疫情常態化防控時期醫院檔案精細化管理應用

邱凱

摘要：2020 年初，新冠疫情肆虐，引發了一場全國性重大公共衛生事件，對人民生產生活產生重要影響，對經濟社會發展產生嚴重沖擊。在醫療環境和醫療行業面臨重大變革的背景下，醫院作為疫情防控的主戰場，如何正確認識疫情常態化防控時期醫院檔案管理工作的重要性，分析把握疫情防控檔案的新特點，探索適合現階段檔案管理要求的管理策略，化危為機，切實做好醫院檔案管理工作，是檔案管理人員亟待研究解決的課題。

關鍵詞：疫情防控;醫院;檔案管理;精細化管理

1疫情防控工作中的醫院檔案部門作用

1.1醫院檔案部門服務疫情防控的作用。

醫院檔案工作是醫院基礎性工作之一，檔案部門作為醫院檔案建設和發展的主體力量，有義務、有責任、有能力參與疫情防控工作，并在其中發揮著重要的專業作用。根據中共中央辦公廳和國務院辦公廳在2014 年印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求，檔案部門要監督指導本單位檔案收集整理工作，特別是對于重大活動和重點工作，及時建立相應的檔案工作制度。因此，對于新冠疫情防控重大社會事件，醫院檔案部門有義務和責任提供專業服務。

1.2醫院檔案部門服務疫情防控的內容。

從醫院檔案部門參與已有的公共衛生事件經驗來看，醫院檔案部門服務新冠疫情防控的內容主要表現在以下四個方面：首先，醫院檔案部門以實現科學參與為目的，積極參與新冠疫情防控工作，指導和協助新冠疫情防控部門開展檔案收集整理工作，主要是由醫院檔案部門聯合或者單獨制定參與新冠疫情防控工作的指導意見，并積極部署新冠疫情防控檔案資料的收集整理工作，積極對接相關主體參與新冠疫情防控工作，并要求新冠疫情防控相關工作主體，根據新冠疫情演變態勢和防控工作做好相關檔案工作。其次，以實現醫院檔案安全為目標，不僅要確保醫院已有各類檔案資源的安全性，同時還要對新冠疫情工作中形成的各類檔案資料進行全面收集，通過線上指導和現場服務，確保疫情防控工作檔案應收盡收、應歸盡歸。即通過制定存量檔案資源保護措施，對新增疫情防控檔案資料收集、整理、歸檔范圍、載體、種類等加以規范，根據新冠疫情類型和演變狀態確定檔案工作的具體形式和具體內容，實現新冠疫情防控檔案的全過程、全方位、全載體記錄。再次，以滿足新冠疫情防控工作需要為目標，提供優質檔案信息服務。醫院檔案部門在已有檔案資源基礎之上，為新冠疫情防控工作提供檔案參考和信息咨詢。最后，以醫院檔案資源價值最大化為目標，對新冠疫情防控檔案進行系統開發和利用。醫院檔案部門根據新冠疫情防控工作中形成的各類檔案資料，對其進行系統整理、挖掘和研究，基于社會多元需求，開發新冠疫情防控相關檔案產品和服務，提高社會公共衛生事件治理應對能力。

2疫情常態化防控時期精細化管理應用

2.1增設專題檔案，梳理劃分檔案類別

針對疫情常態化防控時期醫院檔案分類的多樣性和復雜性增加的特點，為保證疫情檔案收集的完整性和統一性，以及檔案利用的便利性，在原有檔案分類基礎上增加了新冠肺炎疫情防控專題檔案。

新冠肺炎疫情防控檔案根據檔案內容可分為以下幾類：一是綜合管理類檔案，包括：國家各級組織應對疫情的重大決策、預案、方案，各級領導在應對疫情中的重要批示、指示、講話等具有行政性或指令性的文件資料;各單位在指揮與協調各方面力量開展疫情防控工作中的重大決策和各類具體措施、應急預案、處置方案、計劃安排等業務指導性文件資料;關于疫情統計分析、總結、大事記等文件材料。二是疫情防控和醫療救治類檔案，包括：每版新冠肺炎診斷標準、診療方案，疫情防控工作制度、技術規范，確診病例病歷，流行病學調查等文件資料。三是物資保障類檔案，包括：疫情防護防疫物資儲備、捐贈、調配、使用記錄等文件資料。四是新聞宣傳類檔案，包括：記錄和反映醫務人員、基層黨員等一線人員迎難而上、救死扶傷、廿于奉獻的文字材料、圖片、音頻、視頻及各類實物;各地支援疫區醫療隊、防疫隊有關文字材料、圖片、音頻、視頻及各類實物。五是其他檔案，即在疫情防控期間形成的其他具有保存價值的文件資料及實物。

2.2結合疫情常態化防控特點，制定病歷歸檔流程

考慮到疫情的突發性，機構內部要建立一套完整的檔案館（室）應急管理制度。在制度中，除了要明確常規內容，如收集工作的地位和作用、組織機構的職責和權力、收集范圍和移交辦法外，還應明確規定收集的時效、個人檔案征集辦法、檔案的分散式保管、檔案利用權限等事項，使大家有章可循、有據可查、有規可依，防患于未然。

在制度框架下，進一步梳理規范病歷檔案管理流程（如圖1所示）。首先，為避免接觸，盡量在電子病歷系統中完成病歷書寫（知情告知類醫療文書均使用電子簽名），在清潔區打印電子病歷，完成病歷檔案歸檔。其次，如確有需要形成紙質病歷的，暫時由收治的隔離病區安排專人集中保管，每張紙質病歷需經紫外線燈照射消毒30分鐘以上，并裝袋保存，待疫情結束后以病區為單位，由病案室派專人統一收取歸檔。此外，病歷在運送過程中還要嚴格密封保存，病歷運送人員及病案接收人員須佩戴一次性防護帽、口罩和塑膠手套等防護用品，有效防止發生院內感染。

2.3重視網絡安全建設，確保歸檔病歷信息安全

疫情期間，檔案管理工作對網絡的依賴性增加，數據量增大且網絡攻擊增多，重點數據保護及網絡攻擊防范成為保障疫情常態化防控時期檔案管理中亟待解決的問題。

為保護重點數據安全，醫院信息管理處每天對數據庫數據進行3次增量備份，每周進行一次全量備份，每天安排專人人工巡檢備份狀態，在年中對HIS、EMR、LIS、體檢等系統的重要數據開展恢復驗證測試工作，保障醫院重要數據的可恢復性和完整性。

為加強互聯網攻擊風險防范，借助專業安全公司對醫院官網、醫院科教管理醫學教育慕課平臺進行外部網絡滲透測試，依據滲透報告及時整改。在內部攻擊風險防范方面，開展內網網絡安全自查，通過整合現有分布建設的虛擬化服務器防護系統，采集危險數據，抓取分析網絡實時流量中的病毒、木馬、惡意文件等威脅，搭建起能夠對內網疑似攻擊態勢可視化展現并預警通報的安全態勢感知平臺，確保無問題主機。自2020年4月平臺上線以來，共抓取威脅類信息566225個，其中攻擊數據102135個，惡意代碼數據336315個。

結語

綜上所述，疫情常態化防控時期的到來給醫院檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰。面對新的形勢要求，醫院管理層以及檔案管理部門必須抓住機遇，大膽采用各種新思路、新方法，在確保信息安全的前提下，對各類檔案資料進行全過程、全覆蓋管理，為實現檔案精細化管理、再造醫療衛生服務供給模式、推動衛生健康事業發展積累重要參考資料和寶貴財富，為健康中國建設作出積極貢獻。

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