交通運輸企業檔案數字化與業務系統的融合管理

魯志恒

（山東省交通科學研究院，山東 濟南 250031）

引言

采用檔案數字化與業務系統融合管理的方式，既可以有效降低檔案管理成本，又能讓業務人員高效地從繁雜的檔案中提取所需數據，并加以分析運用反哺業務發展。

1 實施檔案數字化與業務系統融合管理的必要性

1.1 資料保存和節約管理成本的需要

（1）交通運輸企業傳統檔案管理方式需耗費大量的人力物力成本，檔案的歸檔、查詢耗時長，且人工登記易發生錄入不精準等情況，一旦出現錯誤，很難追根溯源找到責任人，發生檔案毀損滅失的概率較大。（2）只有通過檔案的數字化管理，將紙質檔案歸集并掃描成電子檔案留存，實現檔案管理人員對檔案的信息化和智能化整理，才能使檔案資料長期保存且易于查閱，以提升檔案管理部門對外提供信息服務的能力[1]。同時，業務人員在檔案管理人員的配合下，將檔案存放并分門別類將相關數據信息進行條目化錄入，能夠全面提升檔案錄入及后期查找檔案關鍵數據信息的效率，配合單位業務管理系統，將大幅節約時間、人員等管理成本。

1.2 檔案數據反哺業務項目拓展的需要

（1）業務系統與檔案管理系統從使用目的來說是兩個完全不同的系統，前者是為了規范業務流程、提取項目數據，后者是供業務人員進行事后查找相關檔案資料所用[2]。單獨開發的檔案系統僅能做檔案管理，無法達到分析運用業務數據的要求，不能為交通運輸企業帶來實際效益。只有把檔案數字化與業務系統進行融合管理，將檔案系統作為業務系統的一部分應用，并針對后期需要用到的基礎數據設置模塊，進行逐一分析錄入，確保在后期數據分析時能夠具備完整的數據來源作為支持，才能形成一整套完備、系統的管理模塊，為企業用好檔案中的數據提供高效支持。（2）通過高效利用業務開展過程中積累的寶貴檔案數據資源，以分析客戶群體、分析自身業務水平、優化產品設計、改進風控模型等，更好地促進拓展業務發展。

2 檔案數字化管理與業務系統融合管理的開發設計原則

2.1 將檔案數字化管理作為業務系統的輔助功能

交通運輸企業檔案資料產生在業務項目的各個階段，從項目立項、可行性研究、風控審批、實施落地到后期跟蹤檢查。檔案數字化管理作為穿插在業務系統中每個環節的輔助模塊，在項目各個階段產生檔案資料時應即時上傳，并逐階段設置審批流程，以確保檔案的及時、正確、完整上傳并永久保存[3]。一旦等到項目結束后，再進行檔案整理歸檔，由于業務周期較長，前期資料可能已經遺失；同時，相關業務人員已經投身下一個項目環節，很難再花費大量精力進行檔案整理工作，歸檔工作便會長期滯后，不利于及時高效提供相關資料信息。

2.2 前期開發需求應充分調研業務部門意見

業務人員熟悉開展業務過程中的每一個實際流程，了解各個流程實際操作中可能遇到的問題，知曉如何運用哪些系統中的大數據進行分析并以此為企業創造價值。因此，系統設計人員在系統前期開發時應充分調研業務部門的意見建議，由其提供輔助支持。同時，要堅持需求導向，倒推業務系統中需要開發的檔案模塊、需要完善的數據和需要上傳的資料，將每一環節需對應輸入的類型設置全面，避免業務人員輸入無用數據，更防止遺漏在后期查找時需要進行大數據分析的關鍵業務數據[4]。

2.3 系統上線前測試環節確保由多個部門共同進行

上線前的系統測試是每個系統開發必不可少的環節，不僅能夠發現系統中存在的缺陷，還能發現流程中存在的堵塞點和不合理之處。線上測試環節應由相關部門安排后期實際使用系統的人員進行測試，并設置考核測驗，以強化提高人員重視程度，確保系統上線后達到預期效果，切實提升企業自身檔案服務效率。

2.4 系統中數據和檔案資料應及時更新

隨著行業市場和業務項目開展情況的變化，每一個項目都在動態地進行，需要持續地跟蹤、維護。前期開發的業務系統檔案模塊在當時階段是適應實際的，后期則需要不斷將新內容進行填充，將新的檔案類型上傳。因此，檔案數字化管理與業務系統開發時，要充分預留項目結束后持續跟蹤和維護所需資料上傳的模塊，以及估計未來預計新加入模塊和對接新系統的相關接口。

3 檔案數字化管理與業務系統融合的優勢

（1）系統由檔案管理人員進行管理，由業務人員運用其中數據，對市場和產品進行分析，同時，實現電子檔案的長期保存、便于查閱，提高檔案數據的管理使用效率，不斷增強企業競爭力。（2）將檔案數字化管理作為業務系統的一部分應用進行嵌入，更有利于企業在開發系統時進行資金統籌調配，更方便建立一個設備先進、運行速度快、功能完備的檔案管理模塊，并大幅節約企業系統開發成本和后期維護成本。

4 結語

注重大數據分析與應用是交通運輸企業實現長足發展的重要基礎，檔案的數字化管理與業務系統的融合能夠很好地為這一目標定位服務；檔案資料產生于業務的每一個環節，跟業務開展具有高度的重合性、關聯性，將數字化檔案管理作為業務系統的輔助模塊嵌入其中，既能夠更好地服務業務項目的推進和質量提升，又能節省檔案管理成本，進一步為交通運輸企業創造檔案信息服務價值。