做好檔案收集歸檔的有效策略

劉書芳

摘要：檔案的收集是豐富檔案資源的方式，簡單理解就是按照一定的檔案收集方法和程序，將散存于形成單位和人員手中的檔案集中起來，由單位檔案室進行集中保管的過程。因此，檔案收集是檔案管理和服務的實體性資源，是檔案知識庫和供給倉。檔案收集工作因多種原因，效果差別較大，現就個人實踐和見解進行分析探討，以其提供有效借鑒。

關鍵詞：檔案;收集歸檔;策略

檔案管理工作中我們經常強調的檔案材料要齊全完整，做到應收盡收，歸檔及時，這些要求就是通過檔案的收集歸檔才會得以體現。這里還涉及到檔案收集的源頭，就是形成者要及時形成檔案，做到該形成的一定形成，該留存的一定保存好，這樣檔案的收集工作才能順利正常開展。也即是說，只有形成文件，收集工作才能得到“物質”保障。

一、檔案收集工作的基本任務

檔案收集是檔案工作的源頭活水，是整個檔案管理鏈條的起始點。檔案內容是否豐富，檔案材料是否齊全，檔案質量高低，無一不是檔案收集工作的體現和折射。檔案收集工作的基本任務，也可以理解為工作原則，就是用科學的方式方法，把應當形成留存下來的檔案資料及時齊全的歸集起來，進行集中存放，力求收集齊全，力求內容完整。本著這一原則任務，檔案收集工作要采取相應的工作措施，做到全面收集，多渠道收集，將各種門類如紙張、膠片、電子、實物的有利用或參考價值的檔案完好的收集起來，為檔案管理利用打好基礎，提供良好服務。

二、檔案收集歸檔存在的問題

現在有的單位仍然不同程度的存在重利用和管理，輕收集和歸檔的現象，導致檔案收集工作開展不夠，材料門類不齊全，影響檔案的長遠利用和健康發展。實際中存在的主要問題如下：

（一）缺乏業務性和專業型人才。隨著檔案意識的不斷提升，檔案管理也得到了不斷重視，但是就檔案工作的管理現狀和長遠發展來說，檔案專業人才仍然偏少，特別是知識性專業型人才培養機制缺乏，檔案高技術發展力量不足。在檔案收集工作中表現為工作方法不掌握，收集標準不明確，收集工作無頭緒，開展工作就像盲人摸象，影響了收集歸檔的質量，不能為檔案管理工作的進一步發展打好基礎。

（二）檔案材料收集不齊全。把單位產生的應該保存的檔案資料收集齊全，這是收集工作的基本職責。實際中很多單位都存在材料收集不齊全的問題和現象，大都過多的注重紙質文件材料的收集，對于紙質之外的音像、實物、電子、業務等應收集檔案資料往往忽略。同時，對于每份文件材料的各個構成部分要收集齊全，每份文件的構成要素也要齊全。

（三）缺乏先進的收集管理手段。計算機的先進性可以有效提高工作效率，但是在檔案的收集管理中應用不夠。收集中手工操作為主，沒有通過計算機軟件進行收集管理，包括收集統計、有關門類的提示，各部門完成歸檔情況等等，導致文件材料收集不夠齊全也不易發現，文件丟失以及內容是否齊全等監督管理不夠，這些問題都影響了收集工作的質量。

三、收集歸檔的有效策略

檔案收集歸檔是否規范，決定著文件材料的完整齊全性，現實工作中，只有本著對工作負責的態度，認真做好收集和登記工作，才能保證收集的質量。

（一）加強工作創新。檔案工作質量的提升要以創新為引領，只有樹立創新思想，敢于需求創新突破，工作才有新的起色。檔案收集歸檔的創新要從收集的方法和手段方面予以突破，如積極采用現代化管理手段，設計應用專門的收集管理軟件，將單位文件材料的搜集范圍、歸檔部門、有關責任人、歸檔時間、完成情況及提示催交等信息和要求通過計算機指令的形式存儲，根據工作需要和軟件程序自動進行管理，檔案人員只需要打開軟件程序就可以了解文件材料歸檔情況，及時開展相關的催要等工作，規范了了收集材料的系統化和齊全性，提升了收集效率，保證了工作時限。當然，收集工作的創新，需要具有一定的條件，要有計算機管理設施、相關的系統軟件，還要有專業的技術人員，將計算機技術與檔案管理有機的結合才能完成。

（二）提升人員素質。檔案工作的質量高低與管理人員的素質密切相關。檔案人員素質包括，檔案收集整理等基本的工作技能、現代化技術操作管理能力和熱愛檔案工作無私奉獻的高尚品格。這些素質需要在工作中鍛煉形成，更要通過刻苦學習培訓來提升，平時要加強業務知識交流探討，形成自覺學習新知識新技術的工作習慣，增強做好檔案管理工作的自覺性，堅持高標準，高質量，在工作中提升。要注意技術性人才的引進，為檔案工作的現代化和持續化發展奠定人才技術基礎。

（三）加強基礎設施建設。基礎設施是否完善是檔案工作開展如何的關鍵。為做好檔案工作，要加強投入支持，設置合理的各類檔案庫房，配備檔案柜架和磁盤柜底圖柜、電子文件存放柜;還要注意現代信息化設施的建設，必要的管理軟件以及計算機管理系統是開展檔案管理現代化的必備，是實施檔案平臺共建共享的必然，應當高規格配備，以促進檔案管理效率的進一步提升。

四、結束語

社會發展潮流勇往直前，各項事業都在進步發展，檔案管理的傳統思維和方式也要積極尋求轉變和跟進，做到與社會發展同步發展，以提升檔案管理質量和效率為突破。采取更為先進的手段和模式，將檔案收集管理工作提高到一個新的水平，更好地發揮檔案服務社會，推動工作的價值作用。

參考文獻

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