新時(shí)期醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的思考與創(chuàng)新分析

（廣東藥科大學(xué)附屬第一醫(yī)院信息科，廣東 廣州 510080）

0 引言

目前，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣泛，為各行各業(yè)的發(fā)展提供了極大的便利，醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，追趕時(shí)尚潮流，將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1 醫(yī)院開展檔案信息化建設(shè)的原因

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院在運(yùn)營(yíng)過程中會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，也會(huì)遇到很多的數(shù)字資源，所以醫(yī)院開展檔案信息化建設(shè)是十分有必要的。首先，醫(yī)院在日常工作中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，比如各種報(bào)表、文件等，且現(xiàn)在都利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳輸，如果仍然應(yīng)用人工管理無法滿足管理需求[1]。其次，醫(yī)院的很多事務(wù)當(dāng)中都應(yīng)用了信息技術(shù)，例如很多醫(yī)院現(xiàn)在都開電子病歷，不用紙質(zhì)病歷了，所以醫(yī)院必須進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

2 新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

目前，大多數(shù)醫(yī)院都在一定程度上加強(qiáng)了信息化建設(shè)，提高了檔案管理質(zhì)量（如表1所示）。首先，在新時(shí)期當(dāng)中，人們的隱私意識(shí)與保密意識(shí)越來越強(qiáng)，而醫(yī)院的檔案涉及了大量的隱私問題，所以醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要做好保密工作，增強(qiáng)檔案的安全性[2]。其次，醫(yī)院檔案管理的服務(wù)意識(shí)有所增強(qiáng)，提高了檔案的利用率。總而言之，檔案信息化管理前和檔案信息化管理后有明顯的區(qū)別，如表2所示，管理前的優(yōu)良率74.5%明顯低于管理后的優(yōu)良率95.5%。

表1 新時(shí)期醫(yī)院檔案信息化建設(shè)情況

表2 檔案信息化管理優(yōu)良率對(duì)比情況（%）

3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中存在的問題

醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)了很多問題，導(dǎo)致管理工作與醫(yī)院信息化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平和規(guī)范化應(yīng)用能力不平衡不充分之間產(chǎn)生了極大的矛盾。一、部分醫(yī)院對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不足，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)沒有什么作用。二、部分醫(yī)院的信息化設(shè)施不太完善，缺乏相應(yīng)的信息化設(shè)備，也沒有加大對(duì)檔案室的投入力度，導(dǎo)致檔案室基礎(chǔ)設(shè)施落后[3]。三、醫(yī)院制定的檔案管理制度較為籠統(tǒng)，沒有根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求與情況制定檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理制度缺乏針對(duì)性與科學(xué)性，無法滿足管理需要。

4 新時(shí)期醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的策略

4.1 樹立信息化管理理念

意識(shí)對(duì)物質(zhì)具有能動(dòng)的反作用，也就是說意識(shí)影響著人們的行為，所以若想加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，醫(yī)院就應(yīng)該更新思想，樹立信息化管理理念。首先，醫(yī)院的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及各個(gè)部門都需要意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的必要性，并積極參與到檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，起到良好的帶頭作用[4]。其次，醫(yī)院各個(gè)部門需要積極學(xué)習(xí)，了解檔案信息化建設(shè)的方法與技巧，部門之間也需要加強(qiáng)配合，共同推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的深入。

4.2 完善信息化設(shè)施

在明確檔案信息化建設(shè)的重要性之后，醫(yī)院需要加大資金投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案信息化建設(shè)提供力量。第一，醫(yī)院應(yīng)該優(yōu)化檔案室環(huán)境，改善檔案室防水、防火、防潮條件，避免信息化設(shè)備及紙質(zhì)檔案受到不良因素的影響。第二，醫(yī)院應(yīng)該完善硬件與軟件設(shè)備。硬件指的就是醫(yī)院需要在檔案室當(dāng)中增添一些配置高的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、攝像機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，打造信息化環(huán)境[5]。即醫(yī)院先構(gòu)建一個(gè)檔案中心，將重要的病案、文件等檔案都納入到檔案中心當(dāng)中，之后再將檔案中心設(shè)置成對(duì)醫(yī)院內(nèi)部開放的平臺(tái)，讓各個(gè)部門的人可以及時(shí)了解各種信息，提高檔案利用率。例如，醫(yī)院可以在檔案中心構(gòu)建一個(gè)獨(dú)立的病案管理模塊，改善病案歸檔延遲率高的現(xiàn)狀，從而加強(qiáng)病案歸檔管理的質(zhì)量（如表3所示）。

表3 出院病案歸檔情況統(tǒng)計(jì)

4.3 建立健全檔案信息化管理機(jī)制

管理機(jī)制在管理工作中的作用是不可替代的，醫(yī)院需要建立健全的檔案信息化管理機(jī)制。一是醫(yī)院應(yīng)該完善檔案信息化管理制度。根據(jù)檔案管理需求、現(xiàn)狀制定具有針對(duì)性的檔案信息化管理制度，制定標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理流程，明確管理細(xì)節(jié)和每一位檔案管理人員的職責(zé)，落實(shí)責(zé)任制，以便在出現(xiàn)問題時(shí)能夠找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。二是醫(yī)院應(yīng)完善監(jiān)督制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的監(jiān)督。監(jiān)督人員需要嚴(yán)格管理進(jìn)出檔案室的人員，也要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督，若發(fā)現(xiàn)檔案管理人員存在違規(guī)行為需及時(shí)制止并處罰。

4.4 構(gòu)建專業(yè)管理隊(duì)伍

對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，醫(yī)院需構(gòu)建一支高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。醫(yī)院可以根據(jù)需求招納經(jīng)驗(yàn)豐富、掌握專業(yè)知識(shí)且具有信息技術(shù)應(yīng)用能力的檔案管理人員，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。

4.5 增強(qiáng)檔案安全性

信息化管理雖然效率較高，但也可能會(huì)出現(xiàn)信息泄露等問題，因此醫(yī)院應(yīng)保障檔案信息的保密性以及安全性。醫(yī)院可以完善檔案信息化管理平臺(tái)，在平臺(tái)當(dāng)中通過設(shè)置防火墻、聲紋認(rèn)證等方式降低系統(tǒng)被黑客、病毒攻擊的幾率[6]。管理人員也需要定期掃描系統(tǒng)漏洞和病毒，并進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的安全性，且需要做好檔案的備份工作，避免檔案丟失造成嚴(yán)重影響。

5 結(jié)束語

新時(shí)期，開展檔案信息化建設(shè)是一種必然趨勢(shì)，但醫(yī)院檔案信息化建設(shè)當(dāng)中存在基礎(chǔ)設(shè)施不完善、檔案管理制度不健全、檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提升等問題。為解決這些問題，醫(yī)院應(yīng)完善信息化設(shè)施建設(shè)、建立健全信息化檔案管理制度、提高人員水平、構(gòu)建信息化平臺(tái)，增強(qiáng)檔案的安全性，從而使檔案資料能夠得到有效開發(fā)與利用。