大數據驅動的供應商精細化管理策略的探索與研究

黃登鋒

摘要：“供應商管理系統”是實現供應商的信息化管理，集供應商準入、審批、使用、負面信息收集、評審、退出為一體的綜合性管理軟件。對供應商的源數據進行集中管理，然后分發到各個業務系統，同時豐富供應商的管理功能，實現供應商基礎信息的集中采集、供應商準入審核、供應商評價等功能，滿足企業對供應商信息的管理。

關鍵詞：信息化平臺?供應商管理系統?信息化管理

一、引言

目前供應商管理功能單一、各系統數據描述不統一、數據維護工作冗余以及由于數據不一致造成的系統集成困難等問題。沒有統一的物資采購供應商管理軟件，供應商的基礎信息靠無法有效收集整理，供應商選擇無法系統規范，效率低。缺乏一個高效集成的物資采購供應商管理系統，目前采取月度、季度等方式收集負面信息清單，手段落后且準確性偏低，無法實現供應商分級管理的要求和作為供應商選擇有效參考。

所以，針對上述問題研究開發了“供應商管理系統”，用于收集所有供應商的基本信息，進行統一管理，并作為其它各業務系統抓取供應商數據的唯一來源，有效的解決了上述問題。

二、供應商信息統一管理方案

由于供應商統一管理涉及面較廣，為避免各系統之間重復錄入供應商數據，同時考慮現有系統的成熟度，本次方案包括供應商外網信息收集程序和供應商管理功能模塊兩部分組成。供應商外網信息收集程序在互聯網提供相應的訪問鏈接地址，通過鏈接地址進行訪問，實現相關信息的注冊登記以及準入初審;供應商管理模塊功能作為一個單獨的功能模塊在現有的物資管理系統實現，具體功能包括供應商外網收集數據接口、供應商審批、負面信息收集及供應商評價以及物資系統供應商信息與財務、法務等系統集成接口等功能，系統功能框架如下

三、供應商管理系統主要功能

1、供應商的準入管理

供應商準入管理包括通過外網初審進入系統的供應商初審名單信息管理、供應商審核的考察依據和供應商審核功能。可查看供應商初審名單及相關詳細信息;維護和管理供應商考察依據的基礎數據;對初審通過的供應商信息進行最終審核。

2、供應商檔案管理

（1）主要進行合格供應商或臨時供應商的基礎數據管理和功能查詢，包括供應商關鍵信息的定義、供應商基礎信息管理、涉密合作單位管理以及供應商的體系證書管理等功能。當供應商關鍵信息發生更改時，需要將供應商原信息保存并生成新版本;當供應商資質證書到期時，系統提供提醒功能;供應商基礎信息管理界面增加修改功能，可重新定義該供應商是否為公司涉密合作單位;涉密合作單位管理窗口顯示所有屬于涉密合作單位的供應商名錄，允許用戶上傳和刪除相關資格證書，記錄證書的有效期，當證書過期時進行提醒;同理，其他供應商的體系證書管理可以上傳、下載、查看、刪除供應商的文件證書，新供應商通過審核后也可在該窗口管理文件證書;供應產品信息查詢對供應商供應的采購類別進行查詢，從合同文件中獲取供應商供應的采購類別，并根據考察依據窗口設置的采購類別需要的資質文件，獲取該供應商所需要的資質文件;可以根據采購類別的條件，查詢供應該采購類別的供應商。

3、供應商日常管控

供應商日常管控模塊包括供應商信息查詢、黑名單管理、供應商約談管理和供應商改進四部分。供應商查詢窗口，可以根據供應商代碼、名稱、法人、國家、地區、注冊資本、供應產品等特定條件查詢供應商的信息，可以看到供應商歷史版本的信息，及其供應的物資類別和資質文件。在供應商查詢窗口顯示如下內容：供應商編號、供應商名稱、供應商英文名稱、準入產品名稱、供應商屬性、供應商類別、評價結果;并設置“詳細資料”按鈕，用于查看供應商的所有資料，若證書已過期，則會以紅色顯示;供應商黑名單的形成主要根據評價打分不合格的供應商系統自動列入黑名單，同時也可以對黑名單進行添加或移除操作。

4、供應商評價

供應商評價管理包括評價規則定義、負面信息收集功能和供應商評價打分。設置供應商的評價規則，對供應商的資質、質量、成本、交付、技術、服務等方面設置評分規則。每一方面的要素設置分數和量化評分規則，并確定要加減的分數;負面信息收集方面可實現問題提報、問題審核、問題處理和結果評價的整個流程。

5、供應商報表

生成供應商的年度評價報表，以及各種功能報表。包括供應商評價報表、法人代表供應商報表等報表，具體如下。

（1）無合作供應商清單。按時間來查看或導出某一個時間段內無合作（無簽訂合同）的供應商清單，信息包括序號、供應商編碼、供應商名稱。

（2）資質材料過期的供應商清單，選擇截止時間可以查看并導出資質材料過期的供應商清單，其中包含：供應商名稱、聯系人、聯系電話、聯系郵箱信息。

（3）須能根據各項條目及區間時間段導出各類統計數據報表，條目有如：所屬集團、企業性質、所屬地區、年度合同總額、單項合同金額等等，導出的報表中的供應商應有具體信息跟隨。例：

A、按國企、民營企業倒出當年合同采購金額，匯總數據比例;

B、按區域分析供應商分布情況，比如“西南地區共XX家供應商，其中國企XX家、民營企業XX家，采購金額占比多少。

C、統計軍工企業在全年采購額的占比等等。

D、統計前50位某個區間時間段的采購額，企業性質等。

6、數據接口

供應商信息在審批通過后，自動同步至法務及用友財務系統進行合同簽訂及付款相關操作，并手動同步供應商名稱、技術聯系人等信息至密網設計管理系統。

（1）物資系統與供應商外網收集系統接口

已通過初審的供應商信息采用Excel格式通過手動擺渡方式至物資系統對應數據項中，剩余數據以附件形式展現，審核通過的合格供應商信息用以后續供應商評價、負面信息收集及合同的簽訂。

（2）物資系統與法務系統（簽合同）接口

法務系統通過調用定時服務，按需同步物資系統的合格供應商信息，用以進行法務系統的合同簽訂。

（3）物資系統與設計管理系統供應商接口

物資管理系統提供供應商、技術負責人、聯系信息等數據共享給設計管理系統。

（4）物資系統與財務系統供應商接口

物資管理系統提供供應商名稱、開戶賬號、開戶地、聯系人等信息至財務系統。

四、結語

通過該高效集成的物資采購供應商管理系統的應用，有效全面的收集了供應商的基礎信息;采用信息化手段進行月度、季度等方式收集負面信息清單，提高工作效率及準確性。實現了基于法務系統作為供應商信息的唯一來源，統一物資供應商信息統一管理的目標;滿足了供應商的評價需要，形成供應商評價體系計算模型和業務流程、應用架構等需求，建立物資采購供應商選擇的綜合評價機制;實現了供應商分級管理的要求，使供應商的選擇變的合理、系統規范;實現了各類型供應商信息主數據與維護管理平臺的統一，大大提高了管理效率及管理力度。

參考文獻

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