淺析人事檔案缺失情況下特殊工種工齡認定存在的問題及對策

摘要：人事檔案管理工作對于職工辦理特殊工種工齡認定具有重要影響。其標準與規范，將直接影響是否能夠順利辦理單位職工提前退休手續。本文立足于事業單位人事檔案缺失情況下的特殊工種認定，進而提出了相應的改進辦法。

關鍵詞：人事檔案;特殊工種;工齡認定;提前退休

人事檔案和人事工作是密不可分的，人事檔案記載了一個人的主要經歷、政治面貌、工資待遇、考核情況、職務晉升等重要信息，它對于人事工作起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦退休手續等相關事宜時都需要人事檔案作為佐證。因此，人事檔案是記載著人生軌跡的重要依據，在人事管理中起著至關重要的作用。

特殊工種提前退休，顧名思義就是未到法定退休年齡，可以提前辦理退休手續，申領享受養老保險待遇，一般比正常員工退休提前五年時間。提前退休是國家為保護職工的身體健康，對于從事艱苦工作崗位的職工一種補償形式。1978年，《國務院關于工人退休、退職的暫行辦法》（國發〔1978〕104號）明確規定：從事井下、高空、高溫、特別繁重體力勞動或者其他有害身體健康的工作，男年滿五十五周歲、女年滿四十五周歲，連續工齡滿十年的，可以辦理退休手續。

筆者在辦理職工特殊工種認定的時候，遇到由于職工個人檔案材料不完整、本人填寫的工作經歷、年度考核表等相關材料不足以體現其特殊工種的職業生涯已滿十年的年限要求，造成在初次辦理特殊工種工齡認定時被社保部門駁回，然而事實上，這位員工實際從事特殊工種崗位的年限已遠超十年。由于人事檔案的缺失、內容上的出入給日常人事管理工作帶來了困擾。

一、在辦理特殊工種工齡認定時，人事檔案核定工作中存在的問題

（一）檔案管理審核工作滯后

檔案里有許多原始材料不可復制，對一些重要經歷的認定工作起著關鍵作用。但是，由于人事檔案管理涉及的時間間隔長、信息采集面廣，如不在填寫檔案材料的同時，進行嚴格審核，及時糾正，就會造成檔案里的材料缺乏一致性、完整性，給后續的人事工作帶來困難，影響了個人的切實利益。筆者在辦理特殊工作認定時，正是由于當事人的人事檔案記載內容前后矛盾，直接影響了正常的特殊工種工齡認定，進而影響到辦理提前退休手續。

（二）檔案管理人員的專業素質不高

檔案管理人員的專業性是至關重要的，但是很多的檔案管理人員并非檔案專業出身，業務素質不過硬。有些領導對檔案管理工作不夠重視，認為只要保管好人事檔案，做到不泄密、不丟失，不影響檔案查閱即可。頻繁更換檔案管理人員、任用工作積極性不高、責任心不強的工作人員在檔案管理崗位上，極大地影響了人事檔案管理工作的開展。

（三）現代信息化管理手段落后

隨著時代的發展，社會已全面進入了信息化時代。但是，目前人事檔案管理工作還未實現現代化，未將計算機的功能全部發揮。紙質檔案管理，這一陳舊的管理制度已不再適應時代的要求，隨著社會的發展，事業單位人員的增加，需要采集的資料也日益增多，傳統檔案管理模式的局限性日益顯現。實施現代信息化管理手段管理人事檔案是亟需解決的問題。

（四）檔案材料填寫不規范、記錄不完整

職工自參加工作到辦理退休，時間跨度長，涉及范圍廣，如果人事檔案原始資料填寫不規范、記錄不完整，檔案轉遞又頻繁，這些因素都會增加特殊工種退休時，工齡認定的難度。

二、解決人事檔案缺失因素造成無法認定特殊工種工齡的對策

（一）加強人事檔案管理意識

意識決定行為，行為決定結果，提高人事檔案管理的意識至關重要。人事檔案是一個人人生經歷的真實記載，它通過一幅漫長的畫卷，向我們展示了一個人家庭關系、社會關系、職業經歷、專業素質，是個人信息的儲存媒介，能夠全面準確地反映職工個人的全貌。人事檔案又是我們與外界交流溝通的重要介質，因此檔案管理工作顯得尤為重要。工作中，我們應樹立以人為本的正確思想，保證檔案資料的真實性和人本性。樹立愛崗敬業的精神，時刻牢記檔案管理是一項重要的工作，工作中要有責任擔當。培養檔案管理人員良好的意識也是確保人事檔案工作順利進行的關鍵。

（二）提高檔案管理工作人員的專業水平

提高檔案管理工作人員的專業水平是保證檔案管理工作質量的一個重要環節。要提高檔案管理人員的專業水平，要注意以下三個方面;一是在資格審差上進行把關，只有具備專業背景和業務知識的人員才能夠擔任檔案管理的工作，這是從源頭上進行把關。二是提高檔案管理人員的職業素養，除了具備專業知識以外，檔案管理要求我們擁有一批具有職業道德的管理人員，這是做好檔案管理工作的行為規范和思想武器。三是要定期參加職業培訓，這有利于檔案管理人員對于新政策和發展趨勢的了解，以提高其業務水平和職業素養，更好地完成檔案管理工作。

（三）配備齊全的硬件設施，檔案管理信息化

隨著時代的發展，檔案管理也要與時俱進，簡單的紙質檔案管理已無法跟上時代的步伐。在目前新的社會環境下，充分發揮計算機的功能，建立健全人事檔案信息化管理體系，將人事檔案管理工作與現代化的管理技術有效運用，以準確的檔案信息數據為基礎建立數據庫，使得單位內部各部門與檔案管理部門之間的數據同步，互聯互通，實現人事檔案的數字化，使其更安全、高效、便捷地為管理工作提供服務。

（四）檔案填寫規范化、歸檔之前需做審核

人事檔案的重要性應引起檔案填寫人和檔案管理人員的足夠重視，無論是組織還是個人都應該把個人檔案作為一項重要工作去做。檔案填寫人要認真對待每一份檔案，認真書寫履歷，對于記憶模糊的細節及時與檔案管理人員溝通，檔案管理員工要在每一次歸檔審核的時候仔細核對檔案材料的一致性，這不僅是對檔案負責，也是對當事人負責，這是不僅一種意識，也是一種責任。

三、結束語

綜上所述，通過對當前人事檔案缺失情況下特殊工種工齡認定存在的問題進行分析，可以看出，當前事業單位人事檔案管理制度主要存在檔案管理審核工作滯后、管理人員的專業素質不高、現代信息化管理手段落后、檔案填寫不規范。為了保證人事檔案管理工作水平的進一步提升，需要從增強人事檔案管理意識、提高檔案管理工作人員的專業水平、檔案管理信息化等幾個方面入手，提高檔案管理水平，完善檔案管理體制。

參考文獻

[1]邵笑笑 數碼世界 [J] 從養老保險待遇核定工作中談干部人事檔案材料缺失的問題與對策，2019

[2]沈保全 人力資源管理 [J] 淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考，2015

作者簡介：

姓名：高晶靖，性別：女，民族：漢，籍貫（省市）：浙江紹興，職務職稱：助理會計師，學歷：大學本科，研究方向：人事管理