工程項目文檔管理現狀及展望

商艷娟

中國石化工程建設有限公司 北京 100101

工程項目文檔管理是工程項目執行進程中將參與各方在各階段提交的文檔進行匯總收集管理的過程，它貫穿于項目執行的始終。近年來，項目文檔管理在國內項目執行中越來越受到重視，對于一個項目的順利執行起著至關重要的作用。

早期的工程項目文檔管理是基于紙質文件歸檔發展起來的，并將項目執行過程中往來信函、傳真等紙質文件留存的一種形式。隨著計算機通訊和網絡技術的不斷發展，信息時代的到來，電子文件幾乎涵蓋了整個項目執行，因此傳統的紙制文件管理模式無論從管理思路還是管理手段上，已經遠遠不能滿足目前的工作需要，需要建立滿足項目電子文件管理的制度、標準、體系、方法、流程和軟件系統等體系。進入21 世紀，國內眾多工程設計院向工程公司轉型，工程總承包項目所占比重越來越大，項目文件數量越來越多，范圍也越來越廣。因此，亟待建立一套電子文檔管理體系和軟件系統來規范管理，進而進入未來工廠全生命周期信息管理系統。

1 工程項目文檔管理現狀

目前國內項目執行過程中基本上是通過建立項目電子文檔管理體系來實現對項目文檔過程管理的有效控制，從文件信息的角度保證項目的順利實施。是在項目執行過程中質量控制、過程記錄（時間、編號、名稱、版次、目的、接收人……）、信息數據支持（進度、合同，費用等）、項目文件歸檔、移交等工作的全流程的電子信息體系。

1.1 體系內容

（1）文件范圍與組織：電子文檔的分類、結構和編碼，是電子文件管理的最基礎和關鍵部分，有利于規范電子文件的管理范圍、組織結構及編碼結構。

（2）文件屬性（元數據）：描述電子文件的元數據，方便文件屬性查詢、利用和多緯度展示。

（3）過程管理：包括文檔從產生、升版、審核、發布、分發及歸檔和交付等過程的管理，實現電子文件的全生命周期管理，為基于文檔的溝通和協同的實現提供基礎。

（4）系統平臺：主要是規范系統管理，以及建立規范化和流程化的項目電子文檔管理的共享和協同平臺，提高項目電子文檔管理水平，以及項目溝通和協同工作效率。

1.2 實施過程

（1）確立電子文檔管理體系框架：體系框架大體分為工程文件范圍與組織結構、文件元數據屬性、過程管理控制和系統平臺四大部分。

（2）制定項目電子文檔結構：可將電子文檔分為參考類文檔、管理類文檔、技術類文檔、供貨商文檔和交換類文檔五大類。每大類文檔再依據其來源以及產生的不同條件，劃分為不同的層級的子類，以便分級管理。

（3）制定項目電子文檔編碼及屬性：制定一套適合工程項目的電子文檔編碼和屬性，使所有文檔在整個文檔管理體系中具有唯一性的同時，又有高度的可辨識性，便于溯源管控。

（4）電子文檔分發管理矩陣：電子文檔分發管理矩陣可以大幅提高效率，應用軟件系統來實現文檔自動分發和授權。

1.3 管理平臺

建立起一套較為完善的電子文檔管理體系后，需要將該體系的結構固化落實到電子文檔管理系統中，通過配置相關屬性模塊，如電子文檔管理模塊（包括電子文件的創建、發布、審核、分發等環節）、報表模塊（周報、月報等）、文件歸檔模塊和文件交付模塊等，實現電子文檔管理體系的信息化。

目前國內很多項目管理應用電子平臺/ 軟件為載體，作為存儲正式發布和接受來自項目參與方的技術、工程、采購、商務和信函等電子版文件的中心數據庫。

1.4 優勢明顯

通過近幾年的工程實踐，電子文檔管理體系在工程項目管理的地位越發突出。

（1）高效性和便利性：項目電子文檔的異地存儲、實時共享和及時查詢，提高了基于文檔的協同工作水平與效率。

（2）溯源性：工程文檔在電子文檔管理平臺上被固化后，所有的修改、檢索、更新、查詢均可以被追蹤溯源。

（3）經濟環保性：減少紙質文件的產生，節約存儲空間。

1.5 不足之處

國內工程項目電子文檔管理是近十幾年來發展起來的，尚存一些不足。

（1）在推進文檔管理電子化的過程中，軟件的功能與實際工作不一致，存在標準化、規范化滯后，以及平臺軟件太多、太亂等問題，對整體應用水平的提高帶來不利影響。

（2）電子應用平臺部分功能模塊的不完善，可能造成系統應用水平的低下，針對工程項目的實際二次開發力度不足。

2 工程項目文檔管理展望

隨著工廠生命周期信息管理理念的產生，數字化工廠概念的提出，工程項目管理模式將會發生根本性的改變。要實現工廠全生命周期信息管理，需將工程項目的前期策劃、工程設計、物資采購、施工管理等階段的所有文件都規范地管理起來，使得項目建設階段參與各方交付的所有文檔都必須延伸到工廠運行維護階段。建立一套從信息的產生、發布、傳遞、分發、歸檔及交付的工程項目文檔全生命周期電子信息管理體系。

“數字化工廠”可以描繪為，能夠同時具備工廠屬性和工程屬性的綜合性智能數字化系統，既包括裝置級、產品級的所有數字化信息，又包括能夠實現工藝設計、工程設計、工程采購、工程施工管理、開車管理和項目管理全過程工作的數字化集成體系。

“數字化工廠”面向業主的功能主要有四個：一是可以對應物理意義的工廠，展示數字化信息；二是借助數字化信息，開展生產管理和人員仿真培訓；三是根據相應的數字化信息，策劃檢維修方案和措施；四是根據相關的數字化信息，策劃改擴建方案和措施。

作為數字化工廠建設的工程屬性部分，現階段項目電子文檔管理體系的建立和應用為工廠全生命周期信息管理提供了可能和支撐。但是，以目前項目電子文檔管理水平來看，尚有許多工作需要進一步深化。

2.1 優化電子文檔管理平臺的建設

目前國內各工程公司使用的電子文檔管理平臺不一，應用水平高低不齊。在經過多次工程實踐后選用適合的電子平臺，擴展功能模塊的建設是一項艱巨而有意義的工作。尤其是針對工程實際對應用平臺的二次開發，可以更貼近工作實際并大幅提高工作效率。

2.2 完善項目電子管理體系建設

將目前以工程建設為中心的體系進一步擴展為以實現“數字化工廠”為目標的體系建設，是集工廠屬性和工程屬性為一體的服務于現實工廠運行的體系建設。

2.3 電子文檔管理平臺與3D技術的結合應用

隨著計算機技術的進一步發展，將工程項目執行過程中產生的電子文檔與現實工廠電子影像的數字化3D 工廠實現互通，意義重大。

3 小結

總之，建立一套基于電子文檔管理平臺的電子文檔管理體系，將傳統的文檔管理延伸為未來數字化工廠的基礎載體；將現實的工廠映像在該平臺上，搭建虛擬化的電子工廠；從微觀的角度在參與工廠運作的每一臺設備從設計、采購、施工、運行全流程溯源管理，到全工廠宏觀的流程操作，原材料進入、產品輸出、品質控制，將整個工廠各個方面的電子數據資源整合為整個工廠核心數據庫，使傳統簡單的文檔管理上升到整個工廠設計的核心基礎平臺。這一目標的實現將顛覆我們對文檔管理的傳統認知，同時，對現實工廠長周期、安全、高質量的運行提供更加有力的保證。