新環境下人力資源和社會保障局檔案管理策略研究

張俊峰

摘要：目前我國經濟水平和科技水平發展十分快速，人力資源和社會保障局檔案管理工作是我國的主要工作之一，檔案管理有利于提高檔案工作效率，節約人力、物力，使檔案資料發揮更大使用價值。當前，數字化檔案管理工作正呈現出加快推進、高質量發展的良好勢頭。不僅是對一個人各項重要資料的記錄，還記載著各類企業和單位的發展狀況，關系著社會生活的方方面面。檔案管理工作對于人力資源和社會保障局來說是最基礎性的工作。同時，隨著時代的發展腳步，人力資源和社會保障局的檔案管理工作也應該與時俱進，保持著先進性，便于更好的服務。

關鍵詞：新環境;人力資源和社會保障局;檔案管理

引言

隨著企業受到科技日新月異的影響，更多的挑戰和機遇也相應地接踵而至，企業應該始終秉持科學嚴謹的態度，把人力資源工作做得更好，使其促進企業可持續發展，并不斷做好創新，積極更新管理制度，創新人力資源管理方式，從而在未來發揮更大的作用。人力資源和社會保障局的檔案管理工作十分重要，它直接影響著民生問題，保障著社會的穩定發展。由本文分析可知，人力資源和社會保障局檔案管理人員職業道德建設的方法包括：加強思想政治素養的建設、加強檔案管理法律法規的建設、構建職業道德教育機制、加大監督力度和宣傳力度[1]。

1人力資源和社會保障局檔案管理存在的問題

1.1缺乏比較完善的檔案管理制度

人力資源和社會保障局的檔案種類繁多、內容復雜涉及的范圍又廣泛，如果沒有一個完善的檔案管理制度，那么開展檔案管理工作的難度是很大的。檔案的類型不同就應該有不同的部門進行管理，但是這種管理沒有一個統一的機構設置或者說沒有一個比較完善且實用的管理制度來保障，那么就會出現部門的多頭管理，且部門之間缺乏有效溝通和了解，導致檔案管理的工作人員沒有默契且工作上配合度地下。不同部門或者機構之間對同一個檔案進行了信息的收集、整合和記錄的情況，會導致檔案管理的負擔很重，且不利于整體的檔案管理。人力資源和社會保障局由于實行的是分部門分崗位的管理制度，導致各部門和各崗位之間沒有一個統一的管理制度和管理方式，難免造成檔案信息的遺漏或者檔案信息重復的現象，這種現象的出現很大程度上降低了檔案管理上的效率。

1.2人力資源配置上存在不適應現象

一些企企業檔案工作人員配置存在不足。檔案管理人員多數為非專業人員，理論水平和實務技能不足。同時，很多人員年齡偏大，信息化技能不足，工作熱情偏低，缺乏數字化檔案管理經驗。與此同時，企企業缺乏高水平培訓的問題亟待解決。檔案管理人員獲得的正規培訓機會較少，不能有效把握數字化檔案管理的最新動態、技能，影響了數字化檔案所需要的精細化管理、紙質檔案錄入、系統對接等實際工作的開展。

1.3有關檔案管理人員職業道德的法律缺失

當前我國對檔案管理工作出臺了一些法律依據，主要是《中華人民共和國檔案法》，在該部法律中對檔案管理工作的方法、流程、具體內容以及要求都做出了規定，同時也對檔案管理工作人員的權利和責任做出了規定，也包含了一系列獎懲手段。但目前我國對于檔案管理人員職業道德的法律還處于空白中，《中華人民共和國檔案法》中沒有關于職業道德的規定，這也使得檔案管理人員職業道德的建設無章可依、無法可遵。不同與其他企業的檔案管理，人社局的檔案管理工作與員工經濟效益方面的關聯較少，不能夠以此來推動檔案管理人員職業道德的建設，因而對職業道德的立法也就很有必要了。

2人力資源和社會保障局檔案管理有效策略

2.1進行檔案管理制度的統一規劃

人力資源和社會保障局要想實現檔案管理制度的統一規劃，首先，應對檔案管理各部門進行整合。整合工作完成之后才方便進行管理制度的完善和統一性的規劃管理。之后，就可以建立有關人力資源和社會保障局的檔案管理體系。在體系的構建中，人力資源和社會保障局要加強和檔案管理相關的部門之間的溝通和交流。有效的溝通和交流是保證默契度的前提，只有溝通到位，才能實現相互配合，才利于完成工作。從另外一個角度來講，這也是實現了合理的配置資源和檔案資源信息的共享。檔案管理體系的內容牽涉的范圍很廣，要涉及社會生活的方方面面。其中就包括個人的檔案、生育、養老、醫療和再就業等。健全人力資源和社會保障局的的管理機制，要有科學的教育、規范和獎懲機制，保證檔案管理工作的實際效率。在健全人力資源和社會保障局的管理體系中，還要注重設置統一性的機構，機構的設置能夠在很大程度上滿足檔案管理工作中所需要的專業型人才，做好崗位的明確分工，落實崗位的相關責任制度，減少工作過程中的工作失誤。

2.2進行職業道德培訓

數字化檔案在保密和安全性方面存在很大的管理風險。因此，加強對檔案管理從業人員的職業道德培訓十分重要。應組織檔案管理從業人員全面學習檔案法、保密法、網絡安全法等方面的法律法規，增強法律意識。組織開展職業道德培訓活動，使其在數字化檔案管理中自覺遵守保密、安全、服務等各種責任，在日常工作中嚴格落實數字化檔案的保密、風控等要求，規范檔案整理、入檔、管理、借閱、服務等工作行為，嚴防檔案信息流入未經允許的范圍，造成失密、泄密、篡改等不良現象。

2.3提升信息化建設水平

第一，企業在建立電子信息化數據庫系統的時候，需要從自身發展需求入手，在此基礎上，將人力資源檔案信息進行全面的收集和完善，結合檔案管理工作的實際需要，對數據庫中的檔案信息分類建檔，做到管理的動態化，并在日常工作中，及時更新數據庫內容。另外，在大數據等信息技術的支持下，挖掘深層次的數據信息，對數據信息資料進行總結，找出特定的規律，讓檔案管理工作可以提升自身的工作質量和效率;第二，人力資源檔案信息數據庫是非常重要的，其安全性應當受到重視，為此，相對應的借閱制度要更加嚴格，安全管理標準和職責要更加明確。

2.4加大監督力度和宣傳力度

盡管很多人力資源和社會保障局為檔案管理人員職業道德的提高提供了機會，但職業道德的提升本身還是靠檔案管理人員的自覺性，這就導致一些檔案管理人員不重視自身職業道德的提高，因此還需要有力的監督機制。監督機制的完善需要從內部和外部兩個方向上入手，如內部可以構建考核機制，定期開展檔案管理人員職業道德考核，同時要明確考核標準和考核制度，結合評價體系對現有檔案管理人員的素質做出評價，發現其職業道德方面存在的缺陷，進而開展針對性措施;而對于外部監督機制，則是由人社局的上級直接對檔案管理人員職業道德建設進行監督，還可以讓群眾進行監督，收集群眾對檔案管理人員提出的意見，規范檔案管理人員的職業道德[2]。

結語

目前我國經濟發展取得了較大突破，企業內部也在進行深化改革。與此同時，我國科學技術發展迅速，信息技術在很多行業和領域都得到了廣泛應用，并取得了不錯成效。對于企業人事檔案管理工作而言，可以將先進技術應用其中，提升檔案管理工作的規范性，同時也有助于提升企業整體管理效率[3]。

參考文獻

[1]王慶豐.新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理工作策略研究[J].卷宗，2019（04）.

[2]郎方.新形勢下人力資源和社會保障檔案管理[J].區域治理，2019（50）.

[3]張娜.新時期提升人力資源檔案管理工作的策略[J].辦公室業務，2020（04）.