海外煉化工程項(xiàng)目采購管理中的問題與對策

宋洋 (吉林夢溪工程管理有限公司，吉林 吉林 132000)

0 引言

在全球經(jīng)濟(jì)一體化與“走出去”戰(zhàn)略的共同推動下，我國海外煉化工程項(xiàng)目的開展如火如荼。從其實(shí)際運(yùn)營效果來看，已經(jīng)取得了顯著成績，發(fā)展前景極其樂觀。與國際工程企業(yè)進(jìn)行對比，我國煉化企業(yè)進(jìn)入國際市場的時(shí)間較晚，在很多方面缺乏成熟的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，致使工程項(xiàng)目問題頻發(fā)。如其中的項(xiàng)目采購管理效果不理想，項(xiàng)目實(shí)際采購階受到多方面的因素影響。需要針對這些問題制定有效的解決方案，從根源上提高采購管理水平，為優(yōu)化海外煉化項(xiàng)目管理夯實(shí)基礎(chǔ)。筆者結(jié)合自身工作與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從以下幾個(gè)方面的問題切入進(jìn)行探討，并且從長遠(yuǎn)發(fā)展角度出發(fā)，提出更具實(shí)操性的采購管理措施，推動我國海外煉化工程項(xiàng)目的良好發(fā)展。

1 海外煉化工程項(xiàng)目采購管理的基本概況

1.1 項(xiàng)目采購的定義及基本流程

項(xiàng)目采購內(nèi)容主要包括項(xiàng)目階段所需設(shè)備和材料采購的整個(gè)過程。從項(xiàng)目組織以外獲得項(xiàng)目建設(shè)階段需要使用的資源及服務(wù)。采購過程中，要結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際需求和要求，盡可能以最小的成本投入獲得合適價(jià)格、數(shù)量及質(zhì)量的物料，并在指定地點(diǎn)完成交付。當(dāng)前，項(xiàng)目采購可分為工程采購、咨詢服務(wù)采購及貨物采購，文章主要以項(xiàng)目采購為研究目標(biāo)。

項(xiàng)目采購管理是對項(xiàng)目實(shí)施過程中的采購物資環(huán)節(jié)進(jìn)行合理化管理，其流程包括諸多方面。從項(xiàng)目采購管理的實(shí)際情況分析，其管理過程通常按照以下流程：采購規(guī)劃—發(fā)包規(guī)劃—詢價(jià)—賣方選擇—合同管理—合同收尾等[1]。若想保質(zhì)保量地完成物資采購，需要做好前期采購計(jì)劃編制等工作，對項(xiàng)目實(shí)施過程的物資需求進(jìn)行精細(xì)規(guī)劃和計(jì)劃，從而滿足項(xiàng)目發(fā)展需求。

1.2 海外煉化項(xiàng)目及采購項(xiàng)目管理的特點(diǎn)

海外煉化工程項(xiàng)目的實(shí)施必須依照國際通用的項(xiàng)目管理模式，在完成國際性招投標(biāo)流程后正式開始實(shí)施作業(yè)，煉油裝置建設(shè)項(xiàng)目、擴(kuò)建改造項(xiàng)目等都是重要的海外煉化工程項(xiàng)目，在實(shí)際工程建設(shè)中表現(xiàn)出較高的風(fēng)險(xiǎn)性，并且時(shí)常出現(xiàn)技術(shù)匱乏、投資費(fèi)用高等問題，增加了物資采購管理的難度系數(shù)。近年來，隨著EPC模式在石油企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，石油企業(yè)的管理模式逐漸標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，這里所說的EPC模式即工程總承包，即在接收到業(yè)主委托申請后，完全按照合同約定對工程項(xiàng)目進(jìn)行全過程管理與實(shí)施，包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)、采購及實(shí)施等多個(gè)環(huán)節(jié)，對施工全過程起良好的規(guī)范和約束作用。將海外煉化工程項(xiàng)目與EPC管理模式相結(jié)合，由總承包商復(fù)雜項(xiàng)目設(shè)計(jì)、采購、施工全過程，有效提高了管理效率和質(zhì)量，對實(shí)現(xiàn)海外煉化工程項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)起到促進(jìn)作用[2]。采購管理是EPC管理的重要構(gòu)成，在整個(gè)項(xiàng)目資金成本中所占的比重較大，且采購周期長，實(shí)際采購過程中會受到各種制約因素的影響，增加了項(xiàng)目采購管理的難度，導(dǎo)致不同程度的采購管理問題出現(xiàn)。企業(yè)應(yīng)深層次分析項(xiàng)目采購現(xiàn)狀及采購特點(diǎn)，針對管理的復(fù)雜性及特殊性制定管理方案，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目采購管理目標(biāo)。

2 當(dāng)前海外煉化工程項(xiàng)目采購管理中存在的問題

2.1 采購管理受環(huán)境因素的制約

由于不同國家和地區(qū)的地域特點(diǎn)不同，在環(huán)境、社會、文化及政治等多個(gè)方面也會表現(xiàn)出較大的差異性，還會受到法律法規(guī)、語言及人文氛圍等因素的干擾和影響，導(dǎo)致海外煉化項(xiàng)目采購普遍適用性低的問題越發(fā)顯現(xiàn)，造成采購工作中的波動幅度大。通常情況下，海外煉化工程項(xiàng)目的設(shè)備品種及工藝路線都表現(xiàn)出較高的復(fù)雜性，特別是專用設(shè)備由于復(fù)雜性高，可以選擇的供應(yīng)商非常有限。不同海外煉化工程項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)不同，還存在建設(shè)企業(yè)有著自己專門的供應(yīng)商及框架供應(yīng)協(xié)議等，這些都是影響項(xiàng)目采購自主性、創(chuàng)造性的重要因素，導(dǎo)致項(xiàng)目采購風(fēng)險(xiǎn)和難度顯著增加。

2.2 采購隊(duì)伍人員建設(shè)機(jī)制不夠完善

海外煉化工程項(xiàng)目的建設(shè)周期較長，通常需要三到五年。國內(nèi)和海外現(xiàn)場是主要的執(zhí)行中心，但是由于缺乏完善的采購機(jī)制，再加上項(xiàng)目所在區(qū)域?qū)ぷ魅藛T簽證的限制以及項(xiàng)目人力成本高等多方面因素的制約，海外現(xiàn)場人員配備明顯不足，經(jīng)常存在一人多兼數(shù)職的問題，大大增加了人員工作強(qiáng)度和壓力，更進(jìn)一步造成海外項(xiàng)目采購人員流動性大的情況，使采購人員難以長時(shí)間為海外項(xiàng)目提供服務(wù)，影響項(xiàng)目的實(shí)施效果。

2.3 采購供貨周期較長

對于我國海外煉化工程而言，在東南亞、南美等發(fā)展中國家和地區(qū)的采購量所占比重較大。但由于當(dāng)?shù)氐氖团涮坠I(yè)體系不完善，本土供應(yīng)商無法供應(yīng)充足的物資；或者當(dāng)?shù)匚飪r(jià)昂貴、波動大，為了獲取更具競爭力的設(shè)備材料以及合理的交貨期，通常選用國外采購及運(yùn)輸?shù)姆绞?，從國外采購并運(yùn)輸?shù)巾?xiàng)目所在國家。這種采購方式無疑會延長采購周期。因而，對項(xiàng)目采購周期進(jìn)行規(guī)劃時(shí)，不僅要考慮常規(guī)的設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)期、合同訂貨期等等，還要注重考慮海外運(yùn)輸時(shí)間及清關(guān)時(shí)間，保證供貨周期計(jì)算的精準(zhǔn)性，推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施順利進(jìn)行[3]。

2.4 采購計(jì)劃具有較大的變動性

海外煉化工程項(xiàng)目如果想在最短時(shí)間內(nèi)獲得效益，通常會對工期提出較高的要求。在項(xiàng)目籌備階段，總承包商可能沒有充足時(shí)間規(guī)劃項(xiàng)目，導(dǎo)致后期項(xiàng)目實(shí)施階段出現(xiàn)較大的變動；項(xiàng)目管理企業(yè)或業(yè)主在審批項(xiàng)目采購物資時(shí)，也容易出現(xiàn)較大的變動；海外項(xiàng)目采購流程較為復(fù)雜，報(bào)關(guān)和海運(yùn)等流程需要耗費(fèi)更長的時(shí)間，如果頻繁出現(xiàn)物資采購變動，則會影響項(xiàng)目采購管理效果。

3 海外煉化工程項(xiàng)目采購管理問題的解決對策

3.1 積極響應(yīng)海外項(xiàng)目國際化發(fā)展需求

海外煉化工程項(xiàng)目若想順利實(shí)施，必須要積極響應(yīng)項(xiàng)目的國際化發(fā)展需求，加強(qiáng)與項(xiàng)目設(shè)計(jì)部門、市場部門及安全質(zhì)量等部門的交流和協(xié)作。同時(shí)項(xiàng)目實(shí)施前期應(yīng)做好市場調(diào)研，確保準(zhǔn)確掌握市場信息及工作條件。同時(shí)要主動了解業(yè)務(wù)需求，以滿足業(yè)主需求為根本出發(fā)點(diǎn)，梳理當(dāng)?shù)氐墓┴浨?，不斷引入國?nèi)的供應(yīng)商資源，實(shí)現(xiàn)全球化資源的整合利用，做到持續(xù)優(yōu)化和完善集團(tuán)化的采購模式，為海外煉化項(xiàng)目采購工作提供服務(wù)，以此提高煉化項(xiàng)目的適應(yīng)性[4]。

3.2 加強(qiáng)海外采購人員的隊(duì)伍建設(shè)

采購人員在海外采購項(xiàng)目中處于重要地位，為了提高項(xiàng)目采購的時(shí)效性，構(gòu)建完善的人才隊(duì)伍機(jī)制是首要任務(wù)，同時(shí)不斷優(yōu)化員工輪休制度，給采購人員提供豐厚的薪資報(bào)酬，加強(qiáng)對采購人員的教育培訓(xùn)，確保所有采購人員充分認(rèn)識到海外采購工作的重要性，以積極的太多工作，借助專業(yè)技能培訓(xùn)、輪崗學(xué)習(xí)等方式，鍛煉和提高采購人員的綜合能力，為海外煉化項(xiàng)目的順利實(shí)施提供保障。

3.3 做好采購計(jì)劃編制工作

采購計(jì)劃對整個(gè)項(xiàng)目的采購工作起到指導(dǎo)作用，因此有必要制定科學(xué)合理的物資采購計(jì)劃，將采購周期控制在合理范圍內(nèi)，最大程度地減少采購成本，保證項(xiàng)目安全有序地執(zhí)行。在編制采購計(jì)劃的過程中，需要綜合考慮項(xiàng)目實(shí)施的總體計(jì)劃及施工計(jì)劃，結(jié)合項(xiàng)目現(xiàn)場實(shí)際情況合理安排采購時(shí)間和交貨期，同時(shí)詳細(xì)標(biāo)記出物資采購的優(yōu)先順序，優(yōu)先安排交貨時(shí)間長、具有現(xiàn)場關(guān)鍵性的物資采購，若是大件物資，應(yīng)對其運(yùn)輸路線進(jìn)行詳細(xì)勘查和計(jì)劃，如果無法運(yùn)輸?shù)浆F(xiàn)場，需要考慮并評估在現(xiàn)場預(yù)制加工的可行性[5]。完成采購計(jì)劃編制工作后，經(jīng)由設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)、施工團(tuán)隊(duì)等進(jìn)行審批，從不同角度評估采購方案的可行性，保證所有采購環(huán)節(jié)有序開展。

3.4 保證采購工作與項(xiàng)目進(jìn)度相吻合

海外煉化工程項(xiàng)目的實(shí)施處于一個(gè)動態(tài)變化過程，因此要結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)及環(huán)境條件，對設(shè)備狀態(tài)及項(xiàng)目運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督與管理，充分考慮整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施情況，準(zhǔn)確判斷項(xiàng)目實(shí)施的難易程度，提前分析項(xiàng)目影響項(xiàng)目采購的各方面因素，隨時(shí)優(yōu)化和調(diào)整采購方案，確保采購與項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度相吻合，避免施工現(xiàn)場產(chǎn)生混亂局面，從而確保整個(gè)煉化工程項(xiàng)目在預(yù)計(jì)時(shí)間內(nèi)完成。

4 結(jié)語

綜上所述，海外煉化工程項(xiàng)目是我國石油企業(yè)發(fā)展的重要方向，實(shí)際運(yùn)用過程中，項(xiàng)目物資采購的實(shí)施難度較大，為了保證海外煉化工程項(xiàng)目能夠如期完成，應(yīng)對采購項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，加強(qiáng)對采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理，及時(shí)解決項(xiàng)目采購管理中存在的不足，從而保證項(xiàng)目采購計(jì)劃順利實(shí)施，進(jìn)一步提高項(xiàng)目物資采購效率。從另一個(gè)視角來看，發(fā)展海外煉化工程項(xiàng)目是市場化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要趨勢，不斷開發(fā)海外煉化項(xiàng)目對提高我國石油企業(yè)的核心競爭力有著重大意義——做好項(xiàng)目采購管理工作，有利于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工程效益最大化。