煤礦企業檔案管理信息化的重要性及管理對策

呂思慧

摘要：隨著社會的發展和科技進步，煤礦企業的運行壓力更大，而煤礦檔案作為還原煤礦企業歷史原貌最重要的載體，記錄著企業轉型發展的全過程，對其自身經營和發展變得更為重要。在現代信息廣泛應用于各領域的今天，將信息化應用于檔案管理中可以大大提高工作效率，因此，加快煤礦檔案管理信息化是大勢所趨。

關鍵詞：煤礦企業?檔案管理?信息化?管理對策

0引言

在煤礦企業中，檔案是企業進行生產活動最真實、最原始、最全面的反應記錄，企業是總結之前經驗和進行以后規劃的重要依據。目前仍然有不少煤礦企業的檔案管理工作不完善，存在著或是基礎設施不達標，或是影像資料缺失等問題。不僅如此，還存在著檔案管理人員素質參差不齊，專業素養堪憂，導致檔案管理工作失職，種種因素勢必導致檔案管理工作欠缺，影響企業健康發展。

1檔案管理的重要性

在煤礦企業的發展中，檔案起著關乎企業后續發展方向和當前形勢參照物的作用，應當系統、完整、可靠的反應企業信息，十分重要。檔案工作人員應當對企業檔案了如指掌，熟悉檔案內容，發掘有效信息尤其是數據信息，為煤礦企業未來發展提供現實依據。利用好檔案信息，可以做到了解企業過去發展歷程，糾正企業當前錯在問題，控制企業未來可能面臨的風險，預測并引導企業向合理方向的發展，保障決策的正確性和有效性。如果檔案管理工作欠缺，決策者無法獲取準確、完整的信息，很容易做出錯誤判斷，導致決策失誤，致使煤礦企業遭受巨大損失。當前社會，信息化已經進入到方方面面，煤礦企業檔案信息化建設必要且緊迫。煤礦企業要想長遠穩步發展，必須跟上時代腳步，將大數據分析引入檔案管理工作中來，做好數據分析和挖掘工作。

2煤礦企業的檔案管理問題

2.1設施落后

煤礦企業是典型傳統型企業，生產活動的投入遠大于內部管理，個別企業甚至沒有專門的檔案管理部門由其他內勤兼職運作，不少煤礦就算設立了專門的檔案管理人員，基本配置也就是一臺電腦，配備一套辦公軟件，但是后續更新跟不上，軟件硬件性能較為落后，都跟不上數據分析的要求。

2.2缺少完善的管理制度

煤礦企業的管理思想體現滯后性，重生產、輕管理直接導致的后果就是管理制度的缺失，體現在檔案管理工作里也是如此。檔案管理是企業管理非常重要的一環。實際情況下，相當一部分煤礦企業的檔案管理制度并不完善，檔案管理工作人員分工不明確，崗位交叉導致權責無法清晰分辨，沒有統一確定的標準，甚至有的管理制度是為了應付檢查臨時撰寫的，最終流于形式。

2.3信息化建設比較落后

思想滯后性導致工作方式落后，煤礦企業的檔案管理工作信息化建設問題顯著，大勢所趨下有的企業積極嘗試，但僅僅是將手寫內容轉變為電子版，并未有跟上信息化技術升級的更迭速度，沒有引進最新的技術整體還是趨于落后，不能有效的進行數據分析。然而，盡管有的企業有了經營檔案管理信息化工作的思維，積極培養人才學習先進技術，還是受到了資金不足、人才緊缺等方案問題，難以落實。

2.4工作人員素質參差不齊

除了煤礦企業重視生產導致企業檔案管理資金不足，人才缺失也是檔案管理工作一個關鍵短板，檔案管理人員素質要求較高，不僅要有豐富的答案專業知識，還要求工作人員對檔案資料具有一定的敏感性，同時，還要具備學習能力接收新的信息技術。然而在煤礦企業籌備之初，鮮少考慮到這些方面的因素，企業內部不重視，也缺乏系統專門的培訓機會。工作人員沒有系統學習過，企業人員流動性大，甚至臨時從其他部門抽調，臨時抱佛腳的檔案管理工作情況并不在少數。此外，煤礦企業的工作環境問題一直是引進人才的一大痛點。

3提高煤礦企業檔案管理有效性的對策

3.1加大軟硬件的建設力度

要想將煤礦企業檔案管理信息化，技術的運行離不開硬件的支持。像生產的邏輯一樣，企業想搭乘檔案管理信息化的快車，也需要投入一定的技術資源、資金資源去經營。很多企業目前電腦系統還停留在xp系統，引進最新的軟件也無法順利運行。同理，好的硬件當然要搭乘適合軟件才能發揮最大的作用。企業可以在自身條件允許范圍內，或研發或外包，開發一款與自身發展最適應的軟件。同時建立專項資金庫，為人員培訓、軟件升級、軟硬件維護等提供充足資金保障。

3.2完善管理制度

內部管理控制是做好企業管理的重中之重，管理制度就是讓此項工作有章可循。煤礦企業檔案管理工作也是如此，目前，大多數煤礦檔案管理工作制度不健全、不完善，直接導致煤礦企業在檔案管理過程中存在諸多問題。企業的當務之急，是根據自身情況，可以廣開言路集思廣益，不斷改進和完善當前存在制度。同時，框架上明確流程，細節上明確權責義務，建立明確的獎懲體系，做到獎懲分明，靠制度約束行為。將深入分析檔案情況于機械師登記區別開來，將檔案管理人員隱形素質與量化考核掛鉤。歸檔工作十指連動，文件材料歸檔和任務下達工作兩不誤，做好進度管理、進度控制。

3.3加強信息化建設

在推進檔案管理信息化過程中，不能閉門造車，要隨時注意新的信息技術動態，及時進行優化和調整。煤礦企業需正視自身存在的不足和問題，主動的引用新技術新人才，并投入相應的人力物力作為支撐。基于企業自身情況，積極向其他檔案信息化先驅企業“取經”，借鑒他人成功經驗，少走彎路，加快企業檔案管理信息化進度。多和大型企業合作，以增強自身建設為目的取長補短，同時，結合實際打造適合本企業的信息管理平臺，全面提高企業檔案管理能力。

3.4積極引進優秀人才，加大培訓力度

企業的競爭一定程度上可以概括為人才的競爭，人力資源是最寶貴的資源。一個企業人才資源儲備充足的前提下，才會有可持續發展的可能。檔案管理工作作為管理中十分重要的一環，專業人才儲備也十分重要。檔案管理信息化的建設任重而道遠，絕非一朝一夕之功，需要管理人員有過硬的自身素質，加之優秀的學習能力，才能與時俱進滿足企業發展需要。做好人才儲備工作可以從兩方面進行，一方面，在本單位內部挑選出合適的人選進行重點培養，可以單位組織培訓，也可以采用委培等方式進行培訓;另一方面，企業重視起來，積極宣傳提高待遇，做好人才引進工作。高薪吸引人才，清晰的職業規劃留住人才，不斷擴充優秀人才隊伍，為加檔案快信息化建設添磚加瓦。

3.5加強聲像檔案管理

以往的煤礦企業檔案管理，影像資料經常是被忽略掉的環節，現在錄影錄像設備已經普及，影像資料獲取十分方便，而且它能情景再現，更直觀準確的還原內容，復制方便但不容易作假，煤礦企業在檔案管理信息化過程中，應將這一環節重視起來，加大資源投入傾斜力度，加強現代化技術的應用。

4結語

對煤礦企業而言，檔案管理信息化能有效的提升檔案管理工作質量，進而提高整個企業的整體工作效率，是煤礦企業可持續發展的制勝法寶。煤礦企業必須要將檔案管理這一塊的工作重視起來，加快信息化建設的步伐，加大資源投入保障硬件軟件順利運行，制定完善的規章制度，同時擴充人才庫，作為企業的一項戰略計劃去實施。

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