加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的思考

王淑英 張凡

摘要：隨著科學技術的不斷發展，信息化的不斷普及，計算機水平的廣泛應用也為紛繁復雜的檔案管理提供了更加有效的管理方式和方法。但是，在實際的管理過程中，依然存在著許多的局限性，比如文件的安全性。本文將基于檔案管理的現狀，通過對于安全性、保密性以及信息化三方面，對于檔案管理進行綜合強調，深入的分析和闡述加強管理的有效方法。

關鍵詞：檔案管理;安全保密;信息化

引言：

檔案管理的最終目的是為了更好的服務社會而對相關信息數據進行保管，包括紙質信息以及電子版（強調電子化的數據檔案）。這就要求相關人員在日常的工作過程當中，不斷思考如何做才能對于檔案管理進行高效保管。同時，相關部門或者企業也應當重視這個問題。

一、加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的重要性

檔案管理是檔案事業構成中最基本部分，主要分為環節檔案的收集整理、保管、鑒定、統籌、提取。在這些環節的過程當中，如何對于檔案進行有效保管是相關人員首先應當考慮的問題[1]。加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理有利于優化資源結構，提升檔案管理的效率，使檔案可以更好的服務于相關部門或者相關組織;有利于提高資源利用率，減少浪費，同時降低了錯誤發生的概率;有利于健全部門或者單位關于檔案信息化管理的法規制定，豐富自身管理系統。

二、加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的現狀分析

在進行電子化的檔案管理過程中，主要存在管理困難、不穩定性以及相關管理人員安全意識淡薄的問題。

（一）檔案管理困難

信息化檔案管理是指在實際的管理過程中，檔案管理主要是以電子的方式，儲存在相關網絡當中[2]。作為傳輸的途徑，互聯網具有相對的開放性。雖然符合便捷這一方式，但是這容易導致檔案的管理信息容易受到他人的非法竊取，惡意篡改等現象，特別是對于部分保密力度較大、等級較高的檔案。

（二）不穩定性

電子檔案的不穩定性主要體現在電子檔案的儲存方式。由于其儲存方式大多是以磁帶為媒介的物質上，而這些媒介存在一定的壽命性，這就容易導致檔案管理受到外界環境的影響，比如潮濕等因素。

（三）檔案管理人員意識淡薄

在實際的過程當中，對于電子檔案的管理人員大多缺乏基礎的計算機網絡安全知識。同時，部分人員缺乏相應的安全知識和安全意識[3]。綜合因素共同導致了在進行檔案管理過程當中，容易受到外界力量或者他人對于電子檔案進行非法或者利用合法身份的添加、修改等違規操作，這種操作不利于檔案的管理，破壞了信息的完整和準確，同時對于檔案安全性構成了極大的隱患。

三、加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的的改進措施

（一）分層管理，提高人員的專項素養

在管理過程當中，公司或者部門應當注重管理人員進行分層，強調專項的管理方式。比如內部人員信息以及外部資金往來企業的相關信息。這里以檔案管理系統為例進行說明。在進行信息化的檔案管理過程當中，需要進行人員構建。在進行人員構建時，負責人需要根據實際業務需求，設置統籌管理人員，專項管理人員以及技術管理人員三部分。統籌管理人員主要是對于專項人員日常管理或者等級較低的檔案進行統一決策。專項人員的管理可以分為對于內部以及外部兩個方向，對于內部人員信息以及業務進行檔案管理，對于外部往來企業進行數據管理。而技術管理人員可以是獨立于檔案管理機構，主要可以依賴于公司或者部門的專項技術核心，主要負責對于信息管理安全漏洞的日常維護及篩查等問題。

（二）分級設置，提升檔案保密程度

在進行電子檔案的保管過程中，對于電子檔案的密級性需要進行分層。同時，應當采用有利的位置，通過對于不同等級的加密處理進行安全性保管。在實際的查閱過程當中，相關人員也需要根據不同等級、不同人員、不同身份對于查閱檔案的人員進行核實。對于電子檔案，應當全程進行監控以及數據回收系統，必要時設置自動銷毀功能，防止因電子檔案的丟失而造成的不必要的傷害。同時，相關人員還需要加強網絡的安全性管理，可以通過驗證用戶的身份信息，輸入明顯的指令、限制IP等方式該數據進行保管。拓展新的電子安全儲存方式，比如密鑰等，結合先進的技術手段，保證電子檔案管理的正常進行[4]。這里以電子化檔案分級保管為例進行說明。在進行分級保管的過程中，應當由檔案管理人員對于檔案的密集程度進行統一設置。對于一般性的文件，由部門人員進行保管;對于密級性較高的，由高層人員進行專項管理。同時，在進行保管過程中，還要求管理人員對于文件的密級進行細化（二次劃分）。對于一般管理人員手中較為重要的管理信息進行部分權限下放，避免造成因為加強檔案管理而影響到資源浪費。

（三）增強意識，提升管理的安全性

在信息化不斷發展的當代，檔案管理從自動登記、輔助立卷到后期的信息傳遞和后期保管的安全都是依靠強大的網絡系統。這就要求了相關人員在進行檔案管理的過程中，不僅需要熟悉電子文件的主要特征，還需要對于電子特征進行全程監管。在進行監管的過程當中，可以以部門為單元，組織人員進行安全性的學習。通過系統化的學習以及階段性的考試，幫助提高管理人員的安全意識，更新相關人員的安全判斷，強調防范風險[5]。這里以信息安全管理的日常維護為例進行說明。進行系統監管時，對于已經取得合法調檔函的人員進行登記、時間限制。對于未經許可而妄想進行檔案進行查看或者調動的人員，應當進行堅決拒絕，并且進行登記與后續監督，避免非法行為的發生。在進行信息化檔案管理的過程中，應當禁止人員對于原版的紙質進行挪用，可以根據公司的或者單位的實際要求進行查看。

四、結束語

檔案管理的信息化在實際的過程當中，一直受到相關人員的重視。這主要是由于信息化的檔案管理在實際的管理當中，依然存在的諸多問題，特別是存在的潛在安全隱患。這就要求相關部門或者單位人員在進行管理過程當中，必須足夠重視安全，進行合理儲存。必須立足于企業的實際情況，通過實際情況進行統籌或者分層的把控。

參考文獻：

[1]姚麗麗，邢艷娟.淺談信息化時代背景下的高校檔案管理工作[J].遼寧高職學報，2020，22（10）：102-105.

[2]張麗莉.信息時代檔案管理工作的實踐與創新淺談[J].蘭臺內外，2020（31）：22-24.

[3]陳艷.我國省級檔案數據治理體系框架構建研究[D].山東大學，2020.

作者簡介：

王淑英1974-，女，漢族，籍貫北京，學歷本科，職稱：副研究館員，單位：中國兵器工業檔案館，研究方向：檔案資源管理和開發利用。

張凡 1988-，女，漢族，籍貫北京，學歷本科，職稱：副研究館員，單位：中國兵器工業檔案館，研究方向：檔案資源管理和開發利用。