從A高校關于經濟合同方面審計整改看高校經濟合同管理的意義

張云如　何穎

摘要：本文闡述了高校經濟合同的歸口管理部門、合同的審核、執行中變更、審批等和幾個具體事項的做法和依據，對高校合同管理的具體操作具有一定的指導意義。

關鍵詞：高校經濟合同審計;整改;高校經濟合同管理;意義

近日，A學校接受了市審計局的審計，審計局提出了A高校經濟合同管理方面存在的一些問題。為充分發揮審計實效，A學校積極落實審計整改，以整改為契機，提出規范A學校合同管理的有效舉措。

一、學校應當設立合同歸口管理部門

學校共設有教學科研單位、教輔部門、黨政管理部門、群團組織等五十多個二級部門或單位，但是卻沒有設立合同歸口管理部門。由于合同簽訂沒有統一管理，該高校并沒有年度內簽訂合同數量的確切數字。根據會計賬簿中的摘要初步估算，2016年以來，A學校每年簽訂的合同都有800余份（不含勞動人事合同和科研項目合同），涉及資產采購、實訓室建設、校企合作、服務采購、基建工程、承包經營、物業服務等，總金額達20 000萬元。涉及金額大、涉及領域多，成立專門的合同管理部門進行歸口統一管理就很有必要?！缎姓聵I單位內部控制規范（試行）》第五十四條規定，“單位應當對合同實施歸口管理”。這里的歸口管理并不是簡單的分類，也不是合同的經濟業務審核或審批，而是研究制定合同管理規章制度，組織、協調合同的審核、審批、簽訂、登記、歸檔等工作。有些學校把內部審計部門作為合同歸口管理部門，這是不合適的，因為內審部門作為監督部門若介入經濟合同業務工作，則與內部控制“不相容崗位相互分離”的要求不相適應。筆者建議學校黨政辦公室是合同的大歸口管理部門，指定專人負責合同管理工作，具體職責是協調合同的審核、審批，保管合同專用章，合同登記歸檔等工作，綜合協調合同執行過程。

二、規范學校經濟合同審核機制

目前，A學校經濟合同審核機制還不是很健全。若校內采用公開招標的方式采購，則由招標管理辦公室負責合同審核，非校內招標采購的項目合同，沒有制定嚴格的審核流程，雖有很多部門負責人在簽訂重大項目合同時出于降低風險的考慮主動申請咨詢法律顧問的意見，但在合同審核環節還存在制度漏洞。有個別領導提議在沒有專門的法務部門的情況下讓內部審計部門參與合同審核。

筆者認為，學校內部審計部門作為監督部門，其對經濟合同的監督應獨立于合同業務，不應該參與到合同審核的環節中來。也就是說，設定的合同業務流程不應涉及內部審計部門，不論內部審計部門發表評價、意見與否，經濟合同均能繼續按照原設定的全部業務流程流轉。對經濟合同的審核，要充分發揮業務審核部門在業務上的專業把關作用，以達到相互監督、相互制約、防范和管控經濟風險的目的。合同的審核還應考慮是否與預算管理、收支管理相匹配，建議根據合同性質，兼由業務部門和財務、招標管理、資產管理、基建工程、法務等部門進行審核。為了提高工作效率，建議經濟合同發起單位起草合同文本后提交歸口管理部門，由歸口管理部門同時將合同推送給審核部門進行同步審核，并由歸口管理部門統籌協調各審核部門的審核結果反饋給合同發起人。在此環節上，合同審核部門可通過向合同發起部門提供規范合同母版、固定部分合同條款等方式加快審核速度和效率，信息化辦公提高效率的效果也應充分得以體現。

三、合同的簽署可適當授權

A學校每年的合同高達800多項，若每一份合同都由校長（學校法定代表人）親自簽署，既影響工作人員的工作進度，也影響校領導的工作效率，不符合“放管服”的精神。筆者認為，學?？梢愿鶕ぷ鲗嶋H，制訂經濟合同授權簽署的規章制度，比如合同金額50萬元以下（“以下”不含本數，“以上”含本數）的授權部門負責人簽署;50萬元以上300萬元以下的由分管校領導簽署;300萬元以上的、涉外的、服務期限超過5年的等重大合同由校長親自簽署，校長保留隨時親自簽批、簽訂合同的權利（當然，金額可以根據學校實際調整）。制度出臺以后，無需再出具授權委托書即可生效。但要注意的是，超過審批權限與其他經濟主體簽署合同的，并不完全說明簽訂的合同就一定是無效的，若發生糾紛學校也有可能承擔一定的責任。所以授權簽署后一定要加強合同的審核，防止超權限審批的情況發生。

四、強化審計變更的管理

審計發現A學校有一個校內招標采購項目，總金額30萬元，但在執行過程中發生了變更，由于變更的金額不超過2萬元（不足10%），所以合同發起部門負責人會同招標管理部門一起與供貨方協商作了處理。這類事情以前從未發生過，相信以后也可能只是偶爾發生，學校沒有現成的規章制度作為依據。筆者認為，由于學校暫未制訂采購合同變更相關的制度規定，所以一旦出現合同變更的情況，也只能特事特辦、特別處理。因為此事沒有先例、沒有制度可以遵循，建議無論金額大小都要向分管校領導報告，經批準后方可變更，必要時提請校長辦公會議審議。審計整改需要舉一反三，建議盡快制定采購合同變更的制度規范，雖然發生的概率較小，但是并非絕不再發生，以便以后處理有章可循。

五、合同的訂立與否與金額無關

A學校規定，服務類的采購無論金額大小都要簽訂合同才能報銷，而對資產類的采購就沒有具體的要求。合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議?！督逃恐睂俑咝＝洕顒觾炔靠刂浦改希ㄔ囆校分械谄咛柕诹鶙l規定，高校對外發生經濟行為，除即時結清方式或按規定可不簽訂合同外，應當訂立書面合同，明確雙方權利義務。《合同法》規定，當事人訂立合同，有書面形式、口頭形式和其他形式。法律、行政法規規定采用書面形式的，或當事人約定采用書面形式的，應當采用書面形式。所以，口頭合同和書面合同都是具有法律效力的。比如，我們去超市購買了8 000元的電視機，并未簽訂書面合同，但超市向我們提供了發票、保修卡等資料，其實是簽訂了口頭合同的。學?？梢愿鶕芾硇枰?，對限額以下的采購無論是商品還是服務，都可以不需提供書面合同，但不簽訂書面合同絕不意味著就沒有法律效力，比如我們每次乘坐的士都沒有與的士司機簽訂書面的服務合同，但在乘坐過程中產生的高速收費由乘客承擔、若一旦發生交通安全事故司機應當承擔相應責任等，都是履行口頭合同的具體體現。

六、“事后補簽合同”的做法并無意義

審計發現有A學校兩個資產采購項目沒有簽訂合同，但采購已經完成了，采購來的資產都已在使用了，審計要求就此問題作出整改。有人提議找相關供貨商補充簽訂合同就可以完成整改了。筆者認為，“補簽合同”的認識是完全錯誤的。簽訂合同的目的與意義在于保護合同當事人的合法權益，現在采購已經執行完畢，再去“補簽”已經沒有經濟意義了，如果“補簽”作為整改那就是形式主義了。對這一問題的整改建議是追查一下采購的資產是否達到預期使用效果，查找當時未簽合同的原因。若是當時當事人不知需要簽訂合同或其他無意的過失，但購買的資產達到預計使用的狀態，則建議作出書面說明并汲取教訓。若是購置的資產存在質量問題或存在質保糾紛，則考慮人為因素故意不簽合同的可能的合理懷疑，必要時作為問題線索移送學校紀檢監察部門處理。

七、結語

審計提出的問題讓A學校的黨政領導充分認識到合同管理的重要性，通過對審計發現問題的真改實改，A學校明確要對經濟合同進行歸口管理，制訂合同管理規章制度、授權審批、合同變更等制度規范，同時對幾個具體問題的整改有了明確的思路。

參考文獻：

[1]中華人民共和國合同法.

[2]行政事業單位內部控制規范.

[3]肖鑫.基于內部控制視角的高校經濟合同管理研究[J].商業會計，2019（24）：114-118.