大數據時代檔案管理面臨的問題與改進措施

宮藝

摘要：將大數據技術、海量信息應用到現代化的檔案管理中，對創新檔案管理模式、提高管理效率、拓展檔案管理的完整性，對保護各類檔案甚至是文化資源，都有著非常重要的意義。但針對傳統檔案管理而言，面臨時代嬗變，要適時借助最新的科技方法為檔案管理、信息存儲與應用共享提高效率。在智能化信息化的時代實現檔案管理的市場價值、社會價值、文明傳承價值，為我國經濟社會的發展助力。基于此，本文就大數據時代檔案管理面臨的問題與改進措施進行了分析探討，以供參考。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;問題措施

引言

大數據時代，一切信息皆可以數據形態存在。部分檔案數據信息可適時進行市場化服務轉型，通過實現信息的即時傳輸與共享，在為利用者提供信息服務的同時，獲取市場價值。目前關于大數據、檔案管理方面的研究成果已經比較豐富。尤其在網絡時代，通過對檔案信息實現數字化能夠產生更大的價值，但是由于發展存在的一些缺陷，導致檔案管理方面的效率并不高。從管理人員的視角來看，要能夠對大量的紙質檔案進行查閱和整理，工作量比較大，很有可能因為人為因素而導致檔案管理工作出現一些問題。從社會的視角看來，傳統的檔案管理模式運行效率比較低。如果需要對某一信息進行查閱時，通常都需要對大量的信息進行查閱。這對于追求高效率的現代社會來說顯得極為不適，現代化的信息技術手段已經開始逐漸應用到檔案管理工作中去。從實際情況看來，檔案管理模式正處于不斷優化升級的進程中，相關工作經驗也越來越先進。很多檔案管理相關設備都采用計算機信息設備，這相比于傳統的工作模式來說，優勢更加明顯。

1檔案管理工作中面臨的一些問題

1.1思維老舊

盡管現階段檔案管理信息化模式已經得到了廣泛的應用，但是仍然存在一部分工作人員思維比較老舊的情況。由于觀念上的問題，就會導致他們難以進一步轉變工作模式，就能夠很好地發揮這些計算機信息化技術的效果。在當前的大數據時代，各類信息繁多，如果不能夠有效地應用大數據技術來進行處理，就會使得實際工作難以順利開展。思維老舊也就會進一步導致在該領域中的資源投入比較少，很難進一步提高檔案管理的工作效率。特別是大數據時代意味著對傳統檔案管理模式的一次沖擊，帶來了較大的挑戰。

1.2存儲形式

在大數據時代背景下，各類信息層出不窮。但是由于不同領域中的各項數據擁有不同的存儲形式以及數據格式，那么在檔案管理中也就會面臨一定的困境。目前檔案管理主要涉及電子文檔、電子音頻以及電子圖片等眾多信息，如果不能夠在存儲形式上做出有效的標準統一，那么就會導致難以進一步提高工作效率。實際上，考慮到社會的發展需求，檔案管理的模式應當是多樣化的，要能夠通過大數據技術來實現對不同格式的數據信息進行高效存儲，這樣在進行信息調用時才能夠更加便捷和可靠。

1.3業務能力

大數據技術是十分先進的，各種計算機信息設備相對來說也是比較復雜。要想提高檔案管理的工作效率，就必須確保每一位工作人員都能夠具備足夠強的業務能力。但是由于一部分工作人員沒有加強自身能力的提高，在面對日益復雜的計算機信息化設備是難以發揮作用。很多檔案管理工作仍然沿用傳統的工作模式，使得資源利用率比較高。如果業務素養不達標，也就會進一步有可能出現重要信息被損壞的情況，無法進行科學存儲。

2大數據時代背景下做好檔案管理的改進措施

2.1更新思維

要改變傳統的工作認知，認識到大數據時代的重要性。要主動迎接大數據技術帶來的各項沖擊，深入挖掘社會各界的各項需求。以此為基礎來做好檔案管理模式的改進和創新，提供更加優質完善的檔案管理服務。大數據技術的應用也就意味著檔案管理工作面臨的新的發展機遇，要有效地借助該契機來有效的改進傳統工作競爭中存在的一些問題。只有更新思維才能夠進一步加大資源投入，采購更加先進的信息化設備，做好網絡建設。要提高服務意識，以工作結果為導向，不斷地追求工作的滿意度。這樣才有利于提供更加優質的檔案管理服務，為社會的高速發展做出更大的貢獻。

2.2做好數據存儲

在檔案管理工作中，涉及海量信息的存儲處理。做好數據存儲至關重要。十分重要的數據信息一定要做好備份，要考慮一些緊急情況下可能面臨的情況，盡量降低數據丟失的可能性。例如，在服務器運行的過程中，可能面臨著突然斷電、設備故障的情況。但是仍然應當要確保備份服務器能夠快速投入使用，盡量降低這些緊急情況可能帶來的影響。針對同一類型的數據信息，最好是要確定統一的數的設標準。這樣有利于在檔案管理中進行高效的處理和存儲。也應當要進一步拓展數據存儲量，這樣才能夠滿足當今社會的發展需求。嚴格確保檔案管理的安全性，做好防火墻建設。有效地確保重要信息的安全性，避免出現較大的信息丟失損失。要嚴格避免黑客侵入的情況，加大信息安全機制的建設，從制度和技術的角度共同出發，全方位確保檔案管理的安全性和可靠性。

2.3加大人員培訓

在未來的發展進程中，大數據技術的應用已經給檔案管理發展帶來了絕佳良機。因此就需要進一步加強人員培訓，提高工作人員的能力。使他們能夠掌握足夠強的信息技術使用能力。特別是大數據技術的應用，已經使得傳統的工作模式發生了較大的變化，只有不斷的應用技術才能夠提供更加優質的檔案管理服務。要加大技能考核，嚴格確保每一位工作人員都能夠滿足相應的標準才能夠上崗工作。加大培訓資源的投入，組織專題培訓。特別是在采購一些信息設備之后，可以通過加強與廠家之間的合作來確保工作人員能夠熟練地掌握這些操作技能。也要對工作模式進行優化，根據實際的工作情況來進行不斷地改進，使得工作模式能夠吻合大數據時代的各項需求。

2.4創新大數據時代檔案信息服務功能

（1）關注大眾需求。通過流量變現，實現檔案信息的市場價值，反哺檔案信息化管理，為其提供更好的存儲及量化功能的物質基礎。（2）擴展檔案服務途徑。萬物互聯，可以將遠程的云計算、云存儲技術應用到檔案服務工作中來，通過開通云服務、微信微博等社交軟件、手機APP端實現電子檔案信息的存儲與推送，提升檔案的社會化使用效率。

2.5鼓勵社會全員參與檔案信息化

檔案管理不再局限于“檔案實物”，因此，社會群體和個體抑或是只要能搜集并存儲信息的其他機構，都可成為搜集檔案信息資源的參與方。同時，推進傳統紙質檔案數字化、新增檔案電子化，整合歸類海量的檔案數據，建立真正意義上的“大檔案資源體系”。

3結語

信息時代，隨著計算機技術及人工智能技術的發展與普及，海量信息存儲及數據量化表達是大數據時代發展的一個重要特點。網絡信息技術的發展推動社會進行技術革命及創新，大數據正悄無聲息地改變著我們的生產和生活。總體來看，在未來的發展進程中應當建立起更加優質完善的工作制度，針對大數據技術的應用來改進傳統的工作模式，采購更加先進的信息化設備。同時也要進一步加大技能培訓，確保檔案管理工作人員能夠有效地應用這些大數據技術設備來更好地提高工作效率。

參考文獻

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