。當(dāng)然，收集工作的創(chuàng)新，需要具有一定的條件，要有計(jì)算機(jī)管理設(shè)施、相關(guān)的系統(tǒng)軟件，還要有專業(yè)的技術(shù)人員，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理有機(jī)的結(jié)合才能完成。

（二）提升人員素質(zhì)。檔案工作的質(zhì)量高低與管理人員的素質(zhì)密切相關(guān)。檔案人員素質(zhì)包括，檔案收集整理等基本的工作技能、現(xiàn)代化技術(shù)操作管理能力和熱愛檔案工作無私奉獻(xiàn)的高尚品格。這些素質(zhì)需要在工作中鍛煉形成，更要通過刻苦學(xué)習(xí)培訓(xùn)來提升，平時要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識交流探討，形成自覺學(xué)習(xí)新知識新技術(shù)的工作習(xí)慣，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，高質(zhì)量，在工作中提升。要注意技術(shù)性人才的引進(jìn)，為檔案工作的現(xiàn)代化和持續(xù)化發(fā)展奠定人才技術(shù)基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施是否完善是檔案工作開展如何的關(guān)鍵。為做好檔案工作，要加強(qiáng)投入支持，設(shè)置合理的各類檔案庫房，配備檔案柜架和磁盤柜底圖柜、電子文件存放柜;還要注意現(xiàn)代信息化設(shè)施的建設(shè)，必要的管理軟件以及計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是開展檔案管理現(xiàn)代化的必備，是實(shí)施檔案平臺共建共享的必然，應(yīng)當(dāng)高規(guī)格配備，以促進(jìn)檔案管理效率的進(jìn)一步提升。

四、結(jié)束語

社會發(fā)展潮流勇往直前，各項(xiàng)事業(yè)都在進(jìn)步發(fā)展，檔案管理的傳統(tǒng)思維和方式也要積極尋求轉(zhuǎn)變和跟進(jìn)，做到與社會發(fā)展同步發(fā)展，以提升檔案管理質(zhì)量和效率為突破。采取更為先進(jìn)的手段和模式，將檔案收集管理工作提高到一個新的水平，更好地發(fā)揮檔案服務(wù)社會，推動工作的價值作用。

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