大數據環境下高校檔案信息化管理研究

摘 要：檔案管理是高校管理中重要的基礎工作，在實現高校檔案信息化管理的過程中，還存在許多問題，阻礙著檔案信息化管理的發展。文章指出要想提高大數據環境下高校檔案信息化管理的質量，就應健全檔案信息化管理建設水平，推動高校檔案信息化管理的進行。

關鍵詞：大數據;高校檔案;信息化

0 引言

自進入21世紀以來，信息技術的不斷發展，也為人們的日常生活帶來了便利。檔案管理是高校發展進步的關鍵，同時也是記錄高校發展進程的重要媒介，因此，做好檔案管理工作對高校的發展十分有利。大數據環境的出現，也為高校檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰，做好高校檔案信息化管理建設，可以有效改善檔案管理工作的質量，也能及時對復雜的檔案數據信息進行整理收集。

1 大數據環境下高校檔案信息化管理簡述

大數據環境是在科學技術同信息技術之間的融合促進過程下產生的，大數據的出現方便了高校的檔案管理工作，能夠對數據進行處理、加工以及運輸。高校在檔案管理工作中利用大數據的特點，能夠提高檔案管理工作的效率[1]。

高校在進行檔案管理工作時運用信息化技術對高校檔案進行高效規范的整合收集和應用存儲的過程稱之為高校檔案信息化管理。高校檔案利用信息化管理方式，能夠針對性地提高檔案管理的效率，還能加強高校檔案的信息化建設，使高校檔案信息化管理發揮高效的服務水平。大數據環境的出現，也為高校開展檔案信息化管理提供了有力的技術支撐，越來越多的高校在進行檔案管理的過程中運用到大數據技術手段。

除此之外，高校傳統的紙質檔案管理也為當前大數據環境下的檔案信息化管理工作帶來挑戰。傳統的高校檔案管理工作主要是以紙質版為準則，利用檔案盒、文件袋以及紙質檔案等三方面的綜合利用來實現檔案信息的管理，這也給檔案的信息化管理建設帶來挑戰[2]。在對紙質檔案進行管理時，稍不注意就會出現破損丟失的情況，這也影響了紙質檔案的可讀性。

針對大數據環境背景，要想做好高校檔案信息化管理工作，就應對原先的檔案管理模式進行創新優化，高校不僅要重視對紙質檔案的保護管理工作，還應加大檔案信息化管理建設工作，這樣不僅能夠節約紙質資源，還能避免紙質檔案出現損壞丟失的情況，高校在確保檔案管理質量的同時，也提高了檔案信息化管理的工作效率。

2 大數據環境下高校檔案信息化管理出現的問題

2.1 較為落后的信息技術水平

時代的不斷發展變化，也對高校檔案信息化管理的信息技術水平提出較高要求，處在大數據環境背景下，高校要想做好檔案信息化管理，不僅要對當前的計算機網絡技術進行充分了解，還要具備專業的計算機技術人才。可就目前高校檔案信息化管理現狀來看，絕大多數的高校信息技術水平都較為匱乏，無法適應大數據環境背景下的信息技術要求。僅有部分高校具備完善的信息化檔案管理水平，但卻無法將檔案信息化管理同現代計算機網絡技術進行協調整合。

2.2 缺少專業的管理人才

高校要想做好檔案信息化管理建設，還需具備高素質的專業管理人才。然而，就當前高校檔案信息化管理的實際情況來看，目前絕大多數的高校都缺少專業的管理人才，在進行檔案管理工作時，往往是從其他的工作崗位調配人員加入到檔案管理工作，這就導致高校檔案管理人員缺少相應的管理基礎知識，自身的實踐經驗也不足，也就無法滿足大數據環境背景下，高校檔案信息化管理的建設要求。

2.3 陳舊的檔案管理觀念

高校檔案管理的模式和管理成效直接受到檔案管理觀念的影響，目前大多數的高校都不具備準確的檔案管理觀念，這也阻礙了高校檔案信息化管理的建設[3]。部分高校沒有認識到檔案信息化管理的重要性，對于檔案管理工作仍舊采用以往的紙質檔案管理，不夠重視檔案的信息化管理，這樣不僅無法真正有效落實許多工作，同時也不利于高校進行檔案的信息化管理。有的高校卻過于重視信息化的網絡技術，卻不重視紙質檔案的價值，高校針對檔案進行信息化管理時，往往會忽視紙質檔案的歷史參考價值，這樣的觀念也不利于高校檔案的信息化管理。

2.4 缺乏統一的數據平臺

時代的不斷進步發展，也讓大數據環境下的各類信息數據得以發展運用，盡管當前的高校檔案信息化管理工作受到有關部門的重視，并且鼓勵各大高校根據自身的發展情況建立相應的檔案管理數據庫。然而，卻并未完善統一的高校檔案管理數據庫，這就導致雖然大部分的高校都已實現檔案信息化管理，卻缺乏統一的數據管理平臺支持，使得不同區域之前的信息資源無法得到有效的共享傳播，無法將信息資源的利用率發揮到最大。

2.5 信息的供求關系不對等

檔案信息能否得到發展應用是高校開展檔案信息化管理建設的前提，處在大數據環境背景下，高校在進行檔案信息化管理工作時，過于重視對檔案信息存儲匯總的信息化管理工作，卻忽略了開發應用以及信息的查詢工作。大數據環境能夠為人們帶來信息數據的同時，其過于海量的數據也會誤導人們對準確信息的獲取，這就導致高校在獲取檔案管理信息的過程中，供求關系的不對等，致使檔案信息化管理工作無法獲得有效的信息數據支撐[4]。

3 大數據環境下實現高校檔案信息化管理的有效途徑

3.1 健全高校檔案信息化管理體系

健全完善高校檔案信息化管理體系，有利于高校推動檔案信息化管理建設。對于當下高校檔案信息化管理工作，區域間存在的信息無法傳播共享的問題，有關部門應根據各大高校的不同發展需求以及檔案管理工作的現狀，完善建立統一的高校檔案信息化管理體系和管理數據庫，對當前各大高校當前之間的信息資源進行整合。有利于實現高校檔案信息資源的傳播共享和儲存，還能夠對當前已有的檔案區域化管理方式做出相應的改進，確保高校檔案信息化管理工作的有效實施。

除此之外，高校要想實現檔案管理的數字化和信息化發展，還應加大專項資金的投入力度，確保硬件設備的完善，對原有的紙質檔案管理進行轉變改進，同掃描儀和計算機這類的硬件設備有關。利用硬件設備能夠對檔案信息進行規范的數據資料存儲，實現電子檔案的轉變。

3.2 培養檔案信息化管理工作人員的綜合素質

大數據環境的出現，為高校檔案信息化管理帶來機遇的同時，也帶來一些挑戰，當前部分高校的檔案管理工作缺少專業的工作團隊，這也阻礙了高校檔案信息化管理的發展。因此，高校應重視培養檔案信息化管理工作人員的綜合素質，定期開展檔案信息化管理工作，提高工作人員對信息化管理的認識，培養工作人員的創新思維，對當前高校檔案信息化管理路徑進行調整優化。此外，高校還應加大招聘力度，選拔社會上具備高素質的檔案管理專業人才，對檔案管理工作部門的人員結構進行配置優化，改進原有的檔案管理方式，提高檔案信息化管理工作人員的綜合素質，進一步推動高校檔案信息化管理的發展。

3.3 高校重視檔案信息化的安全管理

高校在進行檔案信息化管理時，還應重視安全管理工作，完善電子檔案的管理體系，做好文件的歸檔以及文件的保密工作，確保檔案信息化管理過程中的安全可靠[5]。除此之外，高校的檔案中通常會涉及到個人方面的隱私，如學習方面的獲獎經歷，要想對這類隱私信息進行保密處理，高校檔案管理還需加大數字化的安全管理，保證檔案管理使用設備的質量。定期對檔案管理所使用的設備進行維修檢查，對檔案管理文檔進行加密，做好系統應用的權限設置，保障學校和師生的的信息安全。

3.4 突破陳舊檔案管理觀念

針對大數據環境下的高校檔案信息化管理工作，高校檔案管理工作人員應具備互聯網知識，利用大數據時代的發展優勢同檔案工作相互融合，運用互聯網思維應對當前發展的新形勢，借助網站或數據中心等方式開展與檔案管理有關的服務。利用互聯網的遠程服務對師生進行遠程業務指示，擴大檔案管理工作人員隊伍，創新檔案管理工作人員的網絡思維，突破陳舊的檔案管理觀念，使之形成新的檔案管理觀念。

4 結語

綜上所述，高校要想在大數據環境下做好檔案信息化管理，就應針對當前檔案信息化管理過程中存在的問題制定相應的改進措施，健全檔案信息化管理體系，提高檔案管理工作人員的綜合素質，確保檔案信息化管理工作的安全，引進檔案信息化管理的專業人才，優化當前高校檔案的信息化管理，這樣才能使高校檔案信息化管理服務水平得到提高。

[參考文獻]

[1]楊咪咪.基于大數據環境下的高校檔案信息化建設分析[J].蘭臺內外，2021（5）：7-9.

[2]周春娜.大數據環境下高校檔案信息化建設研究[J].信息記錄材料，2021（1）：136-137.

[3]徐微微.大數據環境下高校檔案信息化建設問題及對策分析[J].吉林化工學院學報，2020（10）：61-62，70.

[4]王麗勇.大數據環境下的高校檔案信息化管理探討[J].赤峰學院學報（自然科學版），2020（4）：52-53.

[5]張晶.大數據背景下高校檔案信息化管理探析[J].蘭臺內外，2019（14）：8-9.

（編輯 傅金睿）

Study on information management of university archives under Big Data environment

Hou Xiao

（Henan Vocational College of Art， Zhengzhou 451464， China）

Abstract：Archives management is an important basic work in the management of colleges and universities. There are still many problems in the process of achieving the informatization management of archives in colleges and universities， which hinder the development of archives informatization management. In order to improve the quality of archives information management in colleges and universities under the Big Data environment， it is necessary to improve the construction level of archives information management and promote the progress of archives information management in colleges and universities.

Key words：Big Data; university archives; informatization

作者簡介：侯瀟（1980— ），男，河南鄭州人，館員，本科;研究方向：財務檔案，檔案信息化。