檔案信息化建設與檔案管理分析

（山東理工職業學院，山東 濟寧 272067）

1 檔案信息化建設的主要特點

1.1 檔案信息化建設的價值性

檔案是企業重要的基礎資源，不僅能夠為企業的發展提供有價值的依據，還能進一步的加快推進檔案信息化的建設。其又體現在這些方面，首先可以使得檔案管理的水平得到一定程度的提升，對檔案管理的價值性以及實效性有一定的推動作用。其次檔案管理的不斷健全，使得檔案信息得到了進一步的拓展，進而提升了企業檔案管理的價值等。最后檔案信息化建設能夠進一步提升管理人員的工作時效性，使管理的工作流程更加的合理，進一步的提升了管理工作的價值。

1.2 檔案信息化建設的改革

檔案信息化的實現不僅僅只是針對檔案的管理工作和管理制度，工作流程的革新，同時使得檔案管理工作更加的科學以及合理，這也是當前檔案信息化建設最主要的特征。檔案工作的革新，對檔案收集以及管理都得到了相應的提高，還對傳統檔案管理工作中的不足進行了有效的彌補，不僅完善了檔案工作的管理方法還完善了檔案管理的手段，進而將管理水平進一步的提升。

1.3 檔案信息化建設的實效性

近年來隨著我國科學技術的快速發展，檔案管理當中也應用到了各種信息化技術，提升檔案管理人員管理水平的同時，也給管理人員灌輸了更加新穎的思路以及想法，從而為企業帶來優質的檔案服務。

2 當前檔案信息化建設以及檔案管理的現狀

2.1 檔案管理的數據組織結構存在的問題

針對不同的檔案信息來說，來源以及存檔的格式都存在一些差異，這種情況造成了檔案部門接收的檔案數據的組織結構存在很大的差異，所以對檔案信息的統一管理會產生很大的影響。這些組織結構方面的差異問題主要是信息特殊性質和傳輸的方式，以及信息內部結構等因素造成的，對檔案資料也極其容易造成缺失，進而對檔案管理增加了更多的復雜性，同時對檔案管理的科學性也會產生很大的不良影響。因此對檔案管理工作的發展也會帶來嚴重的影響，檔案信息化的建設也無法凸現出理想的效果。

2.2 檔案信息較為分散

當前檔案管理工作中，檔案信息分散性是當前最為主要的問題，具體又表現在這幾個方面，首先有一部分企業單位人力資源管理部門，沒有對檔案管理工作進行重視，使得檔案在記錄的過程中經常出現丟失以及準確度缺失的現象，因此這對檔案管理工作的實施以及利用會大打折扣。其次檔案信息管理中的重復現象非常嚴重，這種現象主要是檔案存放導致，通常同一個檔案是放在多個部門進行保管，這種現象還會使得檔案數據出現無差異性的保存現象發生，從而造成檔案進一步的分散，并且使得檔案信息建設以及統一管理不能得到良好的發展。

2.3 檔案管理信息化水平較差

當前檔案管理的過程中，很大一部分的企業單位管理模式上仍然是進行的傳統的檔案管理模式，也從未有效的利用信息化技術，造成信息化管理水平相對要差很多，對于檔案信息化建設也不能得以實現。另外工作人員信息化水平低，在信息化管理中也不能積極的應用，所以使得信息化建設的進程阻礙重重。

2.4 檔案管理人員的綜合素質不高

當前信息化管理中檔案管理人員的綜合素質都不能得到良好的提升，這也造成了信息化管理的難度增加。檔案管理工作具有一定的復雜性，還需要工作人員必須具備充足的耐心，然而當前時代下如不積極的利用信息化管理的手段方式，來推進電子檔案管理的持續發展，將會使得檔案管理工作的發展進一步的困難重重。同時相關的管理人員沒有足夠的重視檔案管理工作，因此很多細節工作也開展的不到位。

2.5 缺乏完善的檔案管理的制度

檔案管理工作中需要完善的檔案管理制度的推動。然而企業單位更加注重的是經濟效益，檔案管理工作的重視程度相對缺乏，因此在制度的建設上沒有得到科學有效的制定。同時相當多的檔案管理工作僅僅只是在于形式，實際管理工作并沒有真正的做到位。在現時代下需要企業高度重視檔案管理制度的建設。

3 檔案信息化建設與檔案管理策略分析

3.1 加強電子文件檔案的管理

隨著當前網絡信息技術的快速發展，在社會的各行各業中信息技術也到了廣泛的應用。檔案信息化的建設很大程度上提升了檔案工作的時效性，管理的水平也進一步的得到提升，通過網絡傳輸的模式對檔案信息進行整理，數據的查詢以及管理，使得檔案信息能夠更具科學性，同時檔案管理過程中的工作流程也得到了進一步的完善，從而推動了檔案管理的持續發展。電子文件檔案可以通過網絡傳輸對企業內部重要的信息進行整理歸納管理，同時還可以對各部門間建立相關的往來系統，將重要的信息利用網絡傳輸管理，進而提高了工作效率。另外電子文件的管理工作還需要相關的部門加大管理的力度，將電子文件的準確性以及可靠性進一步的提升。

3.2 檔案信息化工作體制的完善

要想實現檔案信息化的管理就需要加強對檔案信息化工作體制的完善。首先對檔案管理以及運行制定明確的制度機制，對檔案信息加強監管力度，進一步的對檔案管理流程做到完善，從而有效的分配檔案信息與檔案管理的工作。其次相關檔案的法律法規必須嚴格的遵循做到以此為基礎來進行建檔，信息的調取以及整合等，任務執行表需要進行合理的制定，進而提高檔案管理工作的規范性。最后還需要對信息化檔案工作的體系做到進一步的完善，同時業績評估的機制也需要得到健全的構建，這不僅能調動檔案工作人員的工作積極性。還可以提升工作人員的工作熱情，從而加快推動檔案信息化建設的進程，進一步促進了檔案信息化建設的可行性。

3.3 增強檔案管理人員的責任意識與服務意識

檔案管理中管理人員工作水平以及綜合素養直接影響著檔案信息化建設與發展的成效。在檔案管理工作中，需要加強提升檔案管理人員的責任服務意識，以及專業的技能和工作熱情，進而實現高效的為企業提供相關的檔案服務。隨著當前科技的快速發展，各種新技術與新理念新制度在檔案管理中也逐漸得到了有效的應用，為了能更好的滿足企業的實際需求，需要提升管理中的工作效率。另外企業應該加強對管理人員專業的技能與基礎性的知識開展專業的學習培訓，做到能夠熟練掌握現代化的管理技術，先進的管理制度需要積極的引入，進而擴展出更多新型的現代化管理模式。檔案管理人員的服務意識以及管理能力得到提升的同時。還需重視檔案管理的實用性，從而加快檔案信息化建設的良性發展。

3.4 加強對信息化技術的運用

當前信息時代，信息化的出現也給各企業單位的管理帶來了新的發展。信息化技術的應用使得企業內部的管理發展提供了更加的便利，進一步實現了對電子檔案的分類整理，能夠更加有序的對檔案資料進行管理。因此當前企業單位需要高度重視信息化建設的需求，積極的推動檔案管理工作朝著信息化管理的方向發展。另外信息化的轉化過程中，需要科學的分析自身實際發展情況，再來開展具有企業自身特點的信息化管理。

3.5 重視檔案的反饋工作

反饋工作通過發布信息以后并且收回有效的反饋信息，同時它也是對檔案管理中整體工作的檢驗。管理人員通過收回的反饋信息，能夠進一步的對當前的管理水平作出判斷，并且依據這些管理中出現的問題進行有效的改善，進而提升檔案管理的工作效率，進一步的提升檔案資料的管理效率。因此檔案管理中的反饋信息需要得到一定的重視，讓這些反饋信息能夠在檔案管理工作中發揮出積極的推動作用。

3.6 采取整分合管理形式

在檔案管理中整合分具有非常重要的形式，主要是指在檔案資料的管理過程中對有價值的資源進行具體的細分，然后對這些細分的資源做系統性的整合處理，進而保障檔案管理工作能與實際情況相符，從而提升檔案管理的工作水平，同時這也是檔案信息化以及檔案管理中的較為重要的部分。

4 結束語

文中所述，加強檔案信息化建設的力度，同時引用新型的管理技術，可以更加有效的提高檔案管理質量，從而使得檔案資源更加的真實合理，進一步推動檔案管理能更加高效的開展。