電算化條件下的會計檔案管理探究

武曉燕

摘要：目前我國經濟和信息技術發展十分快速，會計電算化在會計領域的應用和普及，會計電子檔案的管理顯得越來越重要。對于一個企業來說，定期進行運營數據分析是可以幫助企業更快更好地發展的，運營數據分析的前提條件是能夠很好地存儲、分類、分析運營數據。但由于企業日常經營所需的數據種類繁多，信息量大，難以保存和整理，所以在過去的經營過程中，一般企業對經營數據的分析都比較簡單。直到電子存儲器和計算機的出現，為企業的數據存儲和分析帶來了極大的便利，節省了大量的人力、物力。此外，會計電算化檔案是企業經營過程中產生的財務信息，對風險管理、經營分析有重要作用。因此，必須重視會計電算化檔案的長期保存問題。

關鍵詞：會計檔案;電子檔案;信息化

引言

互聯網技術的快速發展，對我國經濟產生較大的影響，作為經濟發展的重要環節，財務會計管理工作也隨之進入“云管理”時代，其工作模式和工作環境都發生較大的變化，且隨著互聯網中的云計算、大數據及人工智能等技術的出現，具有不同管理背景的企業都改變了企業的會計管理方式。對于會計檔案而言，傳統的管理模式具有效率低、信息收發不及時等不足，容易提高企業成本，從而不利于企業的進一步發展。

1會計檔案的作用

會計檔案作為企業經濟活動的重要依據，對于制訂企業發展目標的各種管理制度、促進企業管理水平的提高具有十分重要的作用。一是為企業制定內部管理制度提供重要的參考依據。比如，企業近幾年產品成本定額、工資定額、庫存水平、在產品周轉速度等會計檔案數據，都將成為制訂企業內部管理制度、各種產品消耗定額的直接參考依據。二是為企業擴大產品銷售、合理定價提供重要的成本信息和歷史參考依據。比如，企業的歷年商品銷售單位成本、歷年的商品銷售數量變化趨勢等，成為企業合理確定銷售價格的重要憑據。三是對于加強企業的資金管理，防止資金流失，提供直接依據。比如，企業會計檔案記載的單位應收款的賬務原始記錄，企業各種不良資產的盤點表等，都直接為企業管理部門提供了企業債權及資產的狀況，為及時收回企業債權，及早處理有問題資產提供幫助。四是提供進行加工后的會計檔案，容易被職工理解，有利于職工了解企業的經營情況，開展勞動競賽，提高工作積極性，促進企業的發展，激發工作熱情。五是在不影響企業技術秘密情況下，對外提供企業會計檔案分析資料，有利于債權人及權益人了解企業的經營情況，追加投資或吸引潛在的投資者，為企業的發展注入新的活力。六是會計檔案有利于財政、稅務等國家有關部門及時掌握企業的經濟活動動態，加強宏觀管理。

2會計電算化檔案長期保存面臨的問題

2.1財務檔案的儲存形態發生改變

會計工作中財務檔案的提取申請與財務檔案工作上的系統記錄，是會計電算化發展中完成工作融合，也是拓展電算化工作應用形式的主要方向。按照完成財務檔案管理工作的步驟，在財務檔案的存儲介質上融入電算化發展帶來的數據儲存形態的改變，可以在財務檔案管理的數據存儲方面，按照企業財務的應用方向與不同部門的資金支出拓展財務檔案管理的范圍。同時，使用電算化中電子數據的檔案管理形式，為目前增加財務檔案管理效率建設系統化財務檔案管理平臺的工作思路。以財務檔案消息的接收與財務檔案的提取作為電算化融合的主要研究點，是在企業財務檔案管理中，按照多個渠道的財務數據特點加強財務數據關聯性的重要內容。

2.2會計電算化的重視程度不夠

在當前的會計工作中，企業中的領導階層和管理階層對會計電算化的重視程度不夠，存在認識不到位現象。在這種不重視的背景下，會計電算化的作用無法有效發揮，其功能也無法高效應用。在企業的會計工作中，會計電算化一般會針對會計核算工作，以此來減少對人力資源的需求量，并且提高工作的實際效果。不過要注意的是，雖然在落實到了實際的工作中，但是依舊有對會計電算化不重視的現象。這種現象直接導致了一些會計信息無法快速實時地進行處理，會計電算化的作用性偏低。在這種情況下，進一步助長了不重視現象的出現，企業的管理階層和領導階層就會減少對會計電算化方面的資金投入和財政傾斜，進而極大地阻礙了會計電算化的實際發展，甚至于產生了惡性循環，制約了企業的發展和經濟效益的提高。

3會計電算化檔案長期保存的優化策略

3.1完善會計電算化檔案管理系統

電子會計檔案具有諸多優點，它對各種業務的開展都會產生重要影響。既能提高管理水平，又能節約經營成本，提高工作效率，減少資源浪費，促進企事業單位信息化建設。電子會計檔案是大勢所趨，但所有這些優點都是建立在有了清晰明確的管理制度的前提下，沒有規則、不成文的規定，沒有清晰明了的管理制度，所有這些優點都將是無稽之談，甚至會因管理不善而給企業帶來重大損失，而制定管理制度是電子檔案長期保存的制度保障。因此任何企業在開展業務之初，都應重視檔案管理流程的建立，從最開始就讓檔案管理進入良性循環，否則就會給企業埋下安全隱患。

3.2加快企業會計檔案的信息化、數字化、網絡化建設

加快會計檔案的信息化步伐，首先要加大資金投入，購置現代化辦公設備，建設符合電子會計檔案保存要求的電子檔案室，及長期保存會計電子檔案的維護設施。其次，要加強會計檔案的電子編目、檢索及自動查詢系統的研究，及時為企業管理活動提供檔案信息。再次，要利用網絡系統及時搜集會計檔案信息，確保會計檔案及時性、完整性、準確性。另外，在有可能的條件下，要建立會計檔案的利用信息反饋系統，不斷提高會計檔案的服務利用水平，并有針對性地改進會計檔案的服務工作，使企業會計檔案工作在不斷改進中發展完善。

3.3加強財務人員的數據分析水平

會計電算化工作水平的提高，其中最大的變量為財務人員的數據分析水平。會計電算化的運用帶來了數據線上化、分析精準化、工作平臺化的改革，降低了企業會計工作基礎流程的同時，也強調了企業財務人員的數據預測能力。由此可見，影響會計電算化最大的因素為會計管理人員能否合并財務數據的固有支出，并按照企業發展的基本態勢建立范圍更廣的數據表格。獲悉固有的企業財務支出，統計企業中波動浮動較大的財務應用在技術發展提供的大量財務數據中將會計工作的重心轉移到財務分析中，才能在技術的融合上成立應用價值更高的財務管理模型。因而，會計工作中人員的素質水平是將企業中現有的數據表格按照固有的財務管理形態優先進行財務數據選擇與財務管理工作安排的基石，加強會計人員的素質水平。

結語

綜上所述，基于當前會計信息數據處理應用技術快速發展，以及會計實際應用現狀，對于會計工作而言，在大數據的環境下，沿著會計電算化發展是必然的。對會計檔案的管理和存儲提出了更高的要求，并將得到企業的不斷發展壯大，產生的數據也將更多，對設備的要求也將更高，實現電子會計檔案的完善管理系統、專業人才體系、電子檔案資源開發與利用。提出了一種相應的管理實施指導策略。

參考文獻

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