水利工程技術檔案管理與資料整理存在的問題及完善措施

陳明潔

(江門市江新聯圍管理處，廣東 江門 529000)

0 引 言

水利工程對檔案管理質量所提出要求極高，建設所用技術均有明確規范與之對應，在施工階段，建設單位往往選擇以現有資料和檔案為依據，對各部門及環節進行管理，由此可見，無論是整理資料還是管理檔案，均與工程建設成果密切相關。

1 水利工程資料及檔案管理概述

對水利工程而言，資料和資料組成的檔案，均具有無法替代的作用。一方面，無論是監督、審查還是改造工程，參考依據都是工程資料，只有對搜集和整理資料的工作引起重視，才能使工程效能得到應有發揮；另一方面，管理檔案所帶來積極影響，主要體現在建設和管理環節，建設單位可以根據檔案所傳遞信息，對未來有更加清晰的認知，后續工作的開展自然更加順利。

2 水利工程資料及檔案管理現狀

2.1 專業人才稀缺

檔案管理對從業人員的要求較為嚴格，水利工程建設所形成檔案，其內容往往十分專業，要想使資料及檔案得到科學管理，將相關工作交由專業人員負責是前提?，F階段，管理人才稀缺的情況尚未得到緩解，建設單位聘請人員中，從未接受過專業培訓的比重較大，這部分人員既不具備堅實的基礎，同時也不具備豐富的經驗，只有在專業人員的指導下，才能完成各項任務，換句話說，如果專業人員沒有向其提供指導，歸檔不齊等問題的發生頻率，將會出現較大幅度的提升，后續工作也會受到相應的影響。

2.2 管理意識薄弱

在工程規模持續提升的當下，轉變管理意識勢在必行，但仍有部分管理人員，沒有對自身觀念進行更改，認為對工期緊張的水利工程而言，無論是前期準備，還是施工管理，均較整理資料及管理檔案更加重要，從而選擇投入較少時間，用來搜集和管理資料，其自然無法得到充分發揮。此外，還有少數建設單位將搜集資料的時間放在施工后，由此而引發的問題，不僅是效率難以達到預期，還包括資料不全、缺少應有時效性等。

2.3 方法有待提升

水利工程較為特殊，這也決定整理資料及管理檔案工作，無法利用常規方法展開。由于管理人員能力有限，現階段，大部分單位均選擇對傳統方法進行沿用，工作質量自然無法達到預期。以資料搜集環節為例，管理人員沒有選擇以工程特征為參考，對現有方法加以調整，而是將自身置于被動地位，等待其他人員對資料進行上交，工作效率自然較低。

2.4 信息水平較低

對水利工程進行建設，通常需要應用到大量資料和專業文件，這與工程規模間，并不存在直接關聯，如何快速整理資料和文件，現已成為建設單位亟待解決的問題。調查表明，多數從事水利工程建設和相關工作的單位，均未對整理資料及管理檔案的工作引起重視，為上述工作提供的資金，無法支持設備定期更新換代，因此，即便部分單位已經對管理部門與崗位進行了單獨設立，但受到軟硬件設備的制約，管理人員仍然無法做到信息化管理。

2.5 制度存在漏洞

早在20世紀，水利工程檔案所適用管理制度已初具規模，近幾年，我國先后對招標、監理和驗收制度進行了更改，因此，如果建設單位選擇對原有制度進行沿用，不僅要投入更多精力，還無法保證管理效果。除此之外，建設水利工程所需資料，通常分散在不同環節，這也決定管理人員只有獲得不同部門的幫助，才能快速完成搜集資料的任務，原有制度并未將其他部門涵蓋在內，這便是管理人員無法獲得其他部門幫助的主要原因，在此前提下，一旦出現崗位變更的情況，檔案遺失等問題難以避免。

3 水利工程資料及檔案管理策略

3.1 加大人才培養力度

管理人員是落實整理資料及管理檔案工作的主力，這也決定其素質與工作質量存在直接聯系，要想徹底杜絕人為原因導致檔案不全或丟失的問題，關鍵是要做到雙管齊下，通過科學引進并培養人才的方式，使管理隊伍更加專業，后續工作自然能夠獲得更有力的人力支持。

建設單位引進人才時，需要考慮到國內的實際情況，即：高校對本專業人才進行培養所投入精力有限?；诖?，如果條件允許，建設單位應以崗位需求為依據，提前對選聘標準加以確定，再放寬部分標準，在確保招收人才擁有良好素養的基礎上，通過為其提供接觸和學習相關知識的渠道的方式，使年輕人才積累更加豐富的經驗，達到最初確定的選聘標準。對引進人才進行培養，通常需要滿足兩個條件，分別是：其一，建設單位內部有獨立存在的管理機構；其二，由建設單位根據工作內容，對崗位加以確定。隨后，通過定期組織培訓的方式，方可使管理人員素質得到穩步提升。

3.2 形成科學管理意識

整理資料及管理檔案，始終是對水利工程進行建設的重要環節。近幾年，水利工程擁有較之前更大的規模，要想使工程取得理想效果，建設單位應對上述工作進行深入了解，明確管理檔案的必要性，為相關工作的落實提供支持。

除此之外，多數建設單位對檔案進行管理時，均會遇到資料搜集難度大的問題，這就要求管理人員做到持續宣傳，確保不同崗位人員均對檔案管理有正確認知，在自身需要承擔責任與義務的指導下，配合管理人員順利完成搜集資料的任務。

3.3 酌情引入先進方法

現階段，無論是水利工程，還是施工技術，均呈現出了日新月異的變化，這也給管理人員提出了全新的要求，即：結合工作需求，充分運用自身創新意識和能力，更新管理檔案的方法。在搜集資料時，摒棄原有思維，在主動搜集資料的基礎上，時刻與技術人員保持溝通，縮短搜集資料需要花費的時間，避免資料不全或類似問題出現。而在整理資料時，管理人員應當以實際需求為指導，通過分類存放的方式，為日后的查詢和調取工作提供便利。

3.4 重視信息建設工作

信息時代的到來，使數字化、信息化成為檔案管理行業前進的主要方向，對水利工程資料整理及檔案管理工作而言，利用信息技術開展數字化建設，同樣有重要意義。從建設單位的視角來看，要想使信息建設工作取得理想效果，不僅要對觀念進行轉變，為檔案管理提供人力支持，還要增加投入成本，通過采購計算機和相關設備的方式，使建立數據庫的工作擁有堅實基礎，這也是信息管理目標達成的先決條件。當然，建設單位還應當定期組織管理人員，參與以先進理念與技術為主題的培訓活動，確保管理人員擁有接觸和掌握信息技術的渠道，事實證明，只有管理人員具備利用信息技術展開工作的意識和能力，才能做到物盡其用，建設單位所采購設備和建設系統的價值，自然可以得到應有實現。

3.5 優化現有管理制度

面向水利工程開展的整理資料及管理檔案工作，其形式和內容較為特殊，因此，要想使相關工作發揮出應有作用，建設單位還要做到結合現有制度，在實際需求的指導下，對其進行拓展與完善，為管理體系的建立提供支持。在搜集資料時，建設單位應將責任落實到個人，通過對資料匯總制度加以制定的方式，確保后續環節能夠做到有據可循，資料完整性自然能夠獲得有力保證。當進行到管理階段后，建設單位需要將工作重心轉向以信息系統為依托，對檔案應用制度加以完善的方面，確保搜索和調取檔案的行為，均能夠被記錄在案，這樣做可有效避免檔案丟失情況出現。

4 結 語

搜集和整理資料文件是建設水利工程所不可缺少的環節，現階段，在開展相關工作時，仍有亟待解決的問題存在，這就要求建設單位對人才培養、信息建設等策略加以落實，推動整理資料及管理檔案的工作，朝著更加完善的方向前進。