現代圖書館紙質檔案數字化管理新思路分析

時曉鵬

摘要：紙質檔案是現代圖書館檔案管理工作的重要組成部分。現今社會信息時代的發展，使得數字化管理逐漸普及，這一管理方式同時也帶來了眾多問題。管理者不得不分析紙質檔案的價值來確定是否需要數字化管理，這給公共圖書館信息工作增加了難度。本文主要依據現代圖書館信息管理工作的現狀，提出了數字化管理的新思路，以期給現代圖書館紙質檔案數字化工作帶來一些幫助。

關鍵詞：現代圖書館;紙質檔案;數字化管理

1、紙質檔案數字化管理的優勢

紙質檔案數字化是信息時代發展的產物，對于傳統線下圖書館的積極發展有著很大的作用。由于目前實體圖書館多為公共圖書館或高校圖書館，圖書館管理工作數字化對于對于管理工作者來說是提升圖書館服務的一大機遇，其主要優勢有以下幾方面：

1.1有助于資源的建設與開發

資源的整合利用需要強大的檔案數據庫支持，相關的重要文件應該整理好之后轉化為圖片、視頻等形式進行相應的保管。數字化管理可以有效的提高文檔保管的效率，使其工作更為便捷，從而推動管理者的工作進度。除此之外，相對于傳統紙質檔案的管理方式，數字文件可以極大地提升使用率，促進資源的開發與利用，對原始文檔也起到了很好的保護作用。

1.2促進了電子歸檔工作的積極發展

電子歸檔實現了傳統紙質檔案向數字化的飛躍。紙質檔案保存起來占地面積大，而且不便于尋找和使用，往往制約了圖書館規模的擴大以及館藏的擴充，實行電子檔案管理的方式則很好地彌補了這一缺陷。數字化管理可以有效區分不同類型、不同層次的電子檔案，如果管理者能夠高效利用就可以促進圖書館電子歸檔工作的積極發展。

1.3提高圖書館檔案的完整性和永久性

數字化檢索是數字化管理長期發展而來的應用，這一應用可以縮減檢索書目所用時間并且提高了檢索的準確率，如果發現檔案出現缺失、遺漏等情況，及時利用網絡來查漏補缺能夠有效保證檔案的完整性。同時，檔案數字化使得一些陳舊、殘缺的照片、古籍等可以相對永久的保存下來，給后人提供了學習和了解前人文化的機會，某種程度上幫助圖書館實現了其價值和意義。

2、紙質檔案數字化管理中存在的問題

2.1管理理念落后

信息時代的發展催動了大數據平臺的應用，但是我國大部分管理工作者的管理理念發展滯緩，仍然根據經驗使用傳統的紙質檔案管理方式。即使目前圖書館都在推行數字化的管理方式，實際上管理者利用數字化管理的便捷但是心里卻并不能真正認可數字化資源對自身發展的重要性。數字化技術在圖書館紙質檔案管理中并沒有完全發揮作用，管理者機械性地存儲檔案信息，其理念和想法得不到轉化，一段時間之后數字化管理就會逐漸固化、僵硬，現代信息技術在圖書館的應用也會因此夭折。

2.2技術標準體系低下

信息時代背景下的檔案管理是一種具有獨特特征的工作，所具備的功能比較多樣化，其所需存儲的檔案相較于過去也更加復雜，同時也給檔案管理者提出了更多的要求和挑戰。紙質檔案數字化管理是勢在必行的，但是就目前中國數字化進程來看，雖然信息技術早已滲透進各行各業，使用效率卻很低下。尤其是在檔案管理工作中，由于這一工作缺乏具體標準，而且長期以來對管理者的技術要求不高，數字化管理并未落到實處。數字化檔案管理在一定意義上是要實現信息資源共享，而技術標準體系的低下卻使不同軟件、不同系統之間的檔案獨立開來，不僅沒有實現數字化管理原有的目標，反而給檔案管理工作的長遠發展帶來了消極影響。

2.3管理團隊缺乏人才

在部分公共其實有開設圖書館檔案管理這樣的專業，但是由于這一工作缺乏挑戰性，許多學生會放棄這一選擇，這樣的專業就成為了所謂的“冷門專業”。即使有學生選擇了這一專業，就業情況也很不樂觀。在實際工作中，大部分圖書館檔案管理者都是依據常年工作積累的經驗，只有很少一部分人有一定基礎的管理知識。久而久之，圖書館檔案管理團隊缺乏人才、管理人員老齡化等問題就暴露出來了。而且，伴隨著信息時代的發展，原有的管理人員對新技術的學習和利用進展很緩慢，數字化管理也是浮于表面。部分圖書館針對這一問題選擇外包管理，但是也是收效甚微。合作者在不了解圖書館管理模式的情況下盲目接手，以致于管理中出現各種各樣的問題，這顯然是阻礙了檔案數字化管理的發展之路。

3、改進現代圖書館紙質檔案數字化管理工作的建議

中國社會的變遷日新月異，對于信息資源的更新與管理變得刻不容緩，此時建立一個高效的數字化檔案管理平臺是非常必要的，這樣才能更好地為社會發展服務，同時也為國家建設奠定了一定的基礎。從一定意義上來說，一個國家的制度改革能發展到何地步，還是取決于數字化管理的最終成果。

3.1落實圖書館檔案資源的共享工作，提高管理者的工作效率

檔案電子化建設是一個系統工程，包括整體設計、設備選項、軟件開發、檔案整理、掃描輸入、系統管理、磁盤備份和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統。無論是學校還是機構，每天都會通過各種軟件上傳大量的數據和文件進行存儲，數字化系統將其備份整合。圖書館則可以通過數字化系統時時更新相關的信息資源，設置適當的檔案查詢系統，實現圖書館檔案資源共享，從而提高管理者的工作效率。

3.2改變傳統紙質檔案管理觀念，主動迎接數字化管理

在信息技術日益發展的今天，無論是普通員工還是上層管理者，都應該盡快扭轉對于信息技術的錯誤觀念。現代圖書館數字化管理不應該只是管理工作的輔助應用，檔案數字化管理迫切需要得到重視，管理人員必須要充分意識到紙質檔案管理數字化建設對于增強其工作水平、提升人民服務質量、整合國家檔案信息資源的重要意義，同時管理人員將信息技術的利用放在工作的重要位置，這樣可以有效促進紙質檔案數字化的進程和發展。

3.3注重相關專業的人才培養，為現代圖書館管理注入新的活力

眾所周知，隨著信息時代的發展，對檔案管理的要求也越來越高，這給檔案管理者的工作也帶來了挑戰。現代圖書館應該為檔案管理人員制定學習培訓計劃，定期進行相關技術的指導，這樣可以幫助管理人員盡快熟悉數字化管理的流程和步驟，增強其管理能力，完成從傳統管理方式向信息化管理方式的轉變。同時，為圖書館數字化管理培養一批新的人才，這樣可以有效促進現代圖書館的改革與進步，使其邁入一個新的發展階段。

總結：紙質檔案數字化管理是信息時代發展的必然產物，它的出現反映了一個社會和一個國家經濟、科技發展水平的提高，雖然目前數字化管理在圖書館檔案管理中的應用條件還不夠成熟，但是隨著工作者和管理者的不斷摸索和研究，完備的數字化檔案管理平臺很快就會建設起來。與此同時，還要注意人才的培養和管理工作者觀念的轉變。管理人員能力的提升也是促進圖書館數字化管理不斷發展的重要動力。

參考文獻

[1]魏曉琳.數字檔案館建設研究———以遼寧金融職業學院為例[J].蘭臺內外，2019（12）：39—40.

[2]屈榮.大數據時代檔案管理發展的思考[J].傳媒論壇，2019.

[3]聶峰.現代圖書館紙質檔案數字化管理新思路分析[J].才智，2019（15）： 239.