事業(yè)單位檔案管理中信息化建設的問題及解決措施

代偉 周杰

摘要：事業(yè)單位在我國經濟社會發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，新的時代形勢下，事業(yè)單位的發(fā)展面臨新的挑戰(zhàn)，為實現事業(yè)單位的良好穩(wěn)定發(fā)展，需要加強各項管理工作，檔案管理是事業(yè)單位管理的重要環(huán)節(jié)，直接影響事業(yè)單位的運營和發(fā)展。需要積極采用先進技術手段，將信息技術引入到檔案管理工作中，來提高檔案管理的效率和質量，為事業(yè)單位的發(fā)展提供保證。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

引言

檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，做好事業(yè)單位檔案管理工作，可以為做好有關社會服務工作，造福廣大人民群眾提供更好的檔案服務。在新時代，為做好事業(yè)單位檔案管理工作，應進一步明確工作中存在的主要問題，采取有效的優(yōu)化對策，盡快加以解決，推動事業(yè)單位檔案管理工作。

1新形勢下事業(yè)單位檔案管理特點

在事業(yè)單位中，檔案管理規(guī)范化意味著對事業(yè)單位內部事務、人員檔案的收集與整合都標準化、科學化、體系化，有助于提升事業(yè)單位檔案管理的質量和水平。目前就我國事業(yè)單位的檔案管理現狀而言，存在許多不規(guī)范、不標準的地方，亟待進一步的優(yōu)化、發(fā)展。在資料信息數字化發(fā)展背景下，事業(yè)單位內部的檔案資料也由以往的單一文本資源轉變?yōu)槎嘣Y料，如視頻資料及軟件資料等各種不同的類型，這些資料不同于傳統(tǒng)的紙質資料，在收集及整理方面都會使檔案管理工作面臨新挑戰(zhàn)。同時，在當前信息暴增背景下，有關新產品、新事物及新理念都有著越來越快的更新速度，產品壽命也越來越短，這就導致檔案管理工作內容不斷增加，在這種情況下若不能及時改變檔案管理模式，則無法適應當前的時代發(fā)展需求，因而需要實現事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新。

2事業(yè)單位檔案建設信息化建設的問題

事業(yè)單位檔案信息化管理依托信息技術發(fā)展，檔案信息化管理建設受到多種因素制約，相比其他部門信息化建設發(fā)展遲緩，當前檔案信息化管理建設主要目標是實現信息存儲數字化、信息開發(fā)智能化，使事業(yè)單位檔案顯示其潛在價值。事業(yè)單位信息化建設要求不斷整合內部資源，目前大部分事業(yè)單位掌握信息處理收集方法，以電子形式把信息提供給各部門分析利用，不同部門方便獲取信息，檔案管理信息化利用電子技術進行資源綜合收集，提高檔案管理水平。當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設取得很大成效，但由于多種原因仍存在不少問題，主要表現為保密工作審批繁瑣，大量人工電話催還檔案資料，借還檔案資料登記工作量大等。事業(yè)單位檔案管理制度不健全表現為缺乏檔案監(jiān)督制度，事業(yè)單位檔案信息化管理雖然建立規(guī)范的流程，但監(jiān)督方面未提出明確方法。缺乏外部監(jiān)督機構，不能對檔案工作人員形成有效監(jiān)督，導致檔案管理存在不規(guī)范問題。現有檔案管理制度涉及領域不全面，事業(yè)單位對檔案管理開發(fā)重視不足。

3事業(yè)單位檔案管理中信息化建設的措施

3.1完善基礎設施，推動數字化進程

加強檔案信息化基礎建設，加大對于軟件和硬件設施的投入，為檔案信息技術應用和檔案信息資源開發(fā)提供必需條件。在硬件方面，要嚴格按照技術使用標準配置必需的計算機、掃描儀、刻錄機、服務器等設備，嚴把采購關，加大在資金方面的支持。在軟件方面，按照“滿足當前應用需要，預留后續(xù)發(fā)展空間”的原則，建設符合機關事業(yè)單位檔案管理特點的應用系統(tǒng)和實現共享的平臺，推動數字化建設進程。

3.2優(yōu)化人才隊伍

由于檔案管理人員整體素質與檔案管理水平息息相關，因此，我們要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識，明確自身職責，提高在實際工作中的責任意識。認真努力的開展檔案管理工作。同時還要重視檔案管理人員的培訓，努力提高檔案管理的專業(yè)知識和專業(yè)技能，使其能夠熟悉運用現代化技術，全面提高檔案管理信息化的水平。

3.3豐富檔案管理方法

在檔案管理中，資料收集是一個重要的基礎環(huán)節(jié)，在這樣的情況下，信息化建設要做到緊密連接，確保每項檔案工作能完整、準確收集。進入信息時代，單位因為資料繁多、有大量的數據，但是因為檔案資料牽扯到的環(huán)節(jié)較多，檔案儲存還存在一定差異，這就要求檔案管理人員對檔案進行分類管理，確保后期使用資料的準確和快捷，提高檔案資料的利用率。對于電子檔案，檔案部門有電子檔案的控制權，這樣可以為后期資源的開發(fā)提供支持。為了加強檔案管理工作的質量，檔案管理者應擁有熟練的操作技能，滿足檔案管理工作的實際需求。檔案信息化建設不能只停留在口號上，需要檔案管理工作軟件的支持。在電子檔案管理中，檔案數量增加的情況下，檔案部門應在軟件中選擇適合的電腦管理檔案軟件，加強系統(tǒng)的開發(fā)，提升檔案管理工作的質量。

3.4推進文檔一體化管理

以往的檔案管理工作主要是以分離式管理形式展開。但是根據如今的具體情況，這一檔案管理形式已經無法滿足現今工作的要求。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理和文檔管理之間實際上是互不影響且互相脫離的狀態(tài)，這種檔案管理形式的主要不足體現在：常常會造成檔案管理工作重復進行的狀況，這會使整個檔案管理工作出現大量的人力、物力的浪費。因此，依據信息化創(chuàng)新建設的發(fā)展需求，通過檔案信息化建設持續(xù)推進文檔一體化管理則成為關鍵所在。其中，應當將文檔一體化管理作為檔案信息化建設的關鍵工作來開展。在此過程中，檔案館可以通過計算機技術真正實現檔案管理及文檔管理的云端儲存，繼而再安排檔案管理人員憑借信息化儲存真正完成檔案一體化管理。

結語

新時代，事業(yè)單位檔案管理工作應站在新的起點和高度，更新管理理念，分析和研究檔案管理工作中存在的突出問題，創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理機制，大力推進檔案管理信息化，為事業(yè)單位業(yè)務工作的發(fā)展、滿足人民群眾的社會服務需求，提供更好的檔案服務。

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