生理學教研室電子文檔庫建設與利用

張金虎 朱敏佳 馬永丹 岳利民

(四川大學華西基礎醫學與法醫學院生理學教研室，四川 成都 610041)

1914年，華西協合大學開設醫科，由O.L.Kilborn（啟爾德）負責講授生理學。百余年來，生理學一直在華西醫學教育中發揮重要作用，留有大量的歷史資料。作為高校的“細胞”，教研室不僅承擔著繁重的教學科研任務，還要不時向各管理口上報數據。這些數據記載著學校、學科以及教研室自身的發展，有特定的歷史價值[1]。然而受條件所限，教研室難以長期、大量保存實物材料；有些材料會在不同時間節點和統計口徑反復上報，還要準備支撐材料。因此，有必要將教研室資料電子化、數據化，以方便其保存、調用和上傳[2，3]。教研室自2002年開始建立電子文擋庫，逐步收集教行資料，完善文章庫，至今對教研室資料進行全面電子化，建成后電子庫，極大方便了查閱、修訂、調用和分析，有利于資源共享。因此本文對教研室電子文檔庫建設與利用報告如下。

1 電子資料庫建設

1.1 資料庫結構

教研室電子資料庫包括2個子庫。日常使用的生理業務（Phy Department）按業務歸口，設有教研室總體、師資隊伍、課堂教學、實踐教學、科研與學術、研究生、實驗室與資產管理和總務工會共8個子目錄。子目錄下設多級文件夾，內有各種文檔共68GB，可隨時調用、上傳及打印。以“課堂教學”為例，其下有教學安排、課程管理、教學手段、教學質量保障、教改與課程建設、試題及考試、試卷分析、成績管理、教學論文成果等15個文件夾，下一級還有分年度的設置，占31GB。加上實踐教學及其它子目錄下涉及教學工作的部分，教學相關文檔數量和容量均逾7成。生理視頻（PhyVideo）則存有107GB的影像文件，主要是歷年錄制的成套的教學視頻，部分還附有修改意見。因實際是在學校課程中心網上使用，這些教研室留底的影像文件平時極少調用、有的早已停用（如20年前拍攝的遠程教學錄像），但又非常珍貴，被存儲在另一硬盤分區。

1.2 資料收集與整理

電子文檔主要由三種渠道獲取：各種Office文檔，如填報的教學記錄表，教改、科研立項材料等，均可直接存檔；網上檢索的教學科研論文、獲獎公示等，下載PDF文檔保存；教材、教具、手稿及獲獎證書等實物，拍照或掃描為JPG文件，并作必要的裁切。實物通常利用每年年末教師提交材料掃描所留；退休教師主動提供了很多有價值的史料，兩位老教授先后發來近百頁上世紀八十年代撰寫的四川省生理學史手稿圖片，并對一些材料背景作了說明。

文檔一般按時間-主體-事件的方式命名，如：1953諸相堯-學習巴甫洛夫-西南衛生部講稿-中華醫學雜志、2011岳利民-解剖生理學第6版-03-版權頁，便于瀏覽和排序，還可用文件夾打包。個別文件會同時置于不同文件夾下，如2019年實驗室報廢疊氮鈉和氧化汞，由于劇毒品管理受到嚴格監控，學校回收后出具的“四川大學劇毒品送儲登記表”，掃描后命名為“2019.06-生理-疊氮鈉+氧化汞-川大劇毒品送儲表”，分別放在實驗室與資產下的物料管理-管控試劑-劇毒品與易制爆品-劇毒易制爆回收，及廢棄物處置-危廢處置-管控試劑處置這兩個路徑下，方便從不同歸口查找。

1.3 系統管理與更新

為方便瀏覽和查找，大部分文件夾都有相應按時間倒敘填寫的匯總表，起到目錄和備注的作用，并及時更新。部分事務如教學管理工作具有周期重復特點，因此還按學年或自然年增添相應的統計圖表。每年還在中國知網、Web of Science等網站上刷新教學科研論文的引證情況，如目前關于黃連素對心肌損傷的保護和細胞周期素在圍著床期小鼠子宮表達的2篇論文引證均已超過100次。

定期清理部分臨時報表；需長期保存的Word文檔轉為PDF格式以保持原貌；部分簡單的Excel（如各班的進度表）以sheet插入的方式合并。而像圖片、音像等，因其歷史意義較大，即使不再使用，也應長期保存。另外，根據實際使用情況，可調整文檔存放位置、拆并或遷移各級文件夾。

1.4 保密與隱私保護

由于部分文檔涉及保密和隱私，教研室留存的試卷電子文檔及教師個人信息簡表等資料用壓縮包加密后保存；不收集各科研組的原始數據；以往代為收集的教師個人財稅信息，匯總上報后均徹底刪除。電子化后不再保留的紙質試卷及涉密文件，及時用碎紙機銷毀。

2 檔案電子化的利用效果

2.1 方便比對、調用

方便使用、提高效率是建立電子文檔庫的初衷。如比較某試題在不同學期的作答差異，調取各學年指導本科生科研實踐和公開發表論文的信息。2021年初，某教師要比對近十年生理學Ⅱ的平時與期末成績，通過電子文檔庫次日就可得到一份包含5800余名學生相關信息的Excel表格，非常快速高效。

2.2 便于史料保管與共享

大量年代久遠的材料，不但占空間，更不易保存。資料柜原有寫在普通信紙上350多頁聽課筆記，那是1978年恢復高考時，為保證教學質量，由主任對14名主講教師持續2年聽課所留下的手稿，紙張已破損。電子化使這些寶貴資料永生，其保存和瀏覽的難題迎刃而解。

對于歷史意義較大的實物材料，教研室只留電子影像，原件交由學校檔案館保管，部分1930～1955年間的史料拍照后還傳給中國生理學會等機構，實現了資源的遠程共享。

2.3 弘揚歷史文化

除了前述材料，啟真道（L.G.Kilborn，啟爾德之子，原華大生理藥理系主任）1934年在Science發表的論文、1956年我室承辦的新中國首批解剖生理學研究生班的合影、1978年恢復高考后首批統編教材《生理學》與《生理學實驗》的編寫回憶、《生理學》教材獲1996年國家科技進步三等獎時的分配方案手稿、2020年全國青年教師教學賽一等獎獎杯、7名國務院政府特殊津貼獲得者和3名寶鋼優秀教師的證書.....這些電子資料，串起了華西生理乃至中國現代高等醫學教育的發展軌跡，更彰顯了歷代教師敬業、奉獻，追求卓越的精神。目前，教研室正依托電子資料庫編寫華西生理志，以進一步厘清發展歷程，弘揚優良文化傳統。

2.4 數據化再利用

許多材料不僅本身具有保存價值，電子化后更便于數據化再利用；加之時間跨度大，連續追蹤分析可充分挖掘其價值。通過整理歷年試卷及教學記錄，教研室建起自2002年以來的學生成績分析庫；更記錄下2010年后學生期末每道試題或每次過程考核的得分及客觀題原始選項記錄，已逾120萬個數據。這些醫學教育評價與測量研究的素材，有力地支撐了生理學教學改革和題庫建設[4，5]。

3 存在的問題與教訓

3.1 基層教研室的困境影響工作進展

由于多種原因，高校基層教研室缺乏政策和物質上的支持[6]。近三十年來本教研室人員和空間均縮減了三分之二，而承擔的教學、科研工作有增無減。錄像帶、Zip盤等材料已無法自行轉換；玻璃幻燈片處理效果不佳而部分已開裂。目前正設法克服經費短缺、人手不足的影響，抓緊時間整理。

3.2 注意預防電子文檔意外

資料電子化后文檔管理更高效、經濟，但也會產生一些新問題[7]。如SJFX的輸出結果只能用該軟件打開，2011年該軟件出現故障，部分班級需重新錄入數據。此后，類似文件均同時保存其圖片并提取數據。為規避硬件風險，整個數據庫在移動硬盤作備份并定期替換。

教研室檔案建設是高校的制度要求，也豐富了相關的文獻資源，更推動了教研室工作的開展及學科文化的建設。生理學教研室根據自身特點，在推進文檔電子化時突出教學、兼顧實用性與廣泛性。

借用啟真道1934年在編寫《實驗生理學》時所言，教研室電子文檔庫系“逐漸擴充而來”、使用時“酌量增減所舉”，并有待繼續完善和深入利用。