管理費用預算精益化管理的研究

◎陳文霞

企業內部管理費用預算管理存在業財語言不通、手工統計繁瑣、預算分析時效性差等痛點問題，難完成高質量的預算編制困難重重。采用信息化手段對管理費用預算進行精益化管理，實現由業務部門按業務事項發起編制、經歸口審批、財務審定形成預算，業務部門預算調整電子化，部門成本費用執行實時分析等功能，提升企業預算提報審批精益化管理水平。開發的《管理費用預算精益化管理系統》已經得到實際應用，并具有很強的推廣性。

一、存在問題

（一）財務語言與業務語言不通，溝通時間長且效果不理想

為了便于預算執行分析，財務預算編制的費用基本是根據會計科目設置，非財務人員難以理解各科目核算的內容，比如辦公桌椅屬于辦公設備還是資產。“語言”的不暢通，使得業務部門編制預算時無從下手，無法將實際需求與財務術語相匹配。雙方將花費大量時間進行溝通，且收效不一定達到預期效果。如果業務部門預算編制時入錯費用類別，將不能真實反映公司各項管理費用的實際需求，最終導致預算編制數與實際執行數出現差異。

（二）手工統計數據，事前事后工作量大且易遺漏

由于沒有建立強有力的財務信息化支撐系統，年度預算編制、審核均采用線下手工統計的方式完成。預算編制初始，財務部門必須根據預算申報需要設置大量表格、公式，耗時長；管理費用類目繁雜，由各業務部門線下手工編制、財務部門手工匯總，工作量較大，編制時間長，數據準確性難以保證；審核過程不直觀，手工編制不易直接展現業務部門編制費用、歸口管理部門審核及總體審核情況；申報預算調整由于沒有電子流程進行嚴控，審批環節容易出現缺失，調整數歸集統計容易出現遺漏，存在預算總額管控不到位隱患。

（三）預算執行數據實時性差，不利于預算管理

受各種權限限制，業務部門不能及時查詢本部門預算執行情況，所有執行數查詢只能依靠財務部門，然后做手工表格進行比對、分析。由于工作繁忙財務部門也無法滿足各部門隨時查詢執行情況的需求。

二、解決思路

（一）按業務事項編制預算，做好業財翻譯

增加業務事項維度類型，根據管理要求啟用業務事項，業務事項與財務科目為平行體系，無上下級關系，有對應關系。按業務管理需求建立預算編制表、預算歸口審批表，并建立預算編報關系。具體化的業務事項容易理解，極大程度上解決業務部門無法正確歸類的問題。財務部門組織業務部門梳理各類費用具體業務事項，形成業務事項庫導入精益化預算管理系統。業務部門預算編制時，展現在其面前的是具體的業務事項，而非財務科目，業務部門根據實際需求編寫預算，系統自動將業務事項與財務科目對應、匯總，解決財務語言與業務語言不通，溝通不暢的問題。

（二）業務流程在線流轉，提高預算編制效率

各費用編制完成后根據系統固化的設置，直接傳遞至歸口管理部門，歸口管理部門無需經過大量手工匯總，便可直觀查看費用總體情況，進行穿透后可對各部門的預算數進行審核。財務部門可根據部門查看預算情況，也可通過費用類別查看，減少大量匯總工作。傳統預算編制時，財務部門如果要了解預算整體需求提報情況，則需將所有業務部門原始編制數據及歸口管理部門審核數據進行收集，多張表格對比查看，直觀性差，工作效率低。采用內置固化模式后，財務部門不需進行大量表格公式設置，預算編制直接在系統啟動；歸口管理部門直接在系統中穿透審核各業務部門預算需求，形成歸口部門審核數據；相對于手工編制，預算管理各環節在審核時比較直觀，且可查看每個部門的原始數據、審核數據及最終預算數據。

（三）預算全過程管控，滿足業財管理需要

預算的年初編制、日常調整均可在線編制，由電子流程嚴控，提高預算數據的完整性、正確性。業務部門和財務部門可查詢預算核定情況，較手工編制可清晰的查看何種費用被核減，不需再做手工核對表。

采用電子流程后，財務部將管理費用的預算編制在系統中痕跡化，自動匯總，整體預算數據的完整性、正確性得到提高。

三、管理費用預算精益化管理系統的功能和特點

根據多年預算編制、審核、分析過程出現的諸多問題，結合業務部門的需求，開發了《管理費用預算精益化管理系統》，系統實現業務部門按業務角度反映預算信息，并且支持費用預算的歸口審核、單位匯總審核，業務事項與財務科目建立一對一或多對一的對應關系，實現按業務事項編制預算同時，按財務科目體系進行數據歸集，實現業務部門和財務部門基于不同視角的預算管理需求，面向業務開展預算管理工作。該系統具有以下幾個特點：

圖1管理費用預算管理業務流程

（一）便捷部署

支持獨立部署，不用部署管控客戶端，省去大量客戶端部署、調試時間，便于向業務部門推廣應用。

（二）高效實施

內置預算模型，無需配置預算表格式、取數回寫公式、預算模版等，只需要配置業務事項及權限、業務事項與財務科目對應關系，大大縮短了預算的實施配置周期，時間大約從1個月縮短到1個星期。

（三）快速填報

業務部門按自己熟悉的業務事項填報，不用考慮與財務科目復雜對應，業務部門預算填報、調整及審核，提高了效率。

（四）快捷審批

預算審批同時保留了業務部門申請數、歸口數、財務審核數，歸口部門、財務部門在審批時可直接修改數據，不用回退給業務部門，更快捷地處理預算審批過程。

（五）實時執行分析

無需配置執行分析方案，實時進行預算執行分析，包括預算數、執行數、執行百分比、剩余預算等。

四、總結

《管理費用預算精益化管理系統》自上線運行以來，實現業財融合不斷加深，預算管理全員參與、全面覆蓋的理念深入人心；節約預算數據編制、匯總、分析時間及人工；固化業務流程，預算管理痕跡化明顯，有效提升整體預算管理水平。