淺析新形勢下檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

陳紅艷

摘要：隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術和大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展，社會各個行業(yè)都開始利用信息化來幫助自身工作效率的提升，從而不斷地提升綜合實力。檔案管理作為各個單位和企業(yè)單位的基礎工作，必須要依托時代技術的不斷應用提高工作質量，從而促進檔案管理的現(xiàn)代化。

關鍵詞：新形勢;檔案管理;現(xiàn)代化;途徑

引言

在我國各個單位的發(fā)展中，檔案管理一直都存在，這是對于各個單位員工管理的重要一部分工作，能夠保障各個單位員工的穩(wěn)定性。但是在傳統(tǒng)的檔案管理中，大部分的工作都是人為手動來完成，管理效率相對比較低。尤其是對于員工檔案的管理手段不足，對于檔案的整理和分析不深入，導致不能有效的通過有效的管理管理來促進各個單位人才的發(fā)展和穩(wěn)定，從而對各個單位的長期發(fā)展造成不良的影響。在當今時代的發(fā)展中，各個單位開始逐漸的重視檔案管理工作，開始進一步細化各個單位的檔案管理，通過多種手段不斷發(fā)揮檔案管理的作用，激發(fā)各個單位發(fā)展活力。在具體的管理中，各個單位要充分意識到檔案管理在人力資源工作中的巨大作用，規(guī)范檔案管理行為，提升檔案的利用效率。

一、當前檔案管理中存在的問題

（一）各個單位對于檔案的重視程度不足

在當前的檔案管理工作中，各個單位領導對于這方面工作的認識還不全面，對于檔案管理工作的重視程度還不足，認為各個單位的檔案管理只是檔案管理的一小部分，并沒有必要花時間保證其質量，這就導致各個單位的檔案管理工作進展緩慢，不能為各個單位的人才選用和結構調(diào)整提供具體的依據(jù)。一方面，部分各個單位在檔案管理工作中的流程不規(guī)范，對于人員之間在檔案管理中的管理職責并沒有進行具體的分工，導致檔案管理工作的質量下降;另一方面，由于分管部門領導的不重視，使得在這方面投入的管理資金不足，無法有效的調(diào)動工作者的積極性，導致檔案管理的質量下降。

（二）管理手段相對落后

在傳統(tǒng)的檔案管理中，對于檔案的排查和信息的統(tǒng)計大部分都依靠工作人員手工記錄，管理設施相對落后，信息化技術的使用也不足[1]。一方面降低了各個單位檔案管理的效率。另一方面，也增加了數(shù)據(jù)統(tǒng)計出錯的概率，不利于各個單位的發(fā)展。在檔案管理中，由于其系統(tǒng)的功能較少，只能進行簡單的數(shù)據(jù)儲存和記錄，導致各個單位在進行信息利用時無法對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進行深層次的分析加工，使得最終呈現(xiàn)的可用結果較少;同時，在一些數(shù)字化的管理和使用中，由于部分各個單位使用的是紙質化的檔案管理和儲存方式，這樣就會導致工作人員在記性檔案管理的過程中不小心損壞檔案，導致其數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤或者信息無法辨認，增加了管理的風險，降低了管理的效率。

（三）檔案的利用價值較低

各個單位的檔案管理對于各個單位發(fā)展的作用巨大，做好檔案的管理工作，能夠進一步提高各個單位工作者的服務能力，從而為各個單位的發(fā)展提供更多的信息和依據(jù)。作為管理者，必須要懂得合理的利用檔案管理的價值，為各個單位的發(fā)展提供動力。但是在許多單位的工作中，對于檔案管理中獲得的信息并沒有進行充分的利用，這就導致檔案管理獲得數(shù)據(jù)不能充分的反映人才的實際情況，也就無法進行有效的分析，從而為各個單位發(fā)展提供更多的信息。

二、新形勢下檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

（一）逐步建立完善檔案管理制度

在檔案管理工作中，要提升工作的質量，就必須依靠制度的制約。各個單位要逐步的建立完善檔案管理制度，建立各個單位自己的信息化數(shù)據(jù)庫，從而提升檔案數(shù)據(jù)查詢和管理的便捷性，提高工作人員的工作效率。在具體的工作中，工作人員要對檔案進行分類的整理和匯總。工作人員要及時的做好各個單位內(nèi)在編人員和編外人員的管理，對于各個單位人才培養(yǎng)中的各個環(huán)節(jié)進行了解研究，從而合理的做出安排。在管理的過程中，還需要對檔案進行一定的排查，對于一些資料不齊和存在問題的檔案要進行及時的解決和處理，檔案管理人員在不斷的實踐和服務中要不斷的提升自己的能力，加強對于檔案信息的分析和應用，在提高工作效率的同時不斷為各個單位的發(fā)展提供一定的參考依據(jù)。

（二）完善各個單位檔案信息管理系統(tǒng)

隨著我國的信息化和數(shù)字化的不斷發(fā)展，檔案管理工作也迎來了巨大的機遇，在當前的社會發(fā)展中，要提升檔案管理的效率和質量，就需要建立檔案信息化管理系統(tǒng)。各個單位要逐漸的建立檔案數(shù)據(jù)庫，從而更好的進行數(shù)據(jù)的分析，提高信息的利用效率。其次，各個單位要通過信息技術的不斷提升進一步加強檔案管理的數(shù)字化建設，從而加強檔案管理的服務，實現(xiàn)各個單位內(nèi)部的資源共享。最后，各個單位要通過信息化的分析加強檔案的真實性考察，保證檔案的精確性，提升檔案管理的實際效率[2]。

（三）創(chuàng)新檔案服務模式，提升檔案價值

現(xiàn)代化的檔案管理最終的目的就是為檔案需求人員創(chuàng)造更多的便利，從而幫助其更加快捷的進行檔案內(nèi)容的獲取。在新的形勢發(fā)展下，檔案管理質量要提升，就必須要不斷創(chuàng)新檔案的服務模式，不斷提升檔案管理的價值。檔案管理人員在進行檔案管理時，要及時的利用現(xiàn)代化的技術為檔案需求者提供更好的服務。比如在進行檔案管理時，可以利用微信等的社交軟件為檔案需求者提供更多的選擇，不斷地拓展信息管理系統(tǒng)的功能。另外，要及時的為檔案需求者提供檢索的學習資料，讓相關人員在使用的過程中逐漸的了解檔案管理系統(tǒng)，從而為檔案管理工作的開展奠定良好的基礎。同時，要不斷地體現(xiàn)檔案的實際價值，及時的對一些重要的檔案進行分類管理，制定成電子信息系統(tǒng)能夠識別的圖片檔案，從而增強檔案的耐儲存性。

三、結束語

總的來說，在如今的市場競爭中，只有充分的發(fā)揮人力資源管理的作用，不斷實現(xiàn)人事檔案管理的價值，才能及時的發(fā)揮事業(yè)單位的優(yōu)勢，站穩(wěn)腳跟。通過新的人事檔案管理方式和技術的出現(xiàn)，事業(yè)單位工作人員的素質將會不斷提升，人事檔案管理的質量也將得到進一步的提升。

參考文獻

[1]徐錚.新形勢背景下檔案管理方面現(xiàn)代化的有效途徑[J].卷宗，2021，9（32）：6.

[2]王中瑞.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運用[J].新商務周刊，2019（21）：71.